武汉优诚九通汽车服务有限公司采购与付款内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1武汉优诚九通汽车服务有限公司简介....................................1

2公司现有采购与付款内部控制制度现状..................................1

3公司采购与付款内部控制制度存在的问题................................2

3.1采购需求计划控制不严谨........................................2

3.2采购合同签订不严谨............................................3

3.3采购付款不准确................................................3

4公司采购与付款内部控制制度优化设计..................................4

4.1加强采购计划审核管理.......................................4

4.1.1优化采购计划审批流程.....................................4

4.1.2制定紧急请购审批机制.....................................5

4.2加强合同签订管理..............................................6

4.3加强采购付款控制..............................................7

5设计效果及小结......................................................8

参考资料............................................................10

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武汉优诚九通汽车服务有限公司采购与付款内部控

制制度优化设计

1武汉优诚九通汽车服务有限公司简介

武汉优诚九通汽车服务有限公司成立于2014年5月7号，注册资本500万，

注册地址位于湖北省武汉市江汉区新华路435号华立新华时代3栋2204室，属

于零售业，经营范围为二手车交易服务。汽车综合性能测试、租车;物业管理

（上述业务范围仅涵盖分支机构的持牌经营）、汽车信息咨询;电子产品、五金、

电线电缆、机电设备、厨具的技术开发、批发和零售。汽车及零配件、汽车用

品的批发和零售。（对于需要合法批准的项目，经相关部门批准后方可开展经

营活动。武汉优诚九通汽车服务有限公司于2016年2月改变经营范围，通过研

发销售电子产品、五金家电、电线电缆、机电设备、厨房用品等方式扩大服务

范围，近年来净利润为负。企业组织结构图如下：

图1公司组织结构图

2公司现有采购与付款内部控制制度现状

武汉优诚九通汽车服务有限公司内部明确分为一个法人代表，主要人员执

行董事兼总经理为王文伟和监事欧阳茂，在职任工人数为8人。没有设置网站

和网店，销售的手段较单一，没有完善的采购与付款体系，采购与付款结构的

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员工职责分工不明确，容易引起企业内部的矛盾和冲突，导致效率低下，影响

企业的发展，采购以及销售系统内部都没有设置明细账，供应商的提供没有确

切的来源，企业管理结构不完善，存在财务报表中单独披露的金额或很有可能

存在错报的金额，例如：营业外支出，修理费和维修费，交易采购单，验收单，

订购单，入库单，发运凭证和发票的编号可能存在漏记和错记。企业内部个成

本费用支出较大，没有明确采购供需与对销售进行预测，可能存在库存积压，

造成库存商品的正常损耗。对于公司的技术研发方面系统不完善，没有研发人

员，造成企业研发费用较高。

3公司采购与付款内部控制制度存在的问题

3.1采购需求计划控制不严谨

武汉优诚九通汽车服务有限公司在采购货物时，它分为直接采购和间接采

购两种方式，直接采购是采购人员和相关合作伙伴直接沟通进行采购和签订采

购合同，间接采购方式则是指公司双方签订合同，由最大股东和合作公司签订

采购合同。仓库原材料登记不准确，企业原材料造成的正常和异常损失，半成

品和成品数量控制不准确，会计数据错误，每次采购时采购需求计算和确认清

晰，对销售货物的预测分析不准确，没有编制相关成本和费用明细表以及核算

水电辅助生产成本，对于完整的购买到销售付款周期没有确切的规定。在采购

产品原材料时，物资采购中没有合理损失和不合理损失与人为损失的区别，没

有对相应的客户进行分类，没有对每个客户的信用状况进行分析和识别。这样

的做法不仅不能保证企业的正常运转，反而会导致企业资金周转不灵，甚至出

现经营危机。因此，企业在进行物资采购时，必须要做到货比三家。只有这样，

才能确保企业的正常运转。否则，一旦发生物资短缺的情况，就会造成企业资

金链断裂，从而影响企业的正常运转。

武汉优诚九通汽车服务有限公司在对采购原材料的需求不明确导致未来投

入生产的原材料短缺和过剩，结果企业采购部门被迫高价采购原材料生产合同

产品。无论是小批量的应急采购业务，还是大量的应急采购业务，都是由基层

管理人员独立开展，采购交付给仓库管理人员，再由仓库管理人员送到生产车

间，人员之间职责不明确，也可能出现采购人员与供应商串通的情况，相关细

分部门尚未建立连续的申请和批准编号。此外，由于仓库管理混乱，库存积压，

导致资金周转困难。这些问题的存在严重影响正常运行。针对上述情况，我们

建议企业及时调整经营策略，采取适当措施进行整改。具体如下：一是加强内

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部管理，提高员工素质，增强服务意识，提高产品质量，降低成本，减少损耗，

提高效益。二是积极开拓市场，拓宽销售渠道，增加销售收入。三是严格执行

国家有关法律法规，依法经营，诚信经营，不断提高企业的综合竞争力。四是

加强内部管理，规范经营行为，提高服务质量，树立良好的企业形象。

3.2采购合同签订不严谨

武汉优诚九通汽车服务有限公司企业签订采购合同不严格，不符合适当的

执行程序。比如，他没有查考对方的营业执照，不了解合作企业的范围，不了

解对方的手段、信用等级和金融运作情况。合同签订时，没有明确的价格标记，

没有详细台账记录，没有考虑相关合作公司的资质实力和与之合作的好处，正

因为存在适当的控股关系，上下链也可能相互容错，担保质押信息滞后披露，

存在主要财务报表失真的风险，与公司未按照合同法签订合作关系。此外，该

公司还冻结了一些银行账户，至今尚未收到有关银行的解冻通知。同时，公司

存在逾期催收应收账款的风险，虽然一般情况下，质押担保并未反映在披露的

几份主报表中，在没有问题时不会对公司的财务业绩产生任何影响，但一旦出

现问题，质押资产将由投资者依法返还，给公司造成较大损失。

3.3采购付款不准确

武汉优诚九通汽车服务有限公司主要为零售业，采购主营业务支出明细不

准确，存在原材料、固定资产、在建工程、在途物资、库存商品之间采购询价

不准确以及明细填制不精准，采购部门也没有确定最佳的供应来源，对于一些

大额、重要的采购项目采取的购买方式为直接购买。供应商的质量和时效得不

到保证，导致企业原材料、固定资产等采购成本居高不下，企业所需货物采购

不明确，导致货物堆积，无法对生产者的数量、价格、名称、地址等进行详细

登记，以及相关合作企业在收购业务中的需求不公开。公司财务主管确认完整

的付款文件通常与转账是同一人，即使在在线对账的情况下，这种行为也违反

了职责不符的原则，供应商和公司的财务主管可以用虚假文件欺骗公司的财产。

供应商可以登录供应商服务系统进行调整结算，这只是供应商对公司系统提供

的数据的认可，这种调整是单方面的，财务主管和供应商不用纸质凭证互相核

对，如果公司的财务人员超过金额和数量，供应商会主动向财务部门提出异议，

不提出反馈，导致企业财务资金损失，不利于企业资金的管理。

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4公司采购与付款内部控制制度优化设计

4.1加强采购计划审核管理

4.1.1优化采购计划审批流程

武汉优诚九通汽车服务有限公司可以通过以下手段加强原材料和存货控制。

第一、在运输过程中，要求建立运输档案，确保仓库与物流的业务的顺畅交接；

第二、在验收阶段，商品到货后，需要审核定货单的有效期限，并对商品的条

形码、品质、数量、规格、价格、保质期限进行审核，以实到数量为准，并记

录在订货单上，需经验收人、送货人、验收主管签字确认；第三、商品库存验

收阶段，企业需要对验收进行严格控制，对相关存货进行定期盘点，并检验存

货的质量。这些工作都是为了保证商品的安全性，防止出现问题，如果出现问

题，可以及时处理，不会影响到后续的销售。因此，货物的库存管理非常重要。

如果货物库存过大，会造成资金周转不良，影响企业的正常运转。武汉优诚九

通汽车服务有限公司应该制定相关的管理制度并明确规定自制存货的验收，重

点应放在产品质量上，成品和半成品在办理入库手续前应由质量部门进行检查，

不合格产品应及时查明原因（管理不善、人为原因、不可抗力、自然损失等）

并承担责任。武汉优诚九通汽车服务有限公司的成品和半成品在入库时必须由

生产部的会计系统编制，经仓库部门确认，并签收，不要忽视重要的控制点，

质量控制应在仓库入口处进行。因此，当生产部门向仓库发送仓库部门，在财

务系统中创建仓库通知，并将仓库通知发送给质检部门和仓库部门时，应优化

此环节的会计流程,质检部门在收到仓库通知后，进行相应的产品质量检验，统

计合格数量和报废产品，并在质量检验合格后，通过参考仓库通知创建检验报

表，并创建产品成本账单和半成品成本账单。验收后，仓库部门查阅检验报告，

在业务系统中创建半成品或成品的存储单据。此外，武汉优诚九通汽车服务有

限公司的客户信用管理工作也应当由财务部在销售部的配合下完成，并与直接

的销售人员进行职责分离控制。零售商在制定采购计划进行采购预测时，需要

获取准确有效的数据，并根据客户需求、生产和供应商状况、同行竞争、市场

情况等做出适当的采购预测。财务部门要对企业财务系统客户数据库中的所有

客户进行分级分类管理，评估各种信用等级，为客户制定不同的信用条件，并

由销售部门在实际工作中严格执行。

优化后的公司采购计划审批流程如下图：

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图2公司采购计划审批流程图

4.1.2制定紧急请购审批机制

企业在处理一般请求时应建立比较完善的要求体系，并取得相应级别的业

务权限审批和财务部门审核，确保请购活动的正常开展。但是，武汉优诚九通

汽车服务有限公司并没有针对各事业部各业务人员的岗位建立相应的职位描述，

因此一些业务人员在其他人的帮助下提交了请求。如果发生了征用事故，请求

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所涉各方将相互指责，事故责任人将免于处罚，最终损失将由超市或企业承担，

给企业造成巨大损失。此外，武汉优诚九通汽车服务有限公司并没有制定相应

的紧急请购控制流程。如果突然发生采购活动，缺乏相关系统合规性可能会导

致采购人员使用当前采购或应用程序，打乱原采购计划，无法满足线下门店的

实际采购需求。同时，在应急采购中，不能对相关供应商进行严格的资质检测，

不允许对采购价格进行详细比较，导致采购人员与供应商串通采购低质高价值

的商品，必然导致采购成本增加，企业经济效益损失。作为具体调查过程的一

部分，采购单位或个人必须按照采购计划通过企业的财务系统输入采购单位或

个人的基本信息，需要请求的数量、规格等基本信息，需要采购。在整个申请

过程中，备案单位可以随时审查和监控申请的进度。审批过程中，武汉优诚九

通汽车服务有限公司根据职责一致的原则，确定不同的工作要求，每个部门必

须建立连续的数量，每个请求必须由支出预算负责人签署和批准，不同数量的

要求必须在不同级别批准。武汉友成九通汽车服务有限公司的采购申请表如下

表1所示。我们可以看到，采购员记录主要采购情况后，少量需要部门负责人

和采购部门的签名，大额采购需要总经理考虑。

表1商品请购单

供应商编号供应商名称

送货地址：到货时间：联系电话：

编号商品条码商品名称单位供价订货数量合计金额备注

1

2

3

4

5

合计0.00元

请购人：部门领导：采购部门：总经理：

4.2加强合同签订管理

签订合同时，应该由武汉优诚九通汽车服务有限公司某业务人员人员必须

核对合作公司提交的法人出具的正式书面授权证书，以确保合同的合法性和法

律效力。还应当明确，合同签订后，为了保护公司的合法权益，必须约定违约

的解决方式和法律责任，如约定应支付的违约金（占交易总额的百分比）以及

违约时应承担的相应义务。首先，由于武汉优诚九通汽车管理服务有限公司的

合同管理模块中已经提供了各类合同的模板及编制规则，销售人员应该在系统

中编制销售合同，以规范合同内容的格式及签章要求。第二，公司法制管理部

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门要参与销售合同的审查，确保合同内容严格按照合同法的规定进行，从而减

少相关法律风险。同时，销售部应注意合同草案，以便经过销售价格、信用政

策、交货及收款方式的合理性和妥当性、总经理及以上领导的承认，正式签订

销售合同。第三，必须要指定专人，因为销售部公司财务系统中已经存在的销

售记录，需要要登记，在合同执行过程中条件变更总经理批准后及时合同变更

信息系统应当登记，按照合同法有关，应签订销售合同。优化后的合同签订审

批流程如下：

图3合同签订审批优化流程图

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4.3加强采购付款控制

审计部门应不定期直接前往采购地点，对采购过程中的现金结算进行不定

期检查。这样，采购人员就可以在一定程度上消除现金支付阶段的串通行为，

而不会犯下逆行犯罪。财务专员必须了解购买地点的情况，检查付款收据的关

键指标，并及时发现凭证中的问题。此外，公司应逐步降低现金支付能力，切

断现场采购人员通过支付宝、微信转账、总公司采购人员或财务人员等联系现

金的能力，降低现金支付风险。在分析计算过程中的潜在风险时，应考虑过去

的商品销售数据、消费市场的反映以及供应商的信誉等因素。同时，对于低风

险支付活动，降低审批率也可以减轻财务管理人员的压力，提高审批效率。在

其他方面，可以在一定程度上减轻管理层的审批压力，减少超赞现象。针对审

批问题，一方面要降低付款审批水平，减轻管理层审批压力，另一方面要建立

健全相应的付款审批自我核查和处罚机制，在一定程度上，付款审批核查可以

给管理层带来压力，同时对超出审批权限的员工给予一定的处罚和问责。计算

债务总额与应收账款余额的比值，计算应收账款周转率和周转前天数，既要分

别填写采购和原材料发票并附在发票上，又要定期独立核对相应关税发生时的

应付账款余额，凭证应付账款部门未付凭证文件柜中的金额是否已经商定债务，

有必要在企业每项业务的银行存款上登记现金费用和费用，并计算和填写银行

余额调整表。

5设计效果及小结

本文以武汉优诚九通汽车服务有限公司为例，阐述了采购和付款内部控制

的现状，并从四个要素的角度分析了当前存在的问题。根据系统理论，任何系

统都处于一定的环境中，并不断与这种介质交换能量和物质来传递信息。作为

一个系统，内部控制环境的质量直接影响到内部控制实施的有效性。作为内部

控制制度内容的重要要素之一，内部环境的质量必然会影响其执行的标准。通

过对武汉优诚九通汽车服务有限公司的采购与付款循环的内部控制进行研究分

析，得出武汉优诚九通汽车服务有限公司的采购与付款循环的现状优化分析：

公司需要从公司治理结构、人事政策和风险管理文化等方面构建良好的内控环

境，确保采购和付款内部控制的实施;完善采购申请审批控制：根据各种因素科

学制定采购计划，制定紧急采购申请程序，完善特殊事项审批机制;加强支付控