EPC工程项目启动管理指南

EPC工程项目启动管理指南1.1项目组1.1.1项目组组织机构项目组的规模：根据项目的类型和工作量确定项目组的规模，大型项目可以下设设计、商务（合同、采办）、施工、安全、控制、行政管理等部门，部门再下设专业主管（监督）；较小型项目或控制内容较单一项目，项目组可以不设立部门，直接设相应主管，由项目经理统一协调指挥。项目组的组织形式：项目组的组织机构形式以利于提高项目团队的工作效率、利于协调管理为原则。鉴于油建公司目前职能部室的设置状况和项目特点，采用较多的是线性结构形式，矩阵式等组织结构较少采用。线性结构项目组：项目经理由公司（分公司）选拔任命，项目组其它人员由公司部室、分公司抽调或招聘。项目组为临时性机构，在公司相关管理规定框架下相对闭合运作，直接对公司负责，公司部门负有宏观管理、控制和指导、服务职能，不直接参与项目的运作。在项目周期内，项目人员脱离原单位，项目结束后返回原单位或另行安排。线性结构项目组优点是：组织机构扁平化，管理层次少；管理系统自上而下形成直线控制，下级只对一个上级负责，命令来源维一，责权明确，保证决策及时，工作效率较高；相关人员都在现场，解决问题迅速；接口少，易于协调；不打乱公司的现有建制。缺点：由于项目组是临时机构，人员来自不同部门，配合上需要一定时间的磨合；不能充分发挥公司部门的管理职能。项目经理可以根据项目类型和特点确定项目组结构形式，以流程顺畅、管理有效为原则，下图为典型的线性项目组机构形式：1.1.2项目组成员职责根据项目的类型、工作内容、组织结构、工作流程确定项目组各部门、各成员的分工及职责，原则上要做到分工明确、接口清晰、授权适度、责任到人。不同的项目、不同的组织形式，项目组成员职责有所不同，典型的项目组成员职责如下：1.1.1.1项目经理职责及主要任务项目经理作为公司授权委托代理人行使并承担工程项目合同中承包方的权力和义务；项目经理按照公司制度和授权负责项目的全面管理工作，对项目的HSE、质量、进度、费用进行总体管理和控制，确保项目有效地计划、组织、协调、实施；负责选聘项目组人员，组建项目组；项目组动复员计划的制定和实施；负责组织制定项目实施策略（包括分包策略、采办策略等）、项目实施计划等重要项目文件，得到批准后执行；项目实施过程中，执行公司的相关政策和规定，保持与公司主管领导及相关职能部室的联系，报告工作，获取支持；负责与业主、相关方的总体协调和对施工单位的整体管理；保持与业主及相关方的良好沟通，协调处理外来事项；参与重要合同的招标、评标、谈判和决策，根据权限签署相关合同、协议等；根据权限批准款项支付、差旅报销等费用支出；项目管理文件及变更、完工报告、重要信函等文件的签发批准；组织对项目文件的控制管理，对项目文件真实性、完整性和系统性负责；组织项目预算编制和执行；协调组织各种适用的资源，以保证项目的顺利进行；负责项目的总体协调，对编制的进度计划、各种进度报告的批准、签发。主持项目重大会议；合同工作界面的管理；决定项目组成员的奖罚。1.1.1.2项目副经理职责及主要任务在项目经理直接领导下，负责本工程项目的施工组织管理工作；协助项目经理与甲方进行协调工程施工中的重大事宜，协助项目经理进行项目的组织和实施，及时掌握项目实施中的重要信息，收集、编写所需资料，并上报项目经理；负责与甲方和施工单位施工协调管理；密切保持与项目有关单位的联系，及时掌握和通报项目实施中的重要信息；根据进度及时制定项目组施工工作程序和工作计划，并检查、督促项目组各项决议、规定、方案在相关部门的执行情况；组织对项目重大施工方案的分析评审；负责与甲方和施工单位合同工作界面澄清的实施协调管理；负责组织项目组各类施工文件的编制、修改、审核、发布和组织实施工作；负责与甲方、第三方进行相关交流协调；督促日常施工资料的传递和整理存档工作。1.1.1.3项目工程师职责及主要任务 在项目经理直接领导下，负责工程项目的施工、质量、采办、进度、变更工作中涉及技术工作的组织实施工作；对工程中设计、技术等项工作的进度负责；协助项目经理与甲方进行协调工程运作中的重大事宜，及时掌握项目实施中的重要技术信息，收集、编写所需资料，并上报项目经理；负责与甲方和施工单位技术工作的实施协调管理；密切保持与项目有关单位的联系，及时掌握和通报项目实施中的重要技术信息；根据进度及时制定项目组技术工作程序和工作计划，并检查、督促项目组技术方案在相关部门的执行情况；组织对项目重大技术问题的分析评审；负责本次工程技术标准采用的批准，负责组织项目组各类管理和技术类文件的编制、修改、审核、发布和组织实施工作；负责本次工程技术文件的批准；负责与甲方、第三方进行技术方面的交流协调；督促日常工程技术资料的传递和整理存档工作。1.1.1.4项目行政部职责及主要任务负责项目组食宿、交通、通讯、办公等日常行政事务的管理；负责项目全过程文件管理和控制工作，向项目经理负责；制定项目文件管理规定和有关部门及人员职责范围、工作标准，并有相应的检查、控制及考核措施；定期参加项目例会，与各专业和各分包单位就项目文件进行随时沟通和交流；定期参加项目检查，监督、检查各专业部门和分包单位在项目中文件收集积累的完整、准确、系统情况；负责项目的管理类文件、来往信函、会议纪要、照片文件等的收集、积累和整理，做好编目和预立卷；负责项目大事记的编写；负责项目文件的借阅，做好登记；在项目正式通过竣工验收三个月内，汇总全部项目档案，按甲方和公司档案管理部门的要求分别办理项目文件的移交。1.1.1.5项目设计部（设计分项目组）职责及主要任务正确执行国家法律、法规及公司的有关规定，选择适用的标准规范，按合同规定的内容和时间要求，全面完成设计任务；进行合同工作范围内的设计评审和验证，保证设计质量；配置适宜数量和质量的设计资源，满足设计工作需要；编制设计项目执行计划、质量计划；负责合同技术方面的澄清、设计项目运作方面与顾客的联系；抓好设计质量，使设计工作和设计文件符合合同规定和相关的规范、标准、组织规定的质量要求；编制设计里程碑计划，出图计划，工作量估算，落实计划跟踪；根据顾客书面要求，设计人员可根据掌握的市场情况、设备质量、使用经验、工程实际等，向顾客推荐供货厂商名单；组织编制采办请购文件；组织重要设备、材料采办技术评审。参加重要设备、材料供货厂商协调会议；按合同要求组织设计人员参加重要设备验货工作；织设计人员参加重要调试。设计管理与控制的具体内容见附件2《设计管理与控制》。1.1.1.6项目控制部职责及主要任务控制部主要任务是负责项目的进度、费用和质量控制；负责组织制定项目进度计划、项目预算和质量控制程序，收集、整理、分析相关数据、信息，对相应工作进行监测、控制。如果出现偏差，分析原因，制定补救措施报项目经理批准后实施；协调设计、采办、施工等方面与项目控制有关的问题；项目出现变更时，评估变更对进度、费用的影响，提出变更实施建议；参与分包招标及合同洽谈，对分包工程进度、费用进行控制；保证项目实施过程的全部活动符合项目质量体系文件的规定，实现合同约定的质量目标；组织项目质量计划的编制，并在项目实施过程中督促执行；保证项目文件控制程序的有效执行；组织重大进度或费用偏差、质量事故的分析，提出处置意见并组织实施；收集质量信息反馈，组织质量问题调查并提出改进意见；受理顾客及相关方的质量咨询和质量投诉；为周月报通过相关信息；按管理规定要求向公司职能部门提供相关报告；控制部进度计划工程师：负责工程项目三级/四级进度计划（按照合同要求）的制定，指导督办进度计划的执行，参加每天工程进度会议，统计相关数据，编制工程日、周、月报，绘制各类信息图表和汇总信息图表，并上报控制部经理审核，项目经理批准；将批准后的进度计划、进度报告提交业主及公司相关部门及相关方。按照批准的工程总进度计划，协调各专业进度计划实际运转并督促进度计划的实施。协调计划中与施工、采办、质控、安全、合同费用等发生联系的有关问题，参与项目变更审查。1.1.1.7项目施工部职责及主要任务负责项目施工管理工作，召开施工生产各类协调会议，并组织生产日、周、月报的编制工作；参与项目进度计划的编制工作，包括施工目标、任务、原则、程序、标准和方法等，提出初步的施工组织规划和重大施工方案；报项目经理和业主认可后执行；负责制定现场施工管理文件，包括：施工现场管理办法，项目施工协调程序，分包方管理方法。对于施工过程中的质量控制，负责与QA/QC和设计等部门的正确接口控制；负责施工进度计划的实施，负责与施工预算和费用控制进行接口、控制；负责施工现场管理、生产安排、工程进度综合协调工作；确定现场施工管理组织机构及各专业岗位负责人；组织协调各种资源，与各相关方进行沟通，为进度计划的实施提供保障；领导和监督现场施工程序的正确运行。1.1.1.8项目HSE部职责及主要任务在项目经理的领导下负责项目健康安全环保管理工作，是本项目工程的健康安全环保工作的责任部门，确保公司HSE程序在项目中的贯彻实施；负责根据公司HSE程序针对项目特点编制具体的项目健康安全环保管理程序，全面管理项目的健康安全环保工作；监督检查施工现场健康安全环保管理规章制度的执行情况，纠正违章作业，控制风险，消除事故隐患；按照健康安全环保管理程序审批特殊作业申请文件，落实人员的安全教育培训管理施工人员的安全操作证书；负责监督现场放射线及危险品的使用和管理；负责组织本工程健康安全环保事故的调查、上报和处理工作；负责组织召开各类安全会议；负责处理与项目有关的其他相关管理工作。1.2项目策略1.1.1项目总体策略项目如何实现，在投标阶段就需要有一个投标策略。合同签订后制定总体策略。项目总体策略需明确项目的重要目标如何去实现、重点问题任何去解决、关键步骤如何去控制等。项目总体策略包括但不限于实施策略、采办策略、分包策略等。1.1.2项目实施策略项目实施策略需明确项目的主要实施过程和方法，包括施工组织、质量控制、安全管理、进度控制的组织形式和管理控制方法。1.1.3项目采办策略与甲方及分包方的采办分工和采办界面；主要采办材料清单及采办包打包原则；主要采办的预算额；根据合同要求划分采办进口、国产材料；进口、国产材料采取议标采办或招标采办方式；分包商的选择；采办时间计划；异地施工采取的措施（异地供方选择、运输、合同签字盖章、付款）等。1.1.4项目分包策略分包工作内容和分包形式：根据项目进度计划确定的资源需求计划，结合公司内部可以使用的资源状况，确定需要分包的工作内容，以及分包的形式。分包形式包括工作包的整体分包（人工、材料、机具全部由分包商提供）、部分分包（分包商只提供人工、机具）、劳务分包（分包商只提供人工）和技术服务等形式；分包方的选择策略：优先选择总公司和公司合格分包方名录中的具有相应资质、能力、业绩、合作良好的单位。维修改造项目优先选择设备原厂家。合格分包方名录中已有分包方不能满足项目需要时，经过评审并经采办部批准，可以使用新的分包方。异地施工，考虑动复员费用或其它因素，可以经过评审并经采办部批准，采用当地分包商。1.3项目管理文件1.3.1项目管理文件的构成项目的管理和控制需要依托一套完整的管理文件。项目管理文件分为两大部分：项目管理特有的文件：只在项目管理过程需要的文件，如项目执行计划、项目质量计划等，这部分文件根据项目特点和要求单独编制。通用文件：公司管理体系中已经具备的项目管理和公司日常管理都应遵循的文件，如文件管理和控制程序、合同管理程序、财务管理程序、采办管理程序等。但由于每个项目的特点不同，公司管理体系程序文件不一定完全适用于每个项目，需要在公司管理体系程序文件基础上，针对项目的特点和需求进行必要的细化和完善，形成有针对性的服务于项目的特定管理程序，经过公司相关部门批准后执行。对于公司管理手册中适用的程序文件可以不经修改直接引用。1.3.2典型的项目管理文件清单项目执行计划项目质量计划文件管理和控制程序HSE管理和控制程序进度管理和控制程序费用管理和控制程序设计管理和控制程序采办管理和控制程序合同管理程序项目财务管理程序施工管理和控制程序调试管理和控制程序等1.4项目所需资源准备1.4.1人力资源计划项目合同签订以后，根据项目工作内容进行工作分解（WBS）,确定工作包和工序；根据各工作包的工作内容确定工种、根据工作量确定人力投入数量。结合甲方总体计划要求编制项目施工计划，按时序汇总各工作包所需的人员工种及数量，制定出项目人力阶段性投入计划。根据人力投入计划和公司内部人力资源状况，落实内部完成工作和需要外协完成工作，尽早落实外协资源，办理外协手续。1.4.2设备资源计划同人力资源一样，根据各工作包的工作内容确定所需设备、根据工作量确定设备投入数量。结合甲方总体计划要求编制项目施工计划，按时序汇总各工作包所需的设备种类及数量，制定出项目设备阶段性投入计划。根据设备投入计划和公司内部设备资源状况，落实内部设备投入，内部设备资源不能满足项目需求的应尽早落实外部资源。对于大型履带吊、浮吊、拖轮、驳船、挖泥船等我公司没有、社会资源又比较稀缺的大型施工设备，在项目投标阶段就应基本落实，避免中标后因设备资源不能及时满足项目需求而造成项目不能顺利实施。1.4.3场地及配套设施根据工程项目工作内容选择适用的施工场地。对于自有施工场地不能满足需求的项目，在投标阶段就应与符合条件的单位沟通落实场地情况。场地的选择应综合考虑各方面需求，如：建造需求（面积、布局、承重等）、施工需求（吊装能力，水、电、气供应能力、仓贮能力等）、运输需求（水路－码头、航道、浮吊，陆路－公路、桥梁、通道等）。异地施工还要考虑周边食宿、办公、人员交通及通讯条件等。现场开工前需要对场地进行规划安排，划定各种作业区域及通道。必要时需要对场地进行适当隔离，并设立门卫对出入人员及物料进行控制。1.4.4食宿、办公、交通、通讯异地施工项目要考虑人员食宿、办公、交通及通讯等事宜，项目开始前应派人提前进行考察，逐项落实，并按公司规定签订相应合同（协议）。人员食宿除考虑方便、经济外，还应考虑安全问题，包括饮食卫生和住宿安全。必须选择正式营业单位，并进行必要审查。同时还应注意周边环境和治安状况。部分项目可以考虑采取自建临时住房、自办伙食的方式。办公室尽可能选择靠近施工现场，以便于现场管理。若现场具备条件办公室可以设在永久建筑内，也可以使用临时房屋或经过改造的集装箱等。办公室应具备通讯、照明、办公设备用电、饮用水、空调等基本条件。若项目组及施工人员住地离施工现场较远，需配备交通车辆。可以使用公司自备车辆，也可以根据公司相关规定进行租赁。租赁车辆必须选择正规有资质单位，车辆各种运营手续、保险齐全，车况良好，以保证安全。项目组织管