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文档简介

媒体行业邮箱管理制度及流程一、制定目的及范围为提升媒体行业内部沟通效率，确保信息安全，特制定本邮箱管理制度。该制度适用于所有员工的工作邮箱管理，涵盖邮箱的创建、使用、维护及安全管理等方面。二、邮箱管理原则1.邮箱使用应遵循“安全、规范、高效”的原则，确保信息传递的及时性与准确性。2.所有员工必须使用公司提供的工作邮箱进行与工作相关的沟通，禁止使用个人邮箱处理工作事务。3.定期对邮箱进行清理与维护，确保邮箱容量充足，信息存储有序。三、邮箱创建与分配流程1.邮箱申请1.1新员工入职时，部门负责人需向人力资源部提交邮箱申请，填写《邮箱申请表》。1.2人力资源部审核后，向IT部门提交创建请求。1.3IT部门在1个工作日内完成邮箱创建，并将相关信息反馈给人力资源部。2.邮箱分配2.1新创建的邮箱由人力资源部通知员工，并提供初始密码。2.2员工首次登录后，需及时修改密码，并设置安全问题以增强邮箱安全性。四、邮箱使用规范1.日常使用1.1员工应定期检查邮箱，及时回复工作相关邮件，确保沟通畅通。1.2邮件主题应简洁明了，内容应清晰、准确，避免使用模糊或不相关的标题。2.信息安全2.1员工不得随意转发、分享敏感信息，确保公司机密信息不外泄。2.2定期更新密码，建议每三个月更换一次，避免使用简单密码。五、邮箱维护与清理流程1.定期维护1.1IT部门每季度对所有员工邮箱进行检查，确保邮箱正常运作。1.2对于长期未使用的邮箱，IT部门将通知相关员工进行清理或注销。2.邮箱清理2.1员工应每月对邮箱进行清理，删除不必要的邮件，保持邮箱整洁。2.2对于重要邮件，建议进行分类存档，使用文件夹功能进行管理。六、邮箱安全管理1.安全培训1.1定期组织邮箱安全使用培训，提高员工的信息安全意识。1.2培训内容包括识别钓鱼邮件、密码管理、信息保护等。2.安全监控2.1IT部门应定期监控邮箱使用情况，发现异常登录或操作时，及时采取措施。2.2对于频繁出现安全问题的邮箱，需进行专项审查，必要时进行限制使用。七、邮箱使用反馈与改进机制1.反馈渠道1.1员工可通过内部沟通平台提交邮箱使用反馈，提出改进建议。1.2IT部门定期汇总反馈信息，分析问题并制定改进措施。2.持续改进2.1根据反馈情况，定期更新邮箱管理制度，确保制度的适应性与有效性。2.2鼓励员工参与制度的完善，提升整体邮箱管理水平。八、附则本制度自发布之日起实施，所有员工应严格遵守。如有违反，将根据公司相关规定进行处理。制度的解释权归人力资源部与IT部门共同所有。通过以上制度与流程的制定，旨

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