文件材料管理课件

文件材料整理

浙江省档案局赵真文件材料管理文件材料的归档归档是将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室保存的过程。归档范围凡是对本单位工作具有查考利用价值的文件材料均需归档按国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行文件材料管理机关文件材料归档范围包括四个方面1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；２、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；３、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；４、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。文件材料管理不归档文件的范围1、上级机关的文件材料中，普发性不需要本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

文件材料管理归档时间机关文件处理部门一般应在文件材料形成后第二年上半年归档专门档案可根据有关专门规定时间归档：如会计档案一般由会计部门整理保存一年后归档；基建档案、科研档案等按工作阶段归档；重大活动档案、基建档案、设备档案、会议文件、专项检查等工作活动结束后归档按件整理归档的文书档案、照片档案、声像档案、电子文件、实物档案等应随时归档文件材料管理归档要求归档的文件材料要齐全、完整。归档的文件材料应符合相关标准和规范：

1、归档的文件材料应为原件，份数为一份，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改；

2、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，字迹模糊或易褪变的文件应予复制；

3、对具有永久保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档，并保证不同形式文件材料之间在内容上的一致性；对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档；

4、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。按时归档严格办理归档交接手续文件材料管理文件材料整理含义：就是将处于零乱的和需要进一步条理化的文件材料，进行基本分类、组合、排列和编目，使之系统化的过程。整理方法1、传统整理方法——立卷2、新的整理方法——组件文件材料管理文件材料整理程序从档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或组件）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。文件材料管理

综合档案室（按门类分类）综合档案室科技档案特种载体文书档案财会档案业务档案党务类综合类人事类计划信贷类监察稽核类业务类群团类信贷档案专业会计会计档案银行卡档案储蓄会计房信会计国际会计凭证帐册报表其他文件材料管理综合档案室（按职能分类1）综合档案室行政管理类基本建设类党群管理类人事教育类业务类设备类科研类会计类特种载体类文件材料管理综合档案室（按职能分类2）综合档案室综合档案室行政管理类党群管理类学籍类教学类科研类基本建设类仪器设备类产品生产类出版物类外事类财会类特种载体类文件材料管理综合档案室（按职能分类3）综合档案室行政管理类产品类党群工作类经营管理类生产技术管理类设备类科研类会计类基本建设类干部职工类文件材料管理整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系区分文件不同价值便于保管和利用

文件材料管理保持文件间的有机联系有机联系是指文件在来源、时间和内容等各方面的联系能如实地反映职能活动的面貌如：一个历史阶段、一个年度、处理一项业务、进行一次调查、召开一次专业会议、承办一起案件不同的文种、载体材料等文件材料管理区分文件不同价值要依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。如：保存价值大——重点整理和保管保存价值小——根据条件区别对待无保存价值——不需归档、销毁文件材料管理便于档案保管利用归档文件整理最基本的原则前两者是手段，后者是目的与要求在前后两者发生矛盾时，要充分考虑档案保管和利用的方便文件材料管理新的整理方法——组件《归档文件整理规则》2000年12月6日颁布实施，它是在充分调研国内外归档文件整理方法和借鉴传统立卷方法合理性的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于传统立卷方法的“文件级”整理方法。《规则》的制订，弥补了我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作方面的空白，是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。文件材料管理意义:1.有利于提高和控制档案的质量。2.有利于在降低资源耗费的同时提高归档文件整理的效率。3.便于深化档案信息资源开发。4.适应档案现代化管理。文件材料管理一、基本概念归档文件立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。文件材料管理件——归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；正文与文件处理单等为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可各为一件。文件材料管理二、归档文件的装订1、归档文件的修整一般包括：对破损文件进行修裱；对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；去除文件上易锈蚀的金属物；对过大的文件进行折叠。文件材料管理二、归档文件的装订2、归档文件应按“件”装订“件”内排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。文件材料管理对齐方式装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。采用左侧装订的，应将左、下侧对齐文件材料管理装订方式和用品：常用的有三种线装：缝纫机轧线、三孔一线粘接式：包角变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹符合档案保护要求，降低成本、简便易行文件材料管理三、归档文件的分类（一）分类方法：年度分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法。（二）分类方案：年度—机构（问题）—保管期限（例1、例2）保管期限—年度—机构（问题）（例3、例4）年度—保管期限（例5）保管期限—年度（例6）文件材料管理例1：2006年：办公室…永久、30年、10年人事处…永久、30年、10年管理处…永久、30年、10年

……2007年：办公室…永久、30年、10年人事处…永久、30年、10年管理处…永久、30年、10年

……2008年：……文件材料管理例2：2006年：党群类…永久、30年、10年业务类…永久、30年、10年行政类…永久、30年、10年

……2007年：党群类…永久、30年、10年业务类…永久、30年、10年行政类…永久、30年、10年

……2008年：……文件材料管理例3：永久：2006年办公室、人事处、管理处…2007年办公室、人事处、管理处…2008年……

30年：2006年办公室、人事处、管理处…2007年办公室、人事处、管理处…2008年……

10年：2006年办公室、人事处、管理处…2007年办公室、人事处、管理处…2008年……文件材料管理例4：永久：2006年党群类、业务类、行政类…2007年党群类、业务类、行政类…2008年……

30年：2006年党群类、业务类、行政类…2007年党群类、业务类、行政类…2008年……

10年：2006年党群类、业务类、行政类…2007年党群类、业务类、行政类…2008年……文件材料管理例5：2006年：永久、30年、10年2007年：永久、30年、10年2008年：永久、30年、10年

……例6：永久：2006年、2007年、2008年……

30年：2006年、2007年、2008年……

10年：2006年、2007年、2008年……文件材料管理四、归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。事由原则结合时间、重要程度会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列文件材料管理归档文件的排列同一事由内的归档文件排列按文件形成时间的先后顺序；按文件的重要程度排列。不同事由间的归档文件排列按不同事由形成时间的先后顺序排列；按事由的重要程度排列；按事由具有的共同属性分别集中排列。文件材料管理五、归档文件的编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章必要项为：全宗号、年度、保管期限和件号，选择项为：机构（问题）。

全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号；

年度指归档文件的形成年度；

保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的；

件号指归档文件的排列顺序号。文件材料管理填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料加盖归档章的时间归档章格式（如图）全宗号

年度室编件号机构或问题保管期限

馆编件号文件材料管理六、归档文件的编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制《归档文件目录》《归档文件目录》由二部分构成归档文件目录归档文件目录封面

文件材料管理归档文件目录归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条目。

如：来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形式特征，方便检索和利用。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。文件材料管理归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注0001国家档案局档办[2004]8号国家档案局办公室关于加强档案安全保管的通知20002浙江省档案局浙档[2004]56号浙江省档案局关于转发[国家档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见]的通知30003杭州市人民政府杭政[2004]12号关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）8文件材料管理归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖排归档文件目录应打印装订成册并编制封面归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目文件材料管理归档文件目录封面

归档文件目录

全宗名称：浙江省档案局年度：2008年保管期限：永久机构(问题)：办公室

文件材料管理七、归档文件的装盒装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。装盒的要求：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。文件材料管理档案盒封面

（全宗名称）文件材料管理档案盒盒脊(馆)(室)全宗号年度保管期限机构(问题)起止件号盒号文件材料管理备考表盒内文件情况说明盒内文件齐全完整程度；盒内文件缺损、修改、补充、销毁等情况；备注项内容。

整理人：

检查人：

年月日文件材料管理文件材料件整理程序装订：将归档文件以件为保管单位进行固定。分类：将每份归档文件按年度、保管期限、组织机构或问题等分类方法进行分类。排列：按事由原则系统排列。编号：编写件号以固定每份归档文件序列。编目：编制归档文件目录。装盒：将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等文件材料管理传统整理方法——立卷文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。立卷工作是文书工作的重要组成部分文件材料管理一、立卷基础1、立卷的含义2、立卷特征

就是在立卷过程中,按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据，即按文件特征分类和组卷。问题特征、作者特征、名称特征、时间特征、地区特征、通讯者特征、文件材料管理1）按问题特征立卷按不同事件、问题、项目等形成的文件进行分类和组卷。例如：关于处理XX贪污案件的决定关于浙江大学校园扩建、购买设备问题的批复关于农村二轮土地承包问题的通知文件材料管理2）按作者特征立卷按文件的责任者进行分类和组卷。例如：浙江省档案局工会文件中共浙江省委组织部文件杭州市人事局关于2008年评定职级、调整工资等方面的通知文件材料管理3）按名称特征立卷按名称(文种)进行分类和组卷。

例如：浙江省档案局局务会议记录中共浙江省委2007年各项工作计划文件材料管理4）按时间特征立卷就是按文件的形成时间或文件内容针对的时间进行分类和组卷。例如：浙江省档案局2008年度工作计划文件材料管理5）按地区特征立卷就是按文件内容所反映的不同行政地区或自然区域进行分类和组卷。例如：中共杭州市委关于萧山区整党工作中若干问题的指示和情况汇集浙江省各市档案局2008年度工作计划文件材料管理6）按通讯者特征立卷按因同一问题进行工作联系而形成的文件往来通讯关系的两个单位进行分类和组卷。例如：浙江工业大学关于招生问题与浙江省教委的来往文件中共浙江省委关于兴修水库和荒山绿化问题与丽水市委的来往文件文件材料管理立卷特征结合运用在实际工作中，一般要综合运用两个以上立卷特征来进行分类和组卷例如：浙江省卫生厅关于所属系统科技人员工作条件问题的调查报告浙江省档案局关于各市档案局完成2007年度工作任务考核情况总结文件材料管理二、立卷环节的选择立卷环节的选择就是一个单位形成的文件材料由谁来立卷1、文书处理部门立卷即部门立卷，就是由文书处理部门或人员承担文件材料立卷工作的一种立卷环节模式。包括集中式、部门式和“谁承办谁立卷”等具体模式2、文件处理部门与机关档案室结合立卷以机关文件处理部门或人员为主，由文件处理部门和机关档案室共同承担机关文件材料立卷工作的一种立卷环节模式。有组织型、分工型、兼职型三种基本类型

文件材料管理三、立卷的准备工作1、立卷工作会议2、立卷业务培训3、文件材料的收集和清理4、机关档案室的业务指导和监督等(即机关档案室在立卷工作中的作用)文件材料管理四、编制立卷类目立卷类目是机关文件处理部门根据机关工作活动和文件材料形成的规律进行预测，对每年可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，预先拟制（修订）的新年度归档文件的类目表。立卷类目的结构包括类号、类目名称、条款号、条款名称、保管期限、备注等。

文件材料管理五、平时归卷按照当年拟订（或修订）的立卷类目的要求，在日常工作中随时将已办理完毕的文件材料归类、归卷（或组卷），目的是加强文件的日常管理。主要措施(1)建立和健全平时归卷制度。(2)要有平时归卷的物质条件。(3)注意平时的清查和归卷。文件材料管理六、卷内文件的排列与编目1．排列卷内文件通过对卷内文件进行认真分析，寻找出它们之间的主要联系，并按照其主要联系排序，确定每份文件在卷内文件中的位置。文件的排列应根据文件特征进行排序，常常采用几个特征相结合的方法进行。常用的排列方法：(1)按文件的时间先后顺序(2)按文件的重要程度排列文件材料管理全宗号目录号/年度案卷号件号2．编页(件)号卷内文件按排定顺序依次编写页(或件)号。装订成册的案卷，应编写页号，统一用页码机打印在每页文件正面右上角、背面左上角，凡有图文的页面均需编写页号。不装订的案卷（文件材料单份装订），应在卷内每份文件材料的首页右上方加盖档号章，并逐件编写件、页号。档号章：文件材料管理3．填写卷内文件目录卷内文件目录，置于案卷卷首，是揭示卷内文件内容与成分的一览表。4、填写卷内备考表卷内备考表放在卷内文件之后，用来注明卷内文件及其立卷的状况，便于档案人员和利用者日后了解案卷情况。文件材料管理卷内文件目录顺序号文号责任者题名日期页号备注1浦银杭发[2004]20号浙江省档案局、上海浦东发展银行杭州分行关于上海浦东发展银行杭州分行辖属临安、文晖支行2003年通过档案工作目标管理省级认定的通报0012浙农银[2004]36号浙江省档案局、中国农业银行浙江省分行关于2003年度全省农行系统通过档案管理省级认定单位的通报0033浙文办[2004]12号浙江省档案局、浙江省文化厅关于公布全省文化系统档案工作目标管理省级认定单位名单的通知007-010文件材料管理备考表卷内文件情况说明：

1、卷内文件数量。2、卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

立卷人：

检查人：

年月日文件材料管理5、拟写案卷题名用以概括揭示卷内文件的主要内容与成分，是检索文件的重要标记，也是案卷编目和编制各种检索工具的重要依据。基本结构：作者(责任者)—内容(问题)—名称(文种)如：浙江省档案局有关职工福利问题的决定6、档号的编制档号是各种顺序号的总称，一个档号代表了某一份具体档案实体，它是存取档案的标记。档号的编制既固定了档案分类和排列的顺序，更便于保管和查找利用档号的基本结构:全宗号-目录号-案卷号-件或页（张）号全宗号-类别号-案卷号-件或页（张）号编制原则：唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则文件材料管理案卷封面（样式）

（全宗名称）（类目名称）（案卷题名）

自年月至年月保管期限本卷共件页归档号全宗号目录号案卷号填写案卷封面文件材料管理硬卷皮卷脊项目全宗号目录号年度案卷号归档号卷盒盒脊格式（全宗名称）目录号年度起止卷号文