办公场所使用规则说明

办公场所使用规则说明TOC\o"1-2"\h\u27144第一章办公场所基本规定 1184101.1办公场所开放时间 1189571.2办公场所使用权限 218234第二章办公区域使用规则 2382.1个人办公区域管理 2211192.2公共办公区域使用 230922第三章办公设备使用规范 2122423.1电脑及周边设备使用 2182243.2打印机、复印机使用 323846第四章会议及会议室管理 348054.1会议预订流程 3103224.2会议室设备使用 311681第五章安全与保密 4205445.1办公场所安全事项 48785.2保密文件管理 416568第六章环境卫生管理 4195976.1个人区域卫生要求 4177626.2公共区域清洁安排 43984第七章能源节约与环保 5138127.1用电管理规定 528677.2办公用品节约措施 527809第八章违规行为与处理 5136998.1常见违规行为 585248.2违规处理流程 5第一章办公场所基本规定1.1办公场所开放时间办公场所的开放时间为周一至周五，上午8:30至下午6:00。在这段时间内，员工可以正常使用办公场所进行工作。为了保证办公场所的安全和秩序，在非开放时间内，除特殊情况并经过批准外，员工不得擅自进入办公场所。在工作日的上班前和下班后，以及周末和法定节假日，办公场所将进行关闭和安保措施的启动。如果有员工需要在非开放时间内进入办公场所工作，必须提前向相关管理部门提出申请，并说明原因和预计使用时间。申请获得批准后，员工需在规定的时间内进入和离开办公场所，并遵守相关的安全规定。1.2办公场所使用权限办公场所的使用权限根据员工的工作职责和级别进行划分。一般员工拥有在自己所属的办公区域内进行工作的权限，以及使用公共办公区域的部分设施的权限。部门经理及以上级别员工除了拥有一般员工的权限外，还拥有使用一些特定办公设施和资源的权限。对于外来访客，必须在得到被访员工的同意并在前台进行登记后，方可由被访员工带领进入办公场所的指定区域。在办公场所内，访客必须遵守办公场所的各项规定，不得随意进入未经授权的区域。未经许可，访客不得使用办公场所内的任何办公设备和资源。第二章办公区域使用规则2.1个人办公区域管理每位员工都有责任保持自己的办公区域整洁、有序。办公桌上的文件和物品应摆放整齐，不得随意堆放，以免影响工作效率和办公环境的美观。员工应定期清理自己的办公区域，包括清理过期文件、整理办公用品等。对于不再需要的文件和物品，应按照公司的规定进行处理，如归档、销毁或回收。在使用个人办公区域的电器设备时，员工应注意安全，避免过载和短路等情况的发生。离开办公区域时，应关闭所有电器设备，包括电脑、打印机、台灯等，以节约能源和保证安全。2.2公共办公区域使用公共办公区域是供全体员工共同使用的场所，大家都有责任保持其整洁和有序。在使用公共办公区域时，应遵守先来后到的原则，不得长时间占用公共资源，影响他人使用。在公共办公区域内，应保持安静，不得大声喧哗或进行影响他人工作的活动。如需进行讨论或交流，应尽量选择会议室或其他专门的场所。使用公共办公区域的设备和设施时，应爱护公物，不得故意损坏或滥用。使用后应及时清理和归位，以便其他人能够正常使用。第三章办公设备使用规范3.1电脑及周边设备使用员工在使用电脑时，应按照正确的操作方法进行开机、关机和操作。不得随意更改电脑的系统设置和参数，以免影响电脑的正常运行。定期对电脑进行杀毒和清理，以保证电脑的运行速度和安全性。不得在电脑上安装未经授权的软件和程序，以免引起系统故障和安全隐患。对于电脑周边设备，如打印机、扫描仪、U盘等，应正确连接和使用。在使用完毕后，应及时拔出设备，避免长时间连接导致设备损坏或数据丢失。3.2打印机、复印机使用在使用打印机和复印机时，应先检查设备是否正常运行，如有故障应及时通知维修人员进行维修。打印和复印文件时，应根据实际需要选择合适的纸张规格和打印质量，避免浪费纸张和墨盒。对于需要双面打印或复印的文件，应尽量选择双面打印或复印，以节约纸张资源。使用完毕后，应及时关闭打印机和复印机的电源，并清理设备周围的杂物，保持设备的整洁和卫生。第四章会议及会议室管理4.1会议预订流程预订会议需提前在公司的会议预订系统中进行操作。员工需登录系统，选择会议时间、会议室类型和所需设备等信息，并填写会议主题、参会人员等相关内容。预订成功后，系统将自动发送会议预订确认信息给预订人及参会人员。预订人需在会议开始前提前到达会议室，检查会议设备是否正常运行，并做好会议准备工作。如因特殊情况需要取消或更改会议时间，预订人应在会议开始前至少提前一小时在会议预订系统中进行取消或更改操作。4.2会议室设备使用会议室设备包括投影仪、音响设备、视频会议系统等。在使用会议室设备前，使用者应先了解设备的操作方法和注意事项。开启设备时，应按照设备的操作指南进行操作，避免因操作不当导致设备损坏。在使用过程中，如遇到设备故障或问题，应及时联系技术支持人员进行处理。会议结束后，使用者应关闭所有设备的电源，并将设备整理好，放回原位。同时应清理会议室的桌面和地面，保持会议室的整洁。第五章安全与保密5.1办公场所安全事项员工应遵守办公场所的安全规定，不得在办公区域内吸烟、使用明火或乱扔垃圾。离开办公区域时，应保证门窗关闭，电器设备断电，以防止火灾和盗窃等的发生。在办公场所内，应注意行走安全，避免滑倒和摔倒。对于楼梯、走廊等容易发生的区域，应设置明显的安全标识和警示标志。如发觉办公场所内存在安全隐患，应及时向相关部门报告，以便及时采取措施进行整改。5.2保密文件管理公司的保密文件包括商业机密、客户信息、技术资料等。员工应严格遵守公司的保密制度，妥善保管保密文件，不得随意泄露或丢失。在处理保密文件时，应使用专用的保密设备和工具，如加密存储设备、碎纸机等。对于不再需要的保密文件，应进行粉碎处理，以保证信息不被泄露。员工在离开办公区域时，应将保密文件锁入抽屉或文件柜中，避免被他人窃取。如发觉保密文件丢失或泄露，应立即向公司报告，并采取相应的措施进行补救。第六章环境卫生管理6.1个人区域卫生要求员工应保持自己的办公桌面、电脑、键盘等设备的清洁，定期使用清洁布擦拭，防止灰尘积累。办公座椅应保持整洁，不得在座椅上乱涂乱画或粘贴物品。员工离开座位时，应将座椅摆放整齐。个人垃圾桶应及时清理，避免垃圾溢出。垃圾应分类投放，便于后续的处理和回收。6.2公共区域清洁安排公共区域包括走廊、楼梯、茶水间、卫生间等。公司将安排专人负责公共区域的清洁工作，保证环境整洁卫生。清洁人员将按照规定的时间和标准进行清洁工作，包括地面清扫、拖地、擦拭扶手、清洁卫生间等。员工应尊重清洁人员的劳动成果，保持公共区域的整洁，不得随意乱扔垃圾或破坏公共设施。第七章能源节约与环保7.1用电管理规定员工应养成节约用电的习惯，离开办公区域时应随手关闭灯光、空调、电脑等电器设备。办公区域的空调温度应设置在合理范围内，夏季不低于26℃，冬季不高于20℃。避免过度使用空调，造成能源浪费。在自然光线充足的情况下，应尽量减少灯光的使用，充分利用自然光照明。7.2办公用品节约措施公司提倡节约使用办公用品，员工应按需领取，避免浪费。对于可重复使用的办公用品，如文件夹、笔记本等，应尽量重复使用。打印和复印文件时，应尽量采用双面打印和复印，减少纸张的浪费。同时应合理调整字体大小和行距，以节省纸张。对于废旧办公用品，如墨盒、硒鼓等，应进行回收处理，减少对环境的污染。第八章违规行为与处理8.1常见违规行为在办公场所内吸烟、大声喧哗、乱扔垃圾等影响办公环境和秩序的行为。未经授权擅自使用他人的办公设备或资源，以及故意损坏办公设备和设施的行为。违反公司的保密制度，泄露公司的商业机密或客户信息的行为。未按照规定的流程预订会议室或使用会议室设备，影响会议正常进行的行为。8.2违规处理流程