《信息技术》课件-项目3 文档编排与处理

知识模块1-3文档编排与处理目

录文档输出制作文档设计流程能力目标能够制作包含封面、目录及内容的长文档（如毕业论文、商业计划书等）能够熟练使用标题样式能够熟练使用大纲级别能够熟练给图表添加题注学习目标3知识目标了解文档的设计流程了解文档的制作过程了解文档的打印输出目标分析教学重点教学难点文档的设计流程文档的制作过程文档的打印输出标题样式图表题注文档目录项目概述文档处理是信息化办公的重要组成部分，广泛应用于人们日常生活、学习和工作的方方面面。作为Office套件的核心程序，Word2016不仅提供了许多易于使用的文档创建工具，还提供了丰富的功能集供创建复杂的文档使用。哪怕只使用一点文本格式化操作或图片处理，也可以使简单的文档变得比只使用纯文本更具吸引力。本项目以毕业论文与职场中常见的文档为主要案例，将文档设计、制作和打印输出等技巧融于一体。知识模块1-3文档编排与处理情境1

设计流程任务1-设计封面

封面是毕业论文的“门面”，重要性不言而喻。但封面的下划线对齐问题（图1.3.1）一直困扰着很多人，如何解决呢？

下面我们通过表格来解决此问题。

选择需要转换为表格的文本，然后单击“插入”选项卡“表格”组中的“表格”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“文本转换成表格”选项，并在出现的“将文字转换成表格”对话框中单击“确定”按钮，如图1.3.2所示。１.输入封面信息任务1-设计封面

单击“布局”选项卡“单元格大小”组中的“自动调整”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“根据内容自动调整表格”选项，即可完成单元格的调整，如图1.3.3所示。２.选中表格任务1-设计封面单击“布局”选项卡“行和列”组中的“在右侧插入”按钮2次，即可在表格的右侧添加2列，然后调整第3列的宽度，以便放置封面信息的内容，如图1.3.4所示。３.选中调整后的表格任务1-设计封面

单击“开始”选项卡“段落”组中的“多级列表”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“定义新的多级列表”选项，并在打开的“定义新多级列表”对话框中的“输入编号的格式”文本框内输入中文状态的冒号，然后单击“确定”按钮，如图1.3.5所示。４.选中表格的第２列任务1-设计封面

然后单击“开始”选项卡“段落”组中的“分散对齐”按钮，如图1.3.6所示。５.选中表格的第１列任务1-设计封面

单击“设计”选项卡“边框”组中的“边框”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“无框线”选项，如图1.3.7所示。６.选中整个表格任务1-设计封面

然后单击“设计”选项卡“边框”组中的“边框”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“下框线”和“内部框线”选项，即可得到图1.3.8所示的最终效果。７.选中表格的第３列任务1-设计封面

职场常见的文档封面还可以使用Word自带的封面模板来制作，或者自主设计适合相应主题的文档封面，如图1.3.9所示。职场技巧任务2-制作目录

一般来说，长篇文章排版时，前面都会加上一个目录。

目录不仅可以为我们指引方向，提示某一章节在某一页，还可以帮助我们快速找到要找的内容，使我们大致了解整个文档的逻辑框架及其内容。

制作目录，一般先自动生成目录，然后按照要求进行排版。注意：文档中，必须使用标题样式或大纲级别。下面以使用标题样式为例，介绍图1.3.10中标题样式的设置和目录的制作。

单击“开始”选项卡“样式”组中的“其他”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“标题1”选项，效果如图1.3.11所示。

同理，设置各节的内容为“标题2”。１.选中各章的内容任务2-制作目录

单击“引用”选项卡“目录”组中的“目录”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“自定义目录”选项（由于系统提供的“自动目录”选项都以三级目录为主，本任务只需要制作二级目录，故选择“自定义目录”选项），并在出现的“目录”对话框中将“显示级别”设置为“２”即可，如图1.3.12所示。２.将光标定位到需要插入目录的位置任务2-制作目录

根据目录格式要求，单击“引用”选项卡“目录”组中的“目录”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“自定义目录”选项，在出现的“目录”对话框中单击“修改”按钮（不建议直接修改目录格式），并在弹出的“样式”对话框（图1.3.13）中分别按要求修改“TOC1”（一级标题）和“TOC2”（二级标题）的格式。３.制作目录任务2-制作目录（1）自动生成目录的前提是章节的标题进行了相应的大纲级别设置或者标题样式使用，否则不能自动生成目录。使用大纲级别或使用内置了大纲级别的标题样式，才是导航窗格和目录以及题注等功能得以实现的前提和关键所在。（2）如果文档的章节内容发生变化，可以使用目录的“更新目录”功能，根据需要选择“只更新页码”还是“更新整个目录”，如图1.3.14所示。职场技巧任务3-文件存储

文档编辑完成之后，接下来需要保存文档。

保存文档的方法：单击“文件”→“保存”，或者单击“文件”→“另存为”，在“另存为”对话框中选择文档保存的路径，并设置文件名即可，如图1.3.15所示。

通过选择“保存类型”，可以将文档保存为多种格式，比如将“保存类型”选择“PDF”，即可将文档发布为PDF格式。

在编辑文档的过程中，可能会出现断电、死机或系统自动关闭等情况，为了减少损失，可通过单击“文件”→“选项”，在出现的“Word选项”对话框的“保存”选项（图1.3.16）中设置自动保存的时间间隔和保存路径。职场技巧知识模块1-3文档编排与处理情境2制作文档任务1-图文排版

1.排版格式要求及步骤

工作中，项目策划书、年度工作计划、工作总结、个人绩效考核都涉及写报告。报告不仅内容要翔实，排版也要美观。

如果公司有一套排版标准，应按照公司的要求排版；如果没有，可以参照图1.3.17进行排版。该排版要求参考了《标点符号用法》（GB/T15834—2011）、《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—2012）。①页边距

资料用纸一般采用国际标准A4型纸，上边距3.6厘米，下边距3.5厘米，左、右边距各2.8厘米，行距28磅。１.排版格式要求任务1-图文排版②结构层次顺序第一层为“一、”

第二层为“（一）”

第三层为“1.”

第四层为“（1）”

第五层为“①”１.排版格式要求任务1-图文排版③字体

文件标题为“方正小标宋二号”，居中，标题下空一行。

第一层标题“黑体三号”，

第二层标题“楷体三号”，

段落内容“仿宋三号”。

建议楷体和仿宋使用楷体-GB2312和仿宋-GB2312。１.排版格式要求任务1-图文排版④落款、成文时间材料的落款日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

例如，2020年6月28日。１.排版格式要求任务1-图文排版⑤页码

形式为“-1-”，小四号。１.排版格式要求任务1-图文排版⑥装订文字资料以纵向为主，左侧装订；表格资料可以根据需要，纵向、横向装订均可。

纵向左侧装订时，左侧应留1厘米空白，并装订2个订书针，分别在上1/3处、下1/3处订书针。１.排版格式要求任务1-图文排版①页面设置单击“布局”选项卡“页面设置”组中的“页边距”命令，在弹出的下拉菜单中选择“自定义边距”，打开“页面设置”对话框，分别设置上、下、左、右页边距的数值，如图1.3.18所示。２.排版的具体步骤任务1-图文排版②行距设置单击“开始”选项卡“段落”组中的“段落设置”按钮，打开“段落”对话框，将“行距”设置为“固定值”“28磅”，如图1.3.19所示。２.排版的具体步骤任务1-图文排版③设置页码格式单击“插入”选项卡“页眉和页脚”组中的“页码”命令，在弹出的下拉菜单中选择“设置页码格式”，打开“页码格式”对话框，在“编码格式”下拉列表框中选择“-1-，-2-，-3-，…”，单击“确定”按钮，如图1.3.20所示。２.排版的具体步骤任务1-图文排版④打印预览排版完毕后，单击“文件”选项卡中的“打印”命令，通过“打印预览”查看排版效果，如图1.3.21所示。２.排版的具体步骤任务1-图文排版

（1）更换计算机打印时，有时会出现字体文件不全、排版缺行等现象。为了避免这一问题的发生，需要将文件另存为PDF格式文件。（2）排版标准中的方正小标宋、楷体-GB2312、仿宋-GB2312三种字体均不是Windows操作系统自带的，需要下载字体文件并安装后才能正常使用。（3）《国家行政机关公文格式》中规定“公文标题可分一行或多行居中排布，要做到词意完整、排列对称、间距恰当”。职场技巧（4）正文前要求空两格。有人习惯按4下空格键，以实现空两格的效果，这样做一是慢，二是操作不准确，如果文章里有100个段落，则需要按400下空格键。有时修改字号，也会导致空格不精确。

正确的做法是使用首行缩进功能。选中段落后，单击“开始”选项卡“段落”组中的“段落设置”按钮，在打开的“段落”对话框中将“缩进”设为“首行”“2字符”，如图1.3.22所示。职场技巧（5）多个引号或书名号之间不加顿号。《标点符号用法》规定，标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间（如引语或书名号之后还有括注），宜用顿号。（6）在实际编辑出版工作中，为了排版美观、方便阅读等的需要，或为避免某一小节最后一个汉字转行或出现在另外一页开头等情况（浪费版面及视觉效果差），可适当压缩标点符号所占用的空间。职场技巧任务1-图文排版

2.图文混排的注意事项

在实际工作中，为了让文档内容更丰富，常常需要在文字中间插入图片。在Word中插入图片的方法很简单，但是做到美观需要注意以下几点：

（1）图片主题和文字内容要契合。图片是为了更好地说明文字要表达的内容，所以图片的主题要与文字内容一致。

（2）通过“裁剪”确保图片大小统一。全文的图片或者一页内多张图片的大小宜统一，可以借助“裁剪”功能，确保图片大小一致并突出重点。方法：双击图片，单击“图片工具/格式”选项卡中的“裁剪”命令。裁剪功能只能裁剪图片的四周。任务1-图文排版

（3）图片不能变形。文档中添加变形的图片会拉低文档的档次。按住Shift键，拖放图片可以实现图片的同比例缩放，解决图片变形的问题。或者选中图片后，单击“图片格式”选项卡“大小”组中的“大小设置”按钮，在“布局”对话框中的“大小”选项卡中勾选“锁定纵横比”选项，然后单击“确定”按钮，也可以保证图片不变形，如图1.3.23所示。任务1-图文排版

（4）图片要有题注、解释性文字。例如，文件中所有图片的下方有编号和解释性文字。当图片较少时，可以手动编号，如输入“图1”等文字。当图片较多时，可以借助“题注”功能为图片自动编号。当图片的顺序发生变化时，选中题注编号，右击，在弹出的快捷菜单中选择“更新域”命令，即可自动更新题注编号。图片的题注应放在图片的下方，表格的题注应放在表格的上方，如图1.3.24所示。任务2-设计标题样式

样式是指用有意义的名称保存的字符格式和段落格式的集合。在编排重复格式的内容时，使用样式可无须进行重复的格式化操作，是自动化排版的基础。对于长文档来说，使用样式排版不仅是常用的手段和方法，也是最有效的。使用了样式的内容，可以通过修改样式实现快速更改，具体步骤如下：

选中内容为一级标题的相关文字，单击“开始”选项卡“样式”组中的“标题1”选项，如图1.3.25所示。１.设置标题样式任务2-设计标题样式

右击“开始”选项卡“样式”组中的“标题1”按钮，从弹出的快捷菜单中选择“修改”选项，在出现的“修改样式”对话框中将“自动”选择为“蓝色”，然后单击“确定”按钮，如图1.3.26所示。２.修改一级标题颜色为“蓝色”任务2-设计标题样式（1）写文章的时候，不可避免地从网上复制、粘贴一些资料。如果直接从网页复制文字到Word中，会有很多格式化操作的麻烦，如有的需要修改字体、字号、行间距，有的需要修改段落缩进或取消超级链接、段落底纹等。此时，只需要将网上的文字先粘贴到记事本软件，然后从记事本粘贴到Word中即可。

（2）在“显示编辑标记”状态下，使用了标题样式的文本内容前有“■”符号，如图1.3.27所示”。职场技巧（3）使用了样式的标题可以折叠，折叠后显示为右箭头；也可以展开，展开后显示为右下箭头，如图1.3.28所示。职场技巧（4）如果文档有字符格式和段落格式的特殊要求，可以创建符合行文规范的样式。方法：单击“开始”选项卡“样式”组“其他”按钮中的“创建样式”选项，如图1.3.29所示。职场技巧任务3-添加图表题注

当文档中使用的图片和表格较多时，一般需要在图片的下方和表格的上方添加题注。题注的作用是当给图片、表格、公式等项目添加自动编号和名称后，无论是项目的增删还是位置的移动，编号都会按照顺序更新。下面以给图片添加自动编号为例，讲解题注的运用。

选中图片，单击“引用”选项卡“题注”组中的“插入题注”按钮，出现图1.3.30所示的“题注”对话框。步骤１任务3-添加图表题注

单击“新建标签”按钮（系统自带标签中没有本任务要添加的“图”标签），在出现的“新建标签”对话框中输入“图”，然后单击“确定”按钮，如图1.3.31所示。步骤２任务3-添加图表题注

单击“题注”对话框中的“题注”文本框，输入图片对应的文字内容，如“物流管理人才岗位成长阶梯”，如图1.3.32所示，即可为图片添加题注。步骤３任务3-添加图表题注

同理，选中其余的图片，按照上述步骤依次执行，添加相应的题注。步骤４任务3-添加图表题注（1）图片的编号需要有章节号（如“图1-1物流管理人才岗位成长阶梯”“图1-2专业课程模块”）时，可单击“题注”对话框中的“编号”按钮，在出现的“题注编号”对话框中勾选“包含章节号”复选框，并设置“章节起始样式”为“标题1”，“使用分隔符”为“连字符”，如图1.3.33所示。职场技巧（2）图片有增删时，图片编号会自动更新（如把“图1-1物流管理人才岗位成长阶梯”删掉，则“图1-2专业课程模块”更新之后为“图1-1专业课程模块”）。

方法：选中图片题注，按F9键。

（3）给表格添加自动编号时，题注一般放到表格上方，设置时只需要将“位置”修改为“所选项目上方”即可，如图1.3.35所示。职场技巧任务4-快速创建表格

Word软件不仅可以实现文字的编辑、排版，还可以完成表格的设计、编辑和排版等工作。

在实际工作中，不仅有规则的表格，还有不规则的表格。其中，规则表格是指整个表格的行数、列数一致。反之，就是不规则表格，如图1.3.36所示。

输入标题名称和“年月日”，创建一个6行5列的规则表格，如图1.3.39所示，然后输入信息。步骤１任务4-快速创建表格

规则表格处理成不规则表格，如图1.3.40所示。

合并单元格：选中多个连续单元格，右击，在弹出的快捷菜单中选择“合并单元格”。

拆分单元格：选中一个单元格，右击，在弹出的快捷菜单中选择“拆分单元格”，根据需要设置拆分后的行数、列数。步骤２任务4-快速创建表格

设计表格的“学历、证书、工作经历”部分。

在表格下方增加新行的快捷方法：将鼠标定位在最后一行的回车符位置，按Enter键，如图1.3.41所示。利用“合并单元格”，完成表格的设计。步骤３任务4-快速创建表格

设计18位身份证号。

方法：先将身份证号所在行的多个连续单元格合并为一个单元格，然后将其拆分成1行18列的单元格。步骤４任务4-快速创建表格

表格排版。

标题和“年月日”排版，并放置到合适位置。

表格文字水平居中：选中表格内的文字，然后单击“开始”选项卡“段落”组中的“居中”命令，如图1.3.42所示。步骤５任务4-快速创建表格表格文字垂直居中：单击表格左上角的“全选”标记，如图1.3.43所示，选中整个表格，右击，在弹出的快捷菜单中选择“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框，将“单元格”选项卡中的“垂直对齐方式”选择“居中”，然后单击“确定”按钮。步骤５任务4-快速创建表格

在设计表格时，既要考虑填表人的感受，又要方便自己回收数据。

（1）如果表格是打印出来填写，身份证号码可以设置成18个单元格。如果是填写电子版，则在一个单元格中填写更方便。

（2）照片预留的空间要符合1寸或2寸证件照的比例。在设计时，应插入证件照测试预留空间是否合适，以免出现照片显示不全的问题。（3）设计时，要预设所填单元格的格式，包括字体、字号、加粗、对齐方式、行间距等，方便回收的数据版式统一。（4）要填一遍数据，查看单元格预留空间是否充足。职场技巧知识模块1-3文档编排与处理情境3文档输出任务1-设置分页与分节

工作中，编辑长文档时，经常遇到需要将一部分内容另起一页的情况。一般情况下，人们习惯直接按Enter键，以空出上一页的剩余部分。

使用此方法时存在两个问题：一是当修改前面的内容时，后一部分也会随之修改；二是换一台计算机显示时，经常后一部分的标题会跑到上一页的最后，或者标题前有空行。为了避免此问题，可以使用分页与分节功能来实现。任务1-设置分页与分节

Word具有自动分页功能，当输入的文本或插入的图形满一页时，Word会自动转到一页，并且在文档中插入一个软分页符。此时，将光标置于要分页的位置，单击“布局”选项卡“页面设置”组中的“分隔符”按钮，在弹出的下拉菜单中选择分页的相应功能，如图1.3.44所示。任务1-设置分页与分节

对于新建的文档来说，整个文档就是一节，只能用一种版面格式编排。但实际工作中，往往会碰到诸如页眉的奇偶页有不同的设置要求，以及封面的页脚不显示页码，仅从正文开始按顺序显示页码等情况。

为了对文档的多个部分使用不同的格式，就需要把文档分为若干节，具体方法为：将光标置于要分节的位置，单击“布局”选项卡“页面设置”组中的“分隔符”按钮，在打开的下拉菜单中选择分节的相应功能，如图1.3.45所示。取消分节的方法：将光标定位在分节符的前面，按Delete键；或者将光标定位在分节符号的后面，按Backspace键，如图1.3.46所示。职场技巧DeleteBackspace

取消分页或分节的前提是显示分页符或分节符，如果不显示，该怎么办？

单击“文件”选项卡中的“选项”命令，打开“Word选项”对话框，勾选“显示”选项卡中的“显示所有格式标记”即可，如图1.3.47所示。也可以通过单击“开始”选项卡“段落”组中的“显示/隐藏编辑标记”按钮来实现。职场技巧任务2-设置页眉与页脚

在一份长文档中，页眉与页脚尤为重要。它们通常用来显示文档的附加信息，如日期、页码、单位名称、徽标等。那么，如何插入页眉与页脚呢？下面以图1.3.48为例，介绍页眉的设置方法。1.单击“插入”选项卡“页眉和页脚”组中的“页眉”按钮，从中选择一种样式后进行修改，或者选择插入空白样式，之后再插入学校的Logo及一些文字信息，如图1.3.49所示。任务2-设置页眉与页脚2.制作好页眉后，在页眉编辑状态下使用Ctrl+A快捷键全选一下页眉处，然后单击“插入”选项卡“文本”组中的“文档部件”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“将所选内容保存到文档部件库”，并在打开的“新建构建基块”对话框中将“名称”框命名为所需要的名称，将“库”下拉列表框选择“页眉”，然后单击“确定”按钮，即可保存页眉的样式，如图1.3.50所示。任务2-设置页眉与页脚3.保存好页眉之后，当下次使用该页眉样式时，只需在新文档中单击“插入”选项卡“页眉和页脚”组中的“页眉”按钮，便可看到该页眉出现在样式库中，单击一下，即可插入页眉样式，如图1.3.51所示。任务2-设置页眉与页脚4.如果要删除这个页眉样式，则单击“插入”选项卡“文本”组中的“文档部件”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“构建基块管理器”选项，并在出现的“构建基块管理器”对话框的“构建基块”中找到并单击要删除的页眉样式，然后依次单击“删除”→“关闭”按钮即可，如图1.3.52所示。任务2-设置页眉与页脚（1）删除页眉后，往往会留下一条横线，影响文档的