物资计划、采购管理办法(2011修订版)

JRD202006-2011PAGE1JRD202006-2011PAGE2JRD公司制度JRD202006-2011代替JRD202006-2009物资计划、采购管理办法2011-08-10发布2011-08-10实施公司发布PAGE16PAGE2目次前言………………31范围………………42规范性使用文件………………43术语和定义……………………44物资计划管理……………45物资采购管理……………76检查与考核……………11附录A（规范性附录）物资采购邀请单位申请表……………12附录B（规范性附录）定向采购（续签合同）申请表…………13附录C（规范性附录）物资采购谈判记录表……………14附录D规范性附录）报价问题澄清通知单……………15附录E（规范性附录）答疑单……………16前言物资计划、采购是物资管理的主要工作组成部分,也是保证安全生产、提高经济效益的重要环节。本办法规定了物资计划、物资采购过程的管理。本办法自实施之日起原JRD202006-2009《采购及合同管理办法》废止。本办法由公司供应部提出。本办法由公司供应部负责解释。本办法修订部门：公司供应部。本办法修订人：本办法初审人：本办法审定人：本办法批准人：物资计划、采购管理办法范围本办法规定了物资计划、采购工作原则。本办法适用于公司物资计划申报部门和物资采购部门。规范性引用文件下列文件中的条款通过本办法的引用而成为本办法的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本办法。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本办法。《中华人民共和国企业国有资产法》；《中华人民共和国招标投标法》；《中华人民共和国政府采购法》；《评标委员会和评标方法暂行规定》；《浙江省招标投标条例》；《浙江省能源集团有限公司“三重一大”决策制度实施办法》；《浙江省能源集团有限公司物流集约化管理实施办法（试行）》。术语和定义下列术语和定义适用于本办法。供方提供产品的组织或个人。采购计划针对采购对象的工作指令和内容记录。物资计划管理部门职责供应部：供应部是公司物资管理的职能部门，负责物资供应链的采购、签订合同、仓储等组织协调和管理工作。负责组织实施公司物资采购计划，根据国家、省有关招投标的法律、法规、方针政策及上级有关规定，完善物资采购的有关管理制度。负责公司物资管理体系的组织工作，并协调、配合所属各物资计划申报部门物资需求计划的编制工作。配合设备部对机组备品备件储备定额的编制和修订工作。负责物资计划申报部门报送的各类物资计划结合库存进行综合平衡，将修订后的各类物资采购计划及使用资金预算情况分类上报集团物流中心，根据物流中心的指令进行组织采购。在每月的10日前将本单位上月的物资采购清单、合同明细，以及各项费用（指技改、科技、大修费用中的物资部分及生产维修材料费）的发生情况报送公司有关领导抄送集团物流中心。根据要求负责将本单位下一年度生产物资计划（指技改、科技、大修项目的主要物资需求计划）报送物流管理中心。代表公司参与物流管理中心组织的有关物资招标工作。设备部是公司生产物资计划申报的主要部门，管理控制公司各项技改、科技、大修、维修项目的物资材料、费用的使用和项目开工竣工时间，根据各项目进度的情况安排申报物资需求计划。在集团公司批准下达公司下一年度技改、科技、大修项目后的一个月内，按规定格式把上述项目的主要物资计划报送供应部。负责制定和修订机组备品备件的储备定额，对储备定额的准确性和完整性负责。负责编制采购物资的技术原则，报送到供应部。对物资计划的准确性、及时性、需求的数量负责。各需求部门负责将本部门物资计划报送供应部。根据公司下达的项目资金使用计划按月上报部门物资计划，对本部门的物资计划的准确性、及时性负责。在设备部的统一协调下，负责本部门物资技术原则的编制，报送到供应部。监察审计职能部门：负责物资采购监督工作，依据公司相关监督管理制度的规定，对供应部组织的物资采购实施全过程监督。财务部负责公司物资采购计划资金的准备，按入库物资的实际费用进行支付。对物资采购项目报价单位的财务报表的完整性提供审核意见。物资计划物资计划分为年度物资计划、月度物资计划、急件物资计划。物资采购计划是指在各部门申报的物资计划和补充库存储备定额的基础上，结合库存综合平衡后产生的综合汇总计划。年度计划是项目计划，是指集团公司批准下达公司下一年度技改、科技、大修项目中的物资计划，不作为供应部实施采购的范围，各需求部门应将年度计划分解至月度计划中交由供应部采购；月度计划是指月度检修工作中使用到的物资计划或根据年度计划实施要求分解至当月的采购计划中。急件计划是指为了及时消除运行设备缺陷，机组设备抢修中的物资需求和采购计划。随时上报供应部立即采购。物资计划的申报:物资计划应严格遵循实际需求量申报,各部门应根据各项目费用以及实际情况进行编报物资计划。大修物资计划或特殊设备要求提前三个月上报；进口物资需提前半年上报。物资计划申请表内容包括物资名称、规格型号、材质、图号、需用数量、计量单位、所属项目、参考价格及需用日期，并根据需要提供完整有效的技术资料、合格图纸和质量标准，按规定审批。各部门申报的物资计量单位应与物资库存计量单位保持一致,新物资计划申报的计量单位应与采购计量单位保持一致。月度物资计划：各申报部门在每月的22日前二个工作日一次性向供应部报送下月度物资计划(月度需求计划时间是指当月23日至下月22日为一月度)。由供应部对库存综合平衡后编制月度物资采购计划。急件物资计划的申报：要求各部门在前期做好物资计划安排，尽量在月度计划中申报，严格控制急件计划申报，各部门申报计划要在备注中注明急用。急件采购计划在抄送集团物流中心同时供应部立即组织采购。部门申报物资工作流程：

4.2.5.6.1生产性物资:申请人>设备部专业负责人>设备部负责人>公司领导4.2.5.6.2综合类物资:申请人>所在部门负责人>办公室负责人>公司领导

4.2.5.6.3补库类物资:仓管员>仓库主管>供应部负责人4.2.5.6.4危险品:(易燃、爆炸、剧毒品)申请人>所在部门负责人>安监部负责人>公司领导物资采购计划的编制和审核、执行供应部根据已审批的各类物资计划,核对库存及合理储备有关信息经综合平衡后,汇总编制成物资采购计划表。供应部在每月25日将经公司领导审核后的物资月度采购计划报集团物流中心，集团物流中心在每月30日反馈意见后，供应部按集团物流中心指示落实采购。仓库主管随时核对仓库的物资库存量及合理储备定额,经综合平衡及时编制成补库计划汇总到公司月度物资采购申请计划一并上报集团物流中心。供应部根据批准的物资月度采购计划进行分类后采购，对同类物资不得随意拆分后分次采购。5.物资采购管理5.1物资采购的依据是根据经公司批准，或由物流中心反馈后的物资计划。5.2供应部在供方报价前应对采购的物资价格先作市场了解,以防止供方串价和虚增价格。5.3各类物资采购原则上应采用招标采购方式。5.4因特殊原因不满足招标条件的物资采购可采用询价采购（包括网络采购和密封报价）、竞争性谈判、定向采购、续签合同、年度供货等方式，国家法律法规和集团公司另有强制性规定的，从其规定。5.4.1询价采购：5.4.1.1对于同一型号规格和材料类物资及技术成熟，对其进行价格比较即可选定厂商的生产、综合类物资，应首选网络采购（“浙能商务网”上询价采购），在网络上选取三家或以上能够提供符合采购需求、质量和服务的供应商。采用网络采购方式的生产、综合类物资原则上应采取最低评议价法选择价格最低的报价单位为第一中标候选人，由于其他原因，未选择最低报价单位的需附说明理由，经监督办人员辅签，并完成网络采购预决标审批后方可执行。5.4.1.2对于不具备网络采购的生产、综合类物资可采用密封报价的方式采购。5.4.1.3密封报价是指有三家或以上的供应商能够提供符合采购需求、质量和服务，以密封报价的方式要求被邀请的供应商报出价格，从报价最低或技术经济综合得分最高的供应商处选取物资的一种采购方式。5.4.1.4对于同一型号规格和材料类物资及技术成熟，对其进行价格比较即可选定厂商及技术要求不高的通用类物资，原则上采用最低评议价法。5.4.1.5对于技术要求较高、技术方案差异较大的，需进行技术经济比较确定厂商的生产、综合类物资，原则上采用综合评估法。5.4.2竞争性谈判：5.4.2.1对于技术要求不高且不具备招标条件的物资，需与被邀请厂商进行面对面谈判，以降低采购成本的，可采用竞争性谈判的采购方式。5.4.3定向采购和续签合同：5.4.3.1对于重要系统或重要设备，考虑设备统一性等原因，计划申报部门要求使用同一品牌的物资采购，可采用定向采购或续签合同方式。5.4.3.2对于拟采用指定品牌定向采购的物资，由计划申报部门在申报物资计划的同时，应提供经部门盖章的《定向采购、年度供货、续签合同申请表》（见附录B）。5.4.3.3拟采用续签合同方式采购的物资，由供应部提供经部门盖章的《定向采购、年度供货、续签合同申请表》。5.4.4年度供货：5.4.4.1对技术要求不高、年需用量稳定、需分批供货的消耗性物资，可采用年度供货的方式采购。5.4.4.2由供应部分类列出相关物资名称，填写《定向采购、年度供货、续签合同申请表》。5.4.5上述各类采购方式所需的询价文件及其评审、邀请短名单及其推荐审核、评标、决标等参照公司《招投标管理办法》执行。5.5供方短名单的选择:5.5.1供方的选择一般应根据已经批准的合格供方名录内进行选择供应商，未在合格供方名录内的，按《供应商准入及管理办法》进行增添。5.5.2由供应部组织物资计划申报部门、物资使用部门等相关部门提出供应商短名单，填写《物资采购邀请单位申请表》（见附录A）。5.6询价文件的编制：5.6.1属于招标采购的物资，按公司《招投标管理办法》的规定编制《招标计划书》。5.6.2采购方式中除招标采购以外的，由公司招标工作小组组织相关部门编制《采购计划书》，《采购计划书》应包括物资清单、对供方资格审查的标准、报价要求、评议价方式、拟签订合同的主要条款、违约责任、相关申请表（或报告），对报价过程、报价完成后等活动的安排，以及应由计划申报部门提供的技术规范、进度计划、性能考核、验收标准等方面的技术要求等。5.6.3《招标计划书》和《采购计划书》经公司招标工作小组审核后，交公司招标领导小组审批。5.7物资采购实施程序：5.7.1招标采购：5.7.1.2对招标采购的物资，按公司《招投标管理办法》的采购程序执行。5.7.2询价采购：5.7.2.1由供应部根据公司招标领导小组审批同意的《采购计划书》与供方联系。当报价截止后，由供应部通知公司招标工作小组，公司招标工作小组组织相关部门成立评标小组，由评标小组进行拆封（在浙能商务网报价的，由供应部打印网上自动决标单），对报价及相关附件进行整理讨论后写出比选报告（商务部分由商务组编写，技术部分由技术组编写），交公司招标领导小组审批同意后进行采购。5.7.2.2合同金额2万元以下的采购，由招标工作小组编制完成《采购计划书》后交由公司分管领导审批。由供应部根据公司分管领导审批同意的《采购计划书》与供方联系。当报价截止后，由供应部通知公司招标工作小组，公司招标工作小组组织相关部门成立评标小组，由评标小组进行拆封（在浙能商务网报价的，由供应部打印网上自动决标单），对报价及相关附件进行整理讨论后写出比选报告（商务部分由商务组编写，技术部分由技术组编写），合同金额在2千元以下的交供应部负责人审批同意后进行采购；合同金额2千元及以上，2万元以下的交公司分管领导审批同意后进行采购。5.7.3竞争性谈判、定向采购和续签合同采购：5.7.3.1对采用竞争性谈判、定向采购（单一供应商）和续签合同方式进行采购的物资，由供应部根据公司招标领导小组审批同意的《采购计划书》与供方联系。当报价截止后，由供应部通知公司招标工作小组，公司招标工作小组组织相关部门，成立评标小组，由评标小组对其报价及相关附件等与之进行商务技术谈判，对谈判结果进行整理后填写《物资采购谈判记录表》（见附件C）或《物资采购谈判纪要》（商务部分由商务组编写，技术部分由技术组编写），交公司招标领导小组审批同意后进行采购。5.7.4年度供货采购:5.7.4.1由供应部根据公司招标领导小组审批同意的《采购计划书》与供方联系，如果是定点供应的，在年度供货协议签订前，由公司招标工作小组组织起草并审核《年度供货协议》，交公司招标领导小组审批后，以经审批同意的《年度供货协议》为基础，组织相关部门成立评标小组与之进行谈判，对谈判结果进行整理后写出谈判纪要，交公司招标领导小组审批同意后由供应部负责安排签订《年度供货协议》，供应部向其询价后，合同金额在2千元以下的交供应部负责人审批同意后进行采购；合同金额2千元及以上，2万元以下的交公司分管领导审批同意后进行采购，2万元及以上的交公司招标领导小组审批同意后进行采购。5.7.4.2如果同类物资是两家及以上定点供应的，由供应部根据公司招标领导小组审批同意的《采购计划书》与供方联系，负责起草《年度供货协议》，交公司招标工作小组审核，公司招标领导小组审批同意后，供应部负责安排签订《年度供货协议》，并按询价采购实施程序执行。5.7.4.3《年度供货协议》一年一签，根据公司《供应商准入及管理办法》确认下一年度的签订办法。5.7.5急件物资计划的采购：5.7.5.1急件物资计划由物资计划申报部门及时进入ERP系统上报；特殊情况下，由物资计划申报部门向公司领导汇报后及时通知供应部，供应部立即组织采购，但物资计划申报部门事后补办ERP系统审批流程。5.7.5.2急件物资采购时，采购员可以采用传真询价采购的方式向原生产厂家（厂家代理商）或在合格供方名录内选择相关供应商采购，如果不具备传真报价条件的，可以采用电话询价，但事后应向供应商索取传真报价单，以作为补签合同的依据。5.7.5.3对采购的急件物资，原则上按当年最新历史采购价进行采购；对价格增高或首次采购的急件物资，应由公司招标工作小组组织相关部门与供方进行谈判。合同金额2万元以下的急件物资，由供应部交分管领导审批同意后实施采购；对合同金额2万元及以上的急件物资，由供应部交公司招标领导小组审批同意后实施采购。5.7.6燃料油、柴油、润滑油等按照集团公司物流中心指导采购。5.8采购中的澄清程序：5.8.1采购过程中，供方如提出疑议需我方书面澄清的，则商务澄清由商务组填写《答疑单》（见附录E），技术澄清由技术组填写《答疑单》，公司招标工作小组审核后，公司招标工作小组组长签发。5.8.2开标后，如我方对报价内容有疑义需要供方书面澄清的，由公司评标小组安排，对商务澄清由商务组填写《报价问题澄清通知单》（见附录D），技术澄清由技术组填写《报价问题澄清通知单》，公司评标小组审核后，公司评标小组组长签发。5.8.3澄清过程中，相关人员应严格遵守公司有关保密制度。5.9物资采购签订对外合同按公司《合同管理办法》执行。5.10供应部负责对采购过程中与相关单位的书面资料进行归档，归档要求按公司《合同管理办法》执行。6检查与考核6.1每月由监察审计职能部门会同相关部门对执行情况进行检查,对违反本制度的部门按公司奖惩考核办法的有关内容提出考核意见。附录A(规范性附录)物资采购邀请单位申请表申请部门技术资料负责人采购物资名称及批准时间资金开支依据预算归口部门情况简介（说明采购方式、预计金额等）：拟邀请单位：1324供应部、计划申报部门和使用部门意见：年月日招标工作小组意见：年月日监审意见：年月日附录B(规范性附录)定向采购、年度供货、续签合同申请表申请部门采购物资名称理由说明：年月日招标工作小组意见：年月日监审意见：年月日附录C(规范性附录)物资采购谈判记录表谈判日期：情况简介：供方联系人联系电话供方联系人联系电话物资名称型号规格单位数量报价单价下浮成交单价物资名称型号规格单位数量报价单价下浮成交单价合计谈判结果：评标小组意见：监审意见：附录D(规