财务报销审批流程规范

财务报销审批流程规范一、报销申请1.1填写报销申请单报销申请单是财务报销的重要凭证，需认真填写。申请人应清晰填写个人信息、报销部门、报销日期、报销项目等基本信息。在报销项目栏中，需详细说明费用的用途、时间、地点等相关内容，保证费用的合理性和真实性。同时要按照规定的格式和要求填写，不得涂改或遗漏重要信息。填写完成后，需签名确认，并附上相关证明材料。1.2准备相关报销凭证准备齐全的报销凭证是财务报销的关键环节。常见的报销凭证包括发票、收据、清单等。发票应是正规的税务发票，内容完整，包括发票抬头、商品或服务名称、金额、税率、开票日期等信息。收据应加盖收款单位的公章，注明收款事由、金额等。清单应详细列出报销物品或服务的名称、数量、单价、金额等信息。对于一些特殊的报销项目，如差旅费中的交通费、住宿费等，还需提供相应的车票、机票、酒店发票等凭证。准备报销凭证时，应保证凭证的真实性和合法性，不得使用虚假凭证或重复报销。二、审批流程2.1部门负责人审批部门负责人在审批报销申请时，应重点审核报销项目的合理性和必要性。对于不符合规定或不合理的报销项目，应及时提出质疑并要求申请人进行解释或调整。同时要对报销凭证的真实性和完整性进行审核，保证报销凭证符合财务规定。审批通过后，部门负责人应在报销申请单上签字确认，并注明审批意见。2.2财务审核财务人员在审核报销申请时，应严格按照财务制度和报销标准进行审核。对报销项目的金额、票据的合法性、报销凭证的完整性等进行逐一核对。对于不符合财务规定的报销项目，应及时与申请人沟通并要求其进行整改。审核通过后，财务人员应在报销申请单上签字确认，并注明审核意见。三、费用分类3.1差旅费报销差旅费是指员工因公务出差而产生的费用，包括交通费、住宿费、餐费等。交通费包括火车、飞机、汽车等交通工具的费用，应提供相应的车票、机票等凭证。住宿费应提供酒店发票，并注明入住时间、退房时间、房间号等信息。餐费应提供餐饮发票，并注明就餐时间、就餐人数、就餐地点等信息。差旅费的报销标准应按照公司规定执行，不得超标准报销。3.2办公用品采购报销办公用品采购报销是指员工因工作需要购买办公用品而产生的费用。购买办公用品时，应选择正规的供应商，并要求供应商开具正规的发票。发票内容应包括办公用品的名称、数量、单价、金额等信息。办公用品的报销标准应按照公司规定执行，不得超标准报销。同时对于一些大额的办公用品采购，还需进行招标或比价等程序，保证采购的合理性和经济性。四、报销标准4.1差旅费报销标准差旅费报销标准应根据公司的规定和实际情况进行制定。一般包括交通费、住宿费、餐费等方面的标准。交通费的标准应根据不同的交通工具和出行距离进行制定，如火车硬座、硬卧、高铁等的报销标准不同。住宿费的标准应根据出差地点的不同进行制定，如一线城市、二线城市、三线城市等的住宿费标准不同。餐费的标准应根据出差天数和就餐标准进行制定，如每天的餐费标准为多少元等。差旅费报销标准应明确规定，不得随意调整。4.2办公用品采购报销标准办公用品采购报销标准应根据公司的实际需求和预算进行制定。一般包括办公用品的种类、数量、单价等方面的标准。办公用品的种类应根据公司的工作需要进行确定，如电脑、打印机、纸张等。办公用品的数量应根据实际需求进行确定，不得超量采购。办公用品的单价应根据市场价格进行确定，不得采购高价办公用品。办公用品采购报销标准应明确规定，不得随意调整。五、报销额度5.1单次报销额度限制为了控制费用支出，公司对单次报销额度进行了限制。一般来说，单次报销额度应根据费用的性质和金额进行确定，如差旅费的单次报销额度较高，办公用品采购的单次报销额度较低。单次报销额度的限制应明确规定，不得随意突破。5.2年度报销额度限制为了加强对费用支出的管理，公司对年度报销额度进行了限制。一般来说，年度报销额度应根据公司的预算和实际情况进行确定，如差旅费的年度报销额度较高，办公用品采购的年度报销额度较低。年度报销额度的限制应明确规定，不得随意突破。对于超过年度报销额度的费用，应按照公司的规定进行审批和处理。六、报销时间6.1报销申请时间员工应在费用发生后的规定时间内提交报销申请。一般来说，差旅费的报销申请应在出差结束后的规定时间内提交，办公用品采购的报销申请应在购买物品后的规定时间内提交。报销申请时间的规定应明确告知员工，不得随意更改。6.2报销审批时间部门负责人和财务人员应在规定的时间内完成报销审批工作。一般来说，部门负责人的审批时间应在收到报销申请后的规定时间内完成，财务人员的审批时间应在部门负责人审批通过后的规定时间内完成。报销审批时间的规定应明确告知员工，不得随意拖延。对于超过规定时间未完成审批的报销申请，应及时与相关人员沟通并催促其尽快完成审批。七、特殊情况处理7.1发票遗失处理如果发票遗失，员工应及时向财务人员报告，并提供相关证明材料，如发票复印件、付款凭证等。财务人员应根据具体情况进行处理，如要求员工重新开具发票、提供其他证明材料等。对于无法重新开具发票的情况，应按照公司的规定进行处理。7.2超预算报销处理如果员工的报销金额超过了预算，应先向部门负责人报告，并说明超预算的原因和理由。部门负责人应根据实际情况进行审核和审批，并在报销申请单上注明审批意见。对于超预算的报销申请，财务人员应进行严格审核，保证费用的合理性和必要性。如果超预算的费用符合公司的规定和审批程序，财务人员应予以报销；如果不符合规定和审批程序，财务人员应拒绝报销，并要求员工进行整改。八、报销归档8.1报销凭证归档报销凭证是财务报销的重要依据，应及时进行归档。报销凭证应按照规定的格式和要求进行装订，并注明报销日期、报销项目、报销金额等信息。报销凭证的归档应按照公司的档案管理制度进行，保证档案的安全和完整。8.2