出差管理条例

第第页出差管理条例一、目的：为规范公司员工公务出差期间的各项开支标准及报销流程，以便达到费用的合理使用与提升工作效率的目的，现结合公司的实际情况，特制订本条例。二、适用范围：公司全体职员。三、具体内容1、出差类型：1.1短途出差：出差当日能往返1.1.1当日出差人员相关费用按实报实销1.1.2当时出差人员出因公遇特殊情况可事先请示上级主管，经批示后可按远程出差办理1.1.3短途出差原则上只允许乘坐汽车、火车硬座交通工具，其他形式需提前请示上级主管批复1.2远程出差：出差须在外留宿1.2.1远程出差原则上只允许乘坐火车硬座/软座交通工具，其他形式需提前请示上级主管批复出差申请及流程2.1短途出差人员应提前1个工作日填写《出差申请审批表》，注明出差地点、事由、天数、所需资金，并按以下流程申请：申请人提交申请——上级主管——财务部（如需预支款项）——报备人事行政部2.2远程出差人员应至少提前2个工作日填写《出差申请审批表》，注明出差地点、事由、天数、所需资金，并按以下流程申请：申请人提交申请——上级主管——财务部（如需预支款项）——总经理——报备人事行政部；2.3上述申请如需预支费用2.3如因紧急事件不能提前申请人员，应于出差当天电话/微信请示上级主管（总经理）审核批准，并于出差回来后2个工作日内补回相关申请手续，方可报销相关费用，否则视为旷工并自行承担相关费用；2.4出差期间如因不可抗力须延长出差时间的，需电话/微信请示上级主管（总经理）审核批准。3、出差费用标准及相关规定总体原则：对远程出差人员的补助费、住宿费和市内交通费实行“包干使用，节约归公，超支不补”。3.1住宿标准（金额单位：元/间）人员特区/直辖市省会城市其他城市部门经理及以上其他人员3.2伙食补助费（金额单位：元/天）人员特区/直辖市省会城市其他城市部门经理及以上其他人员3.3交通工具标准人员飞机火车/动车轮船长途汽车出租车部门经理及以上预申请硬卧硬座经济舱可乘实报实销其他人员预申请硬卧硬座经济舱可乘预申请3.4经公司批准使用私车公用人员（详见6私车公用）3.5市内交通费实报实销，原则上以公共交通工具为报销标准，如特殊情况需乘坐的士的需提前报上级主管申请批准。4、出差费用报销办法4.1远程出差人员住宿费报销办法4.1.1出差人员的住宿费在不超出以上住宿标准的前提下实报实销，超出部分自行负担。4.1.2出差人员由接待单位安排住宿或住在亲友家的，一律不予报销住宿费。4.1.3出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行，有新闻媒介采访、会见地方政府官员和知名人士或影响公司整体形象的特殊业务情况，可按实报实销，但是需提前申请，经公司总经理审批。4.1.4住宿费标准一般指每天每间，若为同性二人同行出差，住宿费按最高级别的标准报销，副总经理及以上级别人员出差，可单独住宿。4.2伙食补助费报销办法4.2.1远程出差人员下午2点（车票时间）前离开本市按全天补助。4.2.2远程出差人员下午2点（车票时间）后离开本市按半天补助。4.2.3远程出差人员下午2点（车票时间）前抵达本市按半天补助。4.2.4远程出差人员下午2点（车票时间）后返抵本市按全天补助（具体补助金额根据不同区域，标准不同，具体见伙食补助标准）。4.2.5短途出差人员补助30元/天。5、其他相关规定5.1对于自驾车的人员，交通补助费予以取消。5.2出差人员原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：5.2.1出差目的地偏远，没有公共交通工具的。5.2.2携有巨款或重要文件须确保安全的。5.2.3收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的。5.2.4陪同重要客人外出的。5.2.5执行特殊业务或夜间办事不便的以上情况须请示分公司副总经理同意后方可报销。5.3出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得绕行。出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其绕线多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。遇有特殊情况的，如春运无法购票的，在请示总经理同意后方可报销。5.4在出差过程中因业务工作需要使用招待费应遵循以下标准，如果出差当天有发生招待费的，取消当天伙食补助。职务费用标准审批权限总经理部门经理、总监、副总经理其他人员备注：总经理级别以下招待费单月累计次数3次以上需报总经理审批。5.5出差人员应保留完整车（船）票时间、车次、住宿发票等相关票据作为计算费用的依据，对于公司代为订票的，应保留复印件作为审核依据。5.6发生的费用必须取得真实合法的原始发票，且所取得发票必须符合以下几点：5.6.1发票抬头必须是公司全称。5.6.2发票上面必须盖有发票专用章，其他章无效。5.6.3发票必须是出差当地和出差时间内的。5.6.4发票收款方必须和发票专用章上面的名称一致。5.6.5发票大小写必须一致。5.6.6如发票不合规定，一律不予报销6、私车公用6.1申请条件：具备汽车驾驶资格（有相关证件）且公务需要，符合下列条件之一的员工可申请私车公用：6.1.1工作上需要经常外出且交通不便的部门经理；6.1.2因工作需要外出且无直接交通手段，可能导致工作效率严重下降的市场销售人员；6.1.3在本公司担任高级主管确因公务需要经常使用车辆，但公司暂时不能提供车辆服务的。6.2申请流程：6.2.1申请人填写《员工私车公用申请表》提交申请——部门主管审批——人事行政部审批——总经理审批申请项目包括：申请人、申请时间、使用目的、使用时间、使用车辆种类和车辆使用人、人身保险等，并需提交车保复印件及行驶证复印件备档备注：获批后，复印申请表报财务部备案，原件留存人事行政部，方可每月按实际发生报销相关费用6.2.2《行驶记录月表》需在每月10号前按规定填写完整理并按以下流程提交审批后方可报销：申请人提交申请——部门主管审批——人事行政部复核审批6.3费用报销规定6.3.1只有签订协议并备案后可以有资格申请报销私车公用费用；6.3.2私车公用人员每月10号前，提交《行驶记录月表》及对应发票，按照财务规定提交报销；6.3.3工作发生的过路过桥费实报实销，如票据丢失，不予报销；6.3.4除上述费用外，公司按照核定后的私车公用实际使用里程给予现金补贴，按1元/公里标准，牵涉国家法律规定的税费个人自理；6.3.5实际公里数以百度地图的驾车模式自动计算私车公用起止地点的里程数6.3.6享受私车公用补贴的人员，不能在同一时间申请报销其他交通工具的费用，一经发现，将予以处罚，并不予报销；6.3.7因公在公司所在地外出差如果距离超过200公里，除非特别必要，从安全角度和成本考虑，原则上不鼓励私车公用行为，应乘坐公共交通工具抵达后再考虑当地交通工具；确需使用私车时，需事先向总经理书面申请，否则不予报销。6.4法律责任及其他6.4.1所有私车公用车辆必须向所在地车管部门办理强制保险和任意保险，按规定交纳养路费和一切规定