浅谈建筑工程资料管理

浅谈建筑工程资料管理

工程部：穆成杰

二零一二年十一月三十日

目录第一章建筑工程资料根底知识第二章建筑工程资料员工作流程第三章建设单位资料管理第四章监理单位资料管理第五章施工单位资料管理第一章建筑工程资料根底知识第一节工程资料的意义和作用第二节工程资料管理人员职责第三节建筑工程施工资料分类、归档顺序、组卷第四节工程资料保管的期限与密级第五节工程资料的载体形式第一节工程资料的意义和作用工程资料是工程建设过程中形成的各种形式记录，并按一定原那么分类、组卷，最后移交城建档案部门归档的整个建设工程的历史记录。建筑工程资料主要包括工程基建过程中形成的资料、监理过程中形成的资料以及工程施工过程中形成的资料等，其作用是为工程建设管理者的决策提供真实、直接的工程信息，为现有工程新建、扩建、维修、管理提供翔实的依据，为明确建筑工程质量责任提供准确、直接的信息等。现在有许多想从事工程建设行业的人士，很想在短时间内对工程建设资料的编制与管理有全面的了解，但他们又很少有直接接触工程施工的时机，也就很难在较短的时间里掌握工程资料管理的知识和组卷的方法。而且现在有很多工程施工企业，乃至建设单位、监理单位的工程资料管理水平极不平衡，仍存在严重的偏差，例如对种类繁多、数量巨大、来源广泛的工程资料无法科学的分类；对现行标准标准的了解程度不够，缺乏灵活运用的方式方法；缺乏必要的工程资料管理经验等。3〕工程资料应该随着工程进度同步收集、整理和立卷、并按照有关规定进行移交。4〕工程各参建单位应该确保各自资料的真实、准确、有效、完整、齐全，字迹清楚，无未了事项。所以表格应按相关规定统一格式。5〕工程参建各方所提供的文件和资料。必须符合国家或地方的法律法规，?建筑工程施工质量验收?、?建筑工程文件归档整理标准?及工程合同等相关要求与规定。6〕对工程文件、资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丧失的，应规定给予处分。情节严重的，还应依法追究法律责任。2．建设单位的职责1〕负责本单位工程资料管理工作，并设专人进行收集、整理、立卷和归档工作。2〕在与参建各方签订合同，应该对工程档案资料的编制责任、套数、费用、质量和移交期限等内容提出明确要求。3〕向勘察、设计、监理等参建各方提出所需的工程资料，并保证所提供的资料真实、准确、齐全。4〕本单位自行采购的建筑材料、构配件和设备等，应该保证符合设计文件和合同的要求，并保证相关质量证明文件的完整、齐全、真实有效。5〕监督和检查参建各方工程资料形成、积累和立卷工作。也可委托监理单位或其他单位监督和检查参建各方工程资料形成、积累和立卷工作。6〕对需本单位签字的工程资料应及时签署意见。7〕及时收集和汇总勘察、设计、监理和施工等参建各方立卷归档的工程资料。8〕组织竣工图的绘制、组卷工作。可自行完成，也可委托设计单位、施工单位来完成。9〕工程开工前，与城建档案馆签订?建筑工程竣工档案责任书?，工程竣工验收前，提请城建档案馆对列入城建档案馆接收范围的工程档案，进行预验收。未取得?建筑工程竣工档案预验收意见?的，不得组织工程竣工验收。10〕在工程竣工验收后3个月内，将1套符合标准、标准规定的工程档案原件，移交给城建档案馆办理好移交手续。3．勘察、设计单位的职责1〕按照合同和标准的要求及时提供完整的勘察、设计文件。2〕对需要勘察、设计单位签字的工程资料应签署意见。3〕及时对参见各单位针对提出的问题给予答复。4〕在工程分部、竣工验收时，应据实签署本单位对工程质量检查验收意见。6．施工单位职责6.1．资料岗位职责1〕负责施工单位内部及与建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位及设备供给单位、分包单位、其他有关部门之间的文件及资料的收发、传达、管理等工作，应进行标准管理，做到及时收发、认真传达、妥善管理、准确无误。2〕负责所涉及到的工程图纸的收发、登记、传阅、借阅、整理、组卷、保管、移交、归档。3〕参与施工生产管理，做好各类文件资料的及时收集、核查、登记、传阅、借阅、整理、保管等工作。6.3．文件资料的管理工作1〕整理分类。施工资料必须及时整理、分类，其分类的方法的很多。〔1〕按资料的来源不同。如分为属于建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位、材料设备供给单位、施工总包单位、分包单位、有关部门等等。〔2〕按资料的专业性质不同分类。如属于建筑结构工程、建筑装饰装修工程、建筑给水排水及采暖工程的、通风与空调工程、建筑电气工程、建筑智能工程、电梯工程等等。〔3〕按资料归档的对象不同分类。如属于建设单位、施工单位、城建档案馆等等。这种也是最常用和最适用的，同时对以上两种整理方式得以相结合。4〕及时组卷、保管、移交、归档。整理后的文件应及时组卷，按照合同和有关规定，及时把需要建设单位、施工单位、城建档案馆保存收藏的竣工资料，分别进行移交，完好归档。6.4．处理好各种公共关系1〕处理好内部管理层之间的责任和承包关系。2〕处理好与勘察单位、设计单位之间的业务往来关系。6〕处理好与建设单位现场主管、工程主管的工作关系。4〕处理好与监理单位之间的各专业监理关系。7〕处理好与城建档案管理部门之间的监督、指导的关系。D类资料，这类资料为工程竣工文件。由工程竣工图和竣工验收资料两大块组成，主要将最终工程图纸针对前期一系列变更汇总整理后所出的最终幅员纸，包含工程综合图纸、各专业图纸及外网配套一系列图纸；并且对工程做统一竣工验收总结，包含整个工程的过程记录，保障后期修缮有依据可查。第二章建筑工程资料员工作流程第一节负责工程工程资料、图纸等档案的收集、管理第二节参加分局部项工程的验收工作第三节负责方案、统计的管理工作第四节负责工程工程的内业管理工作第五节完成工程部经理交办的其他任务3.按时向公司档案室移交。在工程竣工后，负责将文件资料、工程资料立卷移交公司。文件材料移交与归档时，应有“归档文件材料交接表〞，交接双方必须根据移交目录清点核对，履行签字手续。移交目录一式二份，双方各持一份。4.负责监督总包单位向市城建档案馆的档案移交工作。提前请城建档案馆对列入城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收，取得?建设工程竣工档案预验收意见?，在竣工验收后将工程档案移交城建档案馆。第三节负责方案、统计的管理工作1.负责对施工形象、产值完成情况的汇总、申报、按月编制施工统计报表。在平时统计资料根底上，编制整个工程当月进度统计报表和其他信息统计资料。编报的统计报表要按现场实际完成情况严格审查核对,不得多报,早报,重报,漏报。2.负责与工程有关的各类合同的档案管理。负责对签订完成的合同进行收编归档，并开列编制目录。作好借阅登记，不得擅自抽取、复制、涂改，不得遗失，不得在案卷上随意划线、抽拆。3.负责向销售筹划提供工程主要形象进度信息。向各专业工程师了解工程进度、随时关注工程进展情况，为销售筹划提供确实、可靠的工程信息。第四节负责工程工程的内业管理工作1.协助工程经理做好对外协调、接待工作：协助工程经理对内协调公司、部门间，对外协调施工单位间的工作。做好与有关部门及外来人员的联络接待工作，树立企业形象。2.负责工程工程的内业管理工作：汇总各种内业资料，及时准确统计，登记台帐，报表按要求上报。通过实时跟踪、反响监督、信息查询、经验积累等多种方式，保证汇总的内业资料反映施工过程中的各种状态和责任，能够真实地再现施工时的情况，从而找到施工过程中的问题所在。对产生的资料进行及时的收集和整理，确保工程工程的顺利进行。有效地利用内业资料记录、参考、积累，为企业发挥它们的潜在作用。3.负责工程工程的后勤保障工作。负责做好文件收发、归档工作。负责部门成员考勤管理和日常行政管理等经费报销工作。负责对总包单位上报的工程竣工档案归档、保管、便于有关部门查阅调用。负责部门文字及有关表格等打印。保管工程印章，对工程盖章登记，并留存备案。第五节完成工程部经理交办的其他任务〔视不同部门的资料员工作内容而定〕第三章建设单位资料管理

〔属于A类资料〕

第一节单位工程资料的形成过程第二节绿地集团甲方资料管理范畴第三节绿地集团内业控制资料讲解第一节单位工程资料的形成过程1.建设工程划分分布示意一个或N个单位工程N个分部工程N个分项工程N个单项检验批N个子单位工程N个子分布工程一个建设工程一个或N个单项2.根据建筑工程资料(文件)归档组卷目录，将单位工程中建设单位资料的A类资料分为七大类：1〕、立项文件A12〕、建设用地征地拆迁文件A23〕、勘察设计测绘文件A34〕、招投标文件A45〕、开工审批文件A56〕、工程财务文件A67〕、组成机构A7该步骤为政府立项可研依据

立项申请流程图双方签订合同提交工程数据、相关相关背景资料及工程最新进展双方沟通，提交修改意见提交工程初稿组织专家评审，最终定稿上报发改委等相关部门

可行性研究报告流程图初步洽谈签订协议深入沟通编制执行交付客户排版印刷讨论修改提交初稿A2建设用地征地拆迁文件：A2-1选址申请及选址规划意见通过书由建设单位提请，规划部门批准的文件。A2-2建设用地批准文件A2-3拆迁安置意见、协议、方案等由政府相关部门负责提供。A2-4建设用地规划许可证及附件建设单位到规划部门办理的，由规划部门提供。A2-5划拨建设用地文件A2-6国有土地使用证A3-10施工图及其说明A3-11设计计算书A3-12施工图设计审查合格书A4招投标文件：A4-1勘察、设计招投标文件〔中标通知书〕A4-2勘察、设计承包合同A4-3施工招投标文件〔中标通知书〕A4-4施工承包合同A4-5工程监理招投标文件〔中标通知书〕A4-6监理委托合同第二节绿地集团甲方资料管理范畴1.工程部发文工程部发出所有文件需由部门负责人认可签发，工作联系单及简易审批表编号，参照?工程部发文文号编码规那么?，工程部直接发文的，需做好发文登记，记清发文日期及收文人签字，所发工作联系单及简易审批表需制定台账备查。2.工程部收文〔1〕公司内部各部门之间的发文〔资料员接收其他部门或者单位发文，复印后转发相关责任人〕；

建设单位文件资料的形成过程〔一〕建设单位文件资料的形成过程〔二〕建设单位文件资料的形成过程〔三〕建设单位文件资料的形成过程〔四〕第三节绿地集团内业控制资料讲解集团针对工程部制定了详细的内业控制资料，在每周五前的周报、每月末25日前的月报及每季度末当月25日前的季度报表都详细的对所管辖工程做了系统的记录和描述。1.周报每周五前上报办公室本周完成及下周方案表，为Excel固定格式，表达部门每人负责的工程完成情况，以及个人本周工作突出重点。上报事业部的周报为Word固定格式，分为三局部内容：工程进展情况与下周方案；急需解决的问题；影像资料。2.月报每月25日前上报办公室的月报有两个，1〕本月完成情况及下月方案，性质同周报表，一样为Excel固定格式；2〕月工作方案考核表，指的是下月工作方案重点，同时分配出每项占用本部门所有工作量的权重比例，从而方便领导更好的协调分配工作。上报事业部的月报比较详细，分为三个大项1〕最根本的是工程管理月报，首先是介绍的工程进度控制情况，然后对所管辖工程质量控制情况作出评价，其次分析本月工程本钱控制情况，接下来再对整体工程的平安文明施工情况作出评价及采取的主要措施，还有就是场地内主要大型设备进出场情况，最后还要突出三个重点：工程内部管理情况描述；需各方协调的问题；工程形象进度照片。2〕工程进度月报。以月历为节点表达本月形象进度和下月进度方案，再根据事业部下发总工期时间节点进行分析，是否完成六项节点要求。3〕工程工程推进月报。本表主要围绕进度推进情况、质量平安管理情况、其他管理对单项工程进行描述，自行评分。而且提出整体工程下月工作着重点。2.季度报表工程部每季度需要上报事业部的报表有三个，季度供给方案分解表、平安生产季报、工程管理标准化作业季度自评。〔详见附表〕第四章监理单位资料管理

〔属于B类资料〕

第一节监理单位资料的形成过程第二节绿地集团对监理单位日常检查重点第一节监理单位资料的形成过程1.监理资料是由两局部组成:工程监理工程部自身组成的资料和工程施工单位施工过程中形成的资料。监理工程部的资料,由监理单位企业资质、总监资质、专业工程师资质、各种会议纪要、监理规划、各专业监理细那么、监理人员发出的通知单联系单,后期的质量评估报告、监理工作总结等等组成。施工单位的资料,是工程施工机构管理人员在实施工程施工过程中积累的一系列书面资料,由施工单位企业资质、工程经理资质、特殊工种人员资质、进场材料合格证质保书、施工方案、施工过程资料等等组成。施工单位是工程质量的责任主体之一,属于风险管理。?建设工程质量管理条例?对监理的质量责任和义务的规定,实质就是监理单位应对工程建设的质量形成过程实施有效的监督和控制,而监督、控制行为的文字表达就是一系列的监理资料。如何界定监理承担的监理责任,监理资料就是有效的依据。2.施工监理资料按照不同类性质划分

监理管理资料B1进度控制资料B2质量控制资料B3造价控制资料B4分包资质资料B5合同管理资料B6监理单位文件资料的形成过程〔一〕监理单位文件资料的形成过程〔二〕监理单位文件资料的形成过程〔三〕第二节绿地集团对监理单位日常检查重点针对监理单位的资料检查中，首先核查监理工程师人员上岗资质，监理工程部对本工程编制的监理规划、监理实施细那么及监理人员组成机构划分和职责落实。接下来在日常施工过程中查看监理月报、监理会议纪要、旁站记录、监理日志等监理范围的同步资料。公司要求还要求监理每周针对工程部上报监理周报，反响时事工程进展，包含影像资料。而对监理工程师所下发的监理工程师通知单，要求客观的反响事情发生过程、研究处理结果、要求整改结果等要素；对施工单位上报的各分项报验单，监理应依据实际情况给予验收结论，按照责任是划分及时签字、盖章。第五章施工单位资料管理

〔属于C类资料〕

第一节施工资料概述第二节施工资料的主要形成过程第三节绿地集团对施工单位资料的日常监控重点第二节施工资料的主要形成过程1.施工单位文件资料的形成过程〔一〕编制施组设计或施工方案施工单位进行内部审批施组设计或施工方案形成合格施工单位文件资料的形成过程〔二〕监理、建设单位批复意见施工质量验收形成形成批准2.施工物资资料的形成过程〔一〕供给单位根据供货合同组织工程物资进场相关质量证明文件：1.产品合格证书2.质量认定证书3.生产许可证4.安装、使用说明书5.有关部门出具的检验报告6.井口物资检验证明7.中文版质量证明8.有关部门出具的认可文件等形成施工单位进行工程物资进场验收：1.开箱检验；2.抽样试验。退货或按照合同约定处理不合格1.材料及构配件进场检验记录2.物资进场试验报告3.设备开箱检验记录形成施工物资资料的形成过程〔二〕监理、建设单位审核形成施工物资进场报验表退货或按照合同约定处理不合格工程使用3.检验批质量验收及资料的形成过程〔一〕施工单位根据图纸、标准、规程、方案、交底等进行施工施工单位负责进行过程质量控制检查、检验1.施工物资资料2.施工测量记录3.施工记录4.隐蔽工程检查验收记录5.施工试验记录6.施工检测资料7.其他资料形成施工完成之后施工单位自检不合格组织整改重新自检合格检验批质量验收及资料的形成过程〔二〕不合格组织整改