会议宣传资料制作协议

会议宣传资料制作协议编号：__________

甲方：XX科技有限公司

地址：XX省XX市XX区XX路XX号

乙方：XX广告传媒有限公司

地址：XX省XX市XX区XX路XX号

鉴于甲方举办某大型会议，需要制作宣传资料以扩大会议影响力，提高参会人数，甲方与乙方经友好协商，达成以下协议：

一、合同目的：本协议旨在明确双方在会议宣传资料制作过程中的权利、义务及责任，确保宣传资料制作顺利进行，达到预期效果。

二、合同背景：甲方举办某大型会议，为提高会议知名度，扩大参会人数，特委托乙方进行会议宣传资料的制作。双方本着平等互利、诚实信用的原则，达成本协议。

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.提供会议相关资料：甲方应在本协议签订后5个工作日内，向乙方提供完整的会议资料，包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程安排、宣传口号等，确保资料准确无误。

2.沟通协调：甲方应指定专人负责与乙方沟通协调，确保宣传资料制作过程中的问题能够及时得到解决。

3.审核确认：乙方制作完成的宣传资料，甲方应在收到后3个工作日内进行审核，提出修改意见。若甲方未在规定时间内提出修改意见，视为甲方对宣传资料内容无异议。

4.付款义务：甲方应按照本协议约定的时间和金额向乙方支付宣传资料制作费用，逾期付款应承担相应的违约责任。

5.保密义务：甲方对乙方在制作过程中了解到的商业秘密负有保密义务，未经乙方同意，不得向任何第三方泄露。

乙方责任和义务：

1.制作宣传资料：乙方应根据甲方提供的会议资料，在约定的时间内完成宣传资料的设计、排版、印刷等工作，确保宣传资料质量符合甲方要求。

2.提交初稿：乙方在完成宣传资料制作后，应将初稿提交甲方审核，甲方有权要求乙方对初稿进行修改。

3.修改完善：乙方应根据甲方提出的修改意见，在约定的时间内完成修改，并将修改后的宣传资料提交甲方审核。

4.交付成品：乙方应在甲方审核通过后，按照约定的时间和方式交付宣传资料成品。

5.保密义务：乙方对甲方在制作过程中了解到的商业秘密负有保密义务，未经甲方同意，不得向任何第三方泄露。

6.违约责任：若乙方未能按照约定时间完成宣传资料制作，应向甲方支付违约金，违约金为合同总金额的XX%。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照约定时间和质量完成宣传资料制作，并对乙方的工作进行监督。

2.甲方有权要求乙方对初稿进行修改，直至达到甲方满意为止。

3.甲方有权要求乙方在规定时间内交付宣传资料成品。

双方义务：

1.乙方应按照甲方要求，在约定时间内完成宣传资料制作，并保证质量。

2.乙方应积极配合甲方的工作，及时解决制作过程中出现的问题。

3.双方应遵守本协议的约定，不得擅自变更或解除协议。

合同金额与支付方式：

本协议项下，乙方为甲方制作会议宣传资料的总金额为人民币拾万元整（￥100,000.00）。该金额包含但不限于设计费、印刷费、材料费等所有与制作宣传资料相关的直接费用。

支付方式如下：

1.预付款：甲方应在签订本协议后3个工作日内，向乙方支付合同总金额的30%作为预付款，预付款不计入最终结算金额。

2.初稿审核通过后：甲方应在收到乙方提交的初稿并审核通过后3个工作日内，向乙方支付合同总金额的40%。

3.成品交付后：甲方应在收到乙方交付的宣传资料成品并验收合格后3个工作日内，向乙方支付合同总金额的25%。

4.剩余款项：甲方应在收到乙方提供的发票及结算报告后3个工作日内，支付剩余的5%作为尾款。

财务条款具体如下：

1.甲方支付款项时，应通过银行转账方式直接支付至乙方指定的账户，转账凭证作为支付证明。

2.乙方应在收到每笔款项后，向甲方提供相应的收款凭证。

3.若甲方未按约定时间支付款项，应向乙方支付逾期付款利息，逾期付款利息按中国人民银行同期贷款利率计算。

4.若乙方未按约定时间完成宣传资料制作，甲方有权暂停支付后续款项，直至乙方完成工作。

5.若因不可抗力导致合同无法履行，双方应协商解决，并可根据实际情况调整支付方式和时间。

6.本协议项下的所有费用均不含税费，如需缴纳税费，由各自承担。

7.任何因履行本协议而产生的争议，双方应友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.若甲方未按约定时间支付款项，每逾期一日，应向乙方支付相当于逾期款项1%的违约金。

2.若乙方未按约定时间完成宣传资料制作，每逾期一日，应向甲方支付相当于合同总金额1%的违约金。

3.若一方违反保密义务，泄露对方商业秘密，应承担相应的法律责任，并赔偿对方因此遭受的损失。

4.若一方违反合同约定，导致合同无法履行，应承担违约责任，赔偿对方因此遭受的直接损失和可得利益损失。

二、争议解决

1.双方应本着友好协商的原则解决合同履行过程中产生的争议。

2.若协商不成，任何一方均有权将争议提交至合同签订地人民法院诉讼解决。

3.双方也可选择仲裁方式解决争议，仲裁机构为XX仲裁委员会，仲裁地为XX市。

4.争议解决过程中，双方应继续履行合同义务，除非仲裁机构或法院另有裁定。

5.争议解决过程中产生的费用，包括但不限于仲裁费、诉讼费、律师费等，由败诉方承担。

三、适用法律

本协议的签订、效力、解释、履行和争议解决均适用中华人民共和国法律。

四、管辖法院

对于因本协议产生的或与本协议有关的任何争议，双方同意提交合同签订地人民法院管辖。

五、不可抗力

1.任何一方因不可抗力导致不能履行本协议或履行不符合约定的，应在不可抗力发生之日起5个工作日内通知对方。

2.不可抗力事件包括但不限于自然灾害、战争、政府行为、社会异常事件等。

3.在不可抗力事件持续期间，双方应相互理解，协商解决合同履行问题。

4.不可抗力事件结束后，双方应尽快恢复正常履行，并就因不可抗力导致的损失进行协商解决。

附则：

一、生效条件

本协议自双方签字盖章之日起生效。本协议生效前，双方应保证已完成内部审批程序，并取得必要的管理层批准。

二、有效期

本协议的有效期为自生效之日起至乙方完成宣传资料制作并交付甲方之日起止。在特殊情况下，经双方协商一致，可以延长本协议的有效期。

三、变更和终止条款

1.变更：任何对本协议的变更，必须以书面形式经双方签字盖章后生效。口头变更或未经双方签字盖章的变更均无效。

2.终止：本协议在以下情况下终止：

a.双方协商一致书面终止；

b.一方违约，另一方给予书面通知后30日内未采取补救措施或补救措施不力；

c.因不可抗力导致合同无法履行；

d.法律法规或政策变化导致本协议无法继续履行。

3.终止后的处理：

a.双方应立即停止履行本协议项下的义务；

b.乙方应向甲方交付已完成部分的宣传资料；

c.双方应就未完成部分的费用进行结算；

d.本协议终止后，双方应遵守保密义务，不得泄露对方商业秘密。

四、通知

1.除非另有约定，所有通知应以书面形式发送至对方指定的地址或电子邮箱。

2.通知自发送后第三个工作日视为送达。

五、不可分割条款

本协议构成双方之间关于会议宣传资料制作的全部协议，任何一方不得以任何理由对本协议的任何部分进行分割或排除。

六、法律适用和争议解决

本协议的解释、履行和争议解决均适用中华人民共和国法律。对于因本协议产生的或与本协议有关的任何争议，双方应友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。

七、其他

本协议未尽事宜，双方可另行协商补充。本协议的补充协议与本协议具有同等法律效力。

附件：

1.会议宣传资料需求文档：包括会议主题、时间、地点、参会人员、议程安排、宣传口号、色彩要求、版式设计要求等详细信息。

2.设计方案：乙方根据甲方需求文档提供的设计方案，包括初步设计稿、设计说明、设计元素及使用规范等。

3.技术规格：宣传资料制作所需的技术参数，如纸张类型、印刷工艺、装订方式等。

4.合同双方营业执照复印件：甲方和乙方的营业执照复印件，以证明双方的合法主体资格。

5.合同双方法定代表人或授权代表身份证复印件：甲方和乙方法定代表人或授权代表的身份证复印件，以证明授权的有效性。

6.合同双方签字盖章页：合同双方签字盖章的协议文本，以证明协议的正式性和有效性。

7.其他相关文件：包括但不限于双方认为有必要作为合同附件的其他文件，如会议通知、宣传