会计实务：会计电算化过程中若干问题的探讨

会计电算化过程中若干问题的探讨摘要:会计电算化已成为一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的新型科学和实用技术。利用电子计算机进行会计核算和财务管理‚实现会计电算化‚已成为现代会计的发展方向。笔者就多年的会计电算化实践‚提出一些浅薄意见和建议以供参考。

关键词:会计;电算化;会计核算;财务管理

会计电算化是会计发展史上的一次革命‚对会计工作的各个方面都将产生深刻的影响。从表面上看‚会计电算化只不过是将电子计算机应用于会计核算工作中‚减轻会计人员的劳动强度‚提高会计核算的速度和精确度‚以计算机代替人工记账。而实际上‚会计电算化绝不仅仅是核算工具和核算方法的改进‚而且必然会引起会计工作组织和人员分工的改变‚促进会计人员素质和知识结构、会计工作效率和质量的全面提高‚节省会计人员的时间和精力‚转变会计职能‚推动会计理论和会计技术的进步‚提高整个会计工作水平‚大幅度增加企业的经济效益‚使会计理论和实务的方方面面都将发生前所未有的变化。会计电算化已成为一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的新型科学和实用技术。利用电子计算机进行会计核算和财务管理‚实现会计电算化‚已成为现代会计的发展方向。

发展会计电算化‚有利于促进会计工作的规范化‚提高会计工作质量‚减轻会计人员的劳动强度‚提高会计工作效率‚更好地发挥会计的职能作用。因此‚会计电算化以其高效、自动、方便、准确、及时等优点正日益受到广大会计人员的欢迎。会计电算化的普及也发展很快‚但在此过程中也存在一些问题有待进一步规范和提高‚笔者就多年的会计电算化实践‚提出一些浅薄意见和建议以供参考。

1目前会计电算化应用中存在的一些问题

1.1财会专业人员计算机知识的欠缺

大部分会计人员业务经验丰富‚但计算机知识较匮乏‚虽说能够基本利用计算机处理会计业务工作‚但对财务软件的应用方法掌握的不够透彻和熟练‚对软件的认识有局限性‚对软件运行过程中出现的故障不能及时排除‚一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时‚就束手无策‚即使厂家在安装会计软件时都做了系统的培训‚但一些从未接触过计算机的会计人员入门还是很慢‚而且在上机时经常出现误操作‚一旦出错‚可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流‚使系统数据丢失‚导致系统不能正常运行‚更严重的导致系统崩溃。因此‚既懂电脑又懂会计理论知识的复合型财务人员的缺乏已成为各单位实施会计电算化工作的主要障碍之一。

1.2现行会计分工模式不利于会计电算化的发展

目前部分单位实现会计电算化后‚会计人员的岗位仍机械的套用原来的分工模式‚这种分工使得各岗位之间不能起到相互制约、相互监督、相互控制的作用‚因此传统的分工模式不利于会计电算化工作的顺利开展。

1.3会计电算化后‚会计制度没有作相应的修改

现行的会计制度主要是以手工核算为基础的‚应用会计电算化后‚从账户设置、账户登记方法和账务处理程序到会计工作的组织、会计系统设计、内部管理和控制、会计档案的保存介质和方法都发生了变化‚因此必须根据会计电算化的特点‚对财务会计制度做出相应的修改‚以完善制度‚规范管理。

1.4数据备份隐患多

部分单位不能坚持每天备份‚致使机器一旦出现故障‚部分账务数据丢失‚而且备份的数据盘没有定期检查‚一旦发生问题没有相应的补救措施。绝大多数单位只用软盘备份‚而软盘存在着容量小、易出故障、成本高等缺陷。

1.5会计电算化后档案管理的缺陷

会计电算化档案的保管是重要的会计基础工作‚计算机替代手工记账后‚会计档案增加了新的内容‚必须对电算化会计资料的范围、存储方式、存放环境等建立相应的会计档案管理制度‚以加强实施电算化后对会计电算化档案的管理。而现在有很多单位不能把会计档案单独建立会计档案室‚使会计原始凭证、帐表和会计电算化备份后的资料也难以得到好的保管。

1.6目前使用的财务管理软件缺乏审计功能

现在绝大多数的会计软件缺乏对其系统控制、电算过程和结果进行审计‚无法解决会计事项的原始数据是否真实这一至关重要的问题‚电算化只是对已输入会计数据的计算上和报表账本生成上替代了人工‚加上实现会计电算化后内部控制本质上的变化‚对会计信息系统事实上存在着人为干预和利润调节的可能‚以及提供原始数据虚假性的可能‚会计电算化软件并不能有效地防止作假账和会计信息失真的问题。

2针对会计电算化存在的问题提出以下建议

2.1培养复合型的会计人才‚以适应会计电算化的要求

会计电算化的应用‚给会计工作增添了新内容‚对会计人员提出了更高的要求‚既要求会计人员要掌握一定的会计专业知识和财务管理知识‚还要掌握相关的计算机知识‚以及财务软件的使用技术及保养、维护。只有掌握了丰富的会计知识、财务管理知识以及计算机知识‚才能根据本单位的自身特点‚利用会计电算化知识‚做好会计核算工作并为单位预测和控制等经营管理工作服务‚因此‚各单位在实行会计电算化的过程中‚更应注重培养会计电算化管理的复合型人才‚以达到一专多能‚促进会计电算化的顺利发展。

2.2根据会计电算化工作的要求‚会计岗位应作相应的调整

根据会计电算化工作的特点‚企业实现会计电算化后应由传统的以总账报表岗位为中心转变为以系统管理岗位为核心的岗位架构。具体地说‚会计电算化设置的会计工作岗位和工作职责如下:①电算主管:负责计算机及会计软件系统的运行工作。②制证人员:负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据‚输出记账凭证。③审核记账:负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核‚操作会计软件登记机内账簿‚对打印输出的账簿、报表进行确认。④电算维护:保证计算机软件、硬件的正常运行‚管理机内会计数据。⑤电算审查:负责监督计算机及会计软件系统的运行‚防止利用计算机进行舞弊。⑥数据分析:负责对计算机内的会计数据进行分析‚为单位预测、决策和控制提供可靠的信息。

2.3依据会计电算化的特点‚应重新制定或修正会计制度

实现会计电算化的单位‚应及时对下列会计制度进行修订‚即:财务会计岗位责任管理、操作管理规程、定期维护管理、机房管理、档案管理、财务管理、计算机病毒的防治等各项规章制度和保障机制‚确保系统高效、安全运行‚充分体现会计电算化的优势。

2.4做好日常数据备份工作‚是确保会计电算化工作安全运行的前提

实现会计电算化的单位‚在日常工作中‚应遵循会计电算化法规的要求‚坚持做到每天进行财务数据备份‚并分处分人保管‚随着光盘存储技术的日趋成熟和价格的逐步下调‚各单位应采用光盘存储数据。

2.5加强电算化会计档案管理‚是提高财务管理水平的关键

电算化会计档案是指在一定的时间间隔内‚如一个会计年度‚把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上‚从而脱离于原计算机系统的会计档案。为了更有效地做好电算化会计档案管理工作‚我们必须根据电算化会计档案的特点‚分别做好会计档案的收集、管理、保存和利用等方面的工作。

财务部门应把财务数据的备份文件保存好‚以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。由于会计电算化档案是存储在磁性介质或光盘上的‚根据这些信息载体的物理特性‚在形成这些档案时应准备双份即采用“ＡＢ备份法”进行数据的备份‚并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名‚存放在两个不同的地点‚以防止意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场‚注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案‚还应定期进行检查、复制‚防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失‚造成无法挽救的损失。

此外‚还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同‚这就有可能产生会计档案不能被调阅或产生某些意料外的错误。因此‚会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外‚还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本‚二者的一致性是非常必要的。

2.6加强会计电算化环境中内部管理和控制

由于会计电算化软件缺乏审计功能‚因此各单位在实现会计电算化后‚必须根据计算机软硬件的特点建立新的内部控制制度‚如:企业内部操作管理制度;计算机硬件和软件管理制度以及加强防止电算化犯罪的法制建设等。通过各种有效的方法和程序‚保证会计电算化环境提供的数据正确、公正和安全。有效地