会议参会费用报销合同

会议参会费用报销合同编号：__________

甲方（报销方）：[甲方全称]

地址：[甲方地址]

乙方（付款方）：[乙方全称]

地址：[乙方地址]

鉴于甲方因参加[会议名称]而发生的各项费用，甲方拟向乙方提出报销申请，双方经友好协商，达成如下协议：

一、合同目的：本合同旨在明确甲乙双方就甲方参加[会议名称]产生的费用进行报销的约定，确保报销工作顺利进行。

二、合同背景：[会议名称]由[会议主办单位]于[会议时间]在[会议地点]举办，甲方代表乙方参加该会议，为保障甲方参会权益，双方经协商达成本合同。

三、合同期限：自本合同签订之日起生效，至甲方报销申请审核完毕之日止。

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.甲方应按照乙方的要求，在会议结束后及时提交完整的参会费用报销申请，包括但不限于交通费、住宿费、餐费、会务费等相关凭证。

2.甲方保证提交的报销凭证真实、合法、有效，且符合国家及乙方的财务报销规定。

3.甲方应配合乙方对报销申请进行审核，提供必要的补充材料。

4.甲方在报销过程中，如发现报销金额有误，应及时向乙方提出更正申请。

乙方责任和义务：

1.乙方应按照国家及公司财务制度的规定，及时对甲方的报销申请进行审核。

2.乙方应在收到甲方提交的报销申请后[具体天数]内完成审核工作，并将审核结果通知甲方。

3.乙方应确保报销款项的支付及时、准确，并在[具体天数]内将报销款项支付给甲方。

4.乙方有权对甲方的报销申请进行必要的调查，以确保报销的合规性。

5.乙方应妥善保管甲方的报销凭证及相关资料，并确保其安全。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照合同约定，及时审核并支付报销款项。

2.甲方有权要求乙方对报销申请进行必要的调查，确保报销的合规性。

3.乙方有权要求甲方提供真实的报销凭证，以证明费用的合理性。

双方义务：

1.甲方有义务按照合同约定，及时提交完整的报销申请。

2.甲方有义务配合乙方的调查，提供必要的补充材料。

3.乙方有义务按照合同约定，及时审核并支付报销款项。

4.乙方有义务对甲方的报销申请进行必要的调查，确保报销的合规性。

合同金额与支付方式：

一、合同总金额：本合同约定的总金额为人民币[具体金额]元，包括但不限于甲方参加[会议名称]所产生的交通费、住宿费、餐费、会务费等各项费用。

二、支付方式：

1.甲方应在会议结束后[具体天数]内，向乙方提交完整的费用报销申请，包括但不限于上述费用的详细清单和相应的原始凭证。

2.乙方应在收到甲方提交的完整报销申请后[具体审核天数]内完成审核，并在[具体支付天数]内将报销款项支付给甲方。

3.支付比例：报销金额将按照甲方实际发生的费用进行核算，乙方将根据审核结果支付相应的报销金额。

4.额外费用：如因特殊原因导致会议费用超出原定预算，超出部分将在双方协商一致后另行签订补充协议，并按补充协议约定的方式进行支付。

5.付款条件：甲方提交的报销申请经乙方审核无误，且甲方已履行完合同约定的其他义务后，乙方应无条件支付报销款项。

6.乙方支付款项时，甲方应提供有效的收款账户信息，包括账户名称、开户行及账号。

7.乙方有权要求甲方提供税务发票，作为报销款项的支付依据。

8.若甲方未在规定时间内提交完整的报销申请，或提交的报销申请不符合合同及乙方规定的条件，乙方有权拒绝支付或部分支付。

三、支付时间：具体支付时间将根据甲方提交的报销申请及乙方的审核进度确定，但最迟不应超过合同约定的支付天数。

四、支付方式变更：如遇国家政策调整、乙方财务状况变化或其他不可抗力因素，导致原支付方式无法继续执行，双方应协商一致，对支付方式进行变更，并签订书面协议。

违约与争议解决机制：

一、违约责任：

1.若甲方未按合同约定时间提交报销申请，或提交的报销申请不符合合同及乙方规定的条件，乙方有权拒绝支付或部分支付，并要求甲方承担由此产生的额外费用。

2.若乙方未按合同约定时间完成审核或支付报销款项，应向甲方支付逾期付款的违约金，违约金按逾期付款金额的[具体百分比]计算，自逾期之日起至实际付款之日止。

3.若任何一方违反合同约定，导致合同无法履行或造成对方损失的，违约方应承担相应的赔偿责任，包括但不限于直接损失和间接损失。

二、争议解决：

1.双方在履行合同过程中发生的争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向对方发出争议解决通知。

2.争议解决通知发出后[具体天数]内，双方未能达成和解的，任何一方均可选择以下争议解决方式：

a.诉讼解决：任何一方均可向合同签订地或合同履行地的有管辖权的人民法院提起诉讼。

b.仲裁解决：双方同意将争议提交至[仲裁委员会名称]进行仲裁，仲裁裁决为终局裁决，对双方均有约束力。

3.在争议解决过程中，除争议事项外，双方应继续履行合同的其他条款。

4.争议解决费用，包括但不限于仲裁费、诉讼费、律师费等，由败诉方承担，除非法律另有规定或双方另有约定。

三、适用法律与管辖：

1.本合同的订立、效力、解释、履行、终止及争议的解决均适用中华人民共和国法律。

2.本合同的签订地为[合同签订地]，除非另有约定，合同履行地为[合同履行地]。

3.对于合同履行过程中产生的任何争议，双方同意以[合同签订地]或[合同履行地]为管辖法院。

附则：

一、生效条件：本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，除非法律法规另有规定或双方另有约定。

二、有效期：本合同的有效期为自合同生效之日起至甲方报销申请审核完毕之日止。合同期满后，如无特殊情况，双方可协商续签。

三、变更与终止：

1.本合同的任何变更或补充，均应以书面形式进行，并经双方签字（或盖章）后生效。

2.合同的终止条件如下：

a.合同约定的目的实现；

b.双方协商一致，决定终止合同；

c.一方违约，另一方根据本合同约定的违约责任条款提出终止；

d.因不可抗力导致合同无法履行，经双方确认后终止。

3.合同终止后，双方应按照本合同约定，处理尚未完成的事项，包括但不限于报销款项的结算、资料的移交等。

四、通知与送达：

1.除非法律另有规定，任何一方给另一方的通知应以书面形式发出，并送达至对方指定的地址。

2.通知自送达之日起视为送达完成，除非有证据证明对方未收到通知。

五、合同解除：

1.任何一方在合同履行过程中，如发现对方有严重违约行为，有权单方面解除合同。

2.合同解除后，双方应按照本合同约定，处理尚未完成的事项，并按照合同约定进行结算。

六、不可抗力：

1.不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等。

2.发生不可抗力事件时，双方应及时通知对方，并采取一切必要的措施减轻损失。

3.不可抗力事件解除后，双方应尽快恢复正常履约状态，如因不可抗力导致合同无法履行，经双方确认后可解除合同。

七、其他：

1.本合同未尽事宜，由双方另行协商解决。

2.本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

附件：

1.甲方参会费用报销申请表，包括但不限于交通费、住宿费、餐费、会务费等费用的详细清单。

2.甲方身份证复印件，作为报销申请人的身份证明。

3.甲方报销凭证复印件，包括但不限于交通票据、住宿发票、餐费发票、会务费发票等，用以证明费用的真实性。

4.[会议名称]邀请函或参会通知，证明甲方确实参加了该会议。

5.甲方参加[会议名称]的行程安排，包括但不限于会议日程、住宿信息、交通路线等。

6.乙方的财务报销相关规定，包括但不限于报销流程、报销标准、报销限额等。

7.如有其他与合同履行相关的文件或资料，双方可根据实际情况协商决定是否作为附件。

附件内容应与合同正文保持一致，并在合同签订前由双方确认无误。附件作为合同不可分割的一部分，具有同等法律效力。