信息技术基础实训（WPS Office）课件 6.任务1.5 批量制作邀请函

任务1.5批量制作邀请函信息技术基础“信息技术基础”课程组知识要点：WPS文字的高级应用、云文档1.5.1任务描述信息工程与大数据学院为提升学生专业技能和素养，精准对接企业需求，促进毕业生充分高质量就业，特邀人工智能专家进行MindSpore实践及大模型应用技术的讲座。MindSpore是华为公司推出的新一代深度学习框架，支持终端、边缘、云全场景灵活部署，致力于降低AI开发门槛，是一款全栈自主可控的人工智能平台。“ICT精英俱乐部”社团干部负责具体实施，邀请学院全体教师及学生参加讲座。1.5.1任务描述学院教师有将近50人，需要批量生成邀请函。社团干部学生负责制作邀请函的主文档，保存为云文档以便于指导教师修改，老师定稿邀请函主文档之后和受邀教师信息数据源合并生成各位教师的邀请函，然后打印出来送给各位教师。邮件合并完成后生成文档的效果如图所示。1.5.2任务分析任务1.5的思维导图如图所示。1.5.2任务分析①社团干部学生创建主文档为云文档。②制作主文档（邀请函模板）。③分享主文档。④指导教师修订主文档。⑤社团干部学生接受修订。要完成本项工作任务，需要进行如下操作。1.5.2任务分析⑥邀请函文档定稿。⑦整理数据源。⑧将数据源文件和主文档进行邮件合并预览效果。⑨批量制作邀请函。1.5.3知识准备1.批注功能选中需要添加批注的文本或图片，单击“审阅”选项卡“批注”组中的“插入批注”按钮，此时，被选中的文字或图片就会添加一个用于输入批注的编辑框，该编辑框和所选对象显示为粉红色。在编辑框中输入批注的内容即可，如图所示。右击批注框，在弹出的快捷菜单中选择“删除批注”命令即可将其删除；或者单击“审阅”选项卡“批注”选项组中的“删除批注”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“删除批注”命令删除当前批注。也可以选择“删除文档中的所有批注”命令来删除文档中所有的批注。1.5.3知识准备（1）插入批注（2）删除批注2.修订和审阅单击“审阅”选项卡“修订”功能组中的“修订”按钮，文档就进入修订模式，对文档所做的任何修改都会被自动记录下来并在文档右侧标注出来，并且显示修订者的名称和修订日期，如图所示。1.5.3知识准备（1）启用修订模式修订功能允许用户在编辑文档时保留修改痕迹，从而方便多人协作和版本控制。在工作中，经常需要将写好的文档提交给其他人审阅、修改，并反馈修改意见。为了能更好地了解审阅者的修改位置及意图等，需要将修改过程的痕迹保留下来。另外，如果多人进行审阅，可以设置不同审阅者用不同的颜色修订，以区分显示每位审阅者的修改痕迹。2.修订和审阅通过审阅功能，可以对当前文档的所有修订进行查阅、管理和筛选。单击“审阅”选项卡“修订”组中的“审阅”按钮，在右侧会出现“审阅窗格”任务窗格，可以根据“审阅人”或“审阅时间”来筛选修订，还可以显示当前文档中所有修订的详细信息，显示插入、删除、格式、批注等修订次数。1.5.3知识准备（2）接受或拒绝修订对于修订意见，用户可以根据需要选择接受或拒绝。单击“审阅”选项卡“更改”组中的“接受”按钮或“拒绝”按钮，即可接受或拒绝修订。“接受”和“拒绝”下拉列表中有多个命令选项，如图所示，可以根据需要选择相应的命令，进行单条或批量修订的处理。对于单条修订，也可以使用文档右侧修订窗口右上角的或“拒绝”按钮来操作。（3）审阅3.邮件合并邮件合并是指批量引用数据源中的数据与一个主文档自动合并，在指定位置生成具有相同格式的文档。执行邮件合并操作时涉及主文档和数据源两个文件。主文档是邮件合并内容中固定不变的部分，即信函中通用的部分；数据源则主要用于保存联系人的相关信息。以下是使用WPS文字进行邮件合并的基本步骤。1.5.3知识准备（1）制作主文档主文档就是要处理的文档的主体部分，相当于邮件模板，可以在这里添加邮件的通用内容，如标题、正文、落款等。3.邮件合并单击“引用”选项卡“邮件合并”组中的“邮件合并”按钮，激活“邮件合并”选项卡，如图所示。1.5.3知识准备（2）准备数据源数据源实际上是一个数据列表，其中包含了用户希望合并到输出文档的数据，通常保存了需要在邮件中使用的个性化信息，如姓名、地址、称呼等。用户可以在邮件合并中使用多种格式的数据源，如WPS表格、Access数据库、WPS文字等。（3）打开邮件合并功能3.邮件合并数据源打开后，“邮件合并”选项卡中大部分按钮由灰色变成可用状态。在邮件模板中，需要插入数据源中的字段。这些字段将用于填充邮件中的个性化信息。将光标插入点定位到主文档中需要插入个性化信息的位置，单击“邮件合并”选项卡“编写和插入域”组中的“插入合并域”按钮，打开“插入域”对话框，在弹出的列表中选择想要插入的字段，如姓名、地址等。1.5.3知识准备（4）打开数据源（5）插入合并域单击“开始邮件合并”组中的“打开数据源”按钮，在打开的“选取数据源”对话框中找到之前准备好的数据源文件，单击“打开”按钮，WPS将读取该文件中的数据与邮件模板进行关联。3.邮件合并上述操作完成后，即可批量生成文档。单击“邮件合并”选项卡“完成”组中的“合并到新文档”按钮，打开“合并到新文档”对话框，选中“全部”单选按钮，单击“确定”按钮，将数据源中的全部数据与文档模板自动合并生成多封邮件，并将它们保存为一个新的文档。可以在这个新文档中查看和编辑生成的邮件。1.5.3知识准备（6）预览和编辑（7）合并到文档插入合并域后，即可通过单击“邮件合并”选项卡“预览结果”组中的“查看合并数据”按钮预览合并后的文档效果。如果预览效果不符合预期，可以继续编辑主文档并再次进行合并。4.文档安全为了保护文档不被修改、只能查阅，可以使用限制编辑功能。打开需要设置限制编辑的WPS文档，单击“审阅”选项卡“文档安全”组中的“限制编辑”按钮，打开“限制编辑”任务窗格，如图所示。1.5.3知识准备（1）限制编辑4.文档安全如果想要对文档中的特定样式进行单独保护，可以选中“限制对选定的样式设置格式”复选框，单击“设置”按钮，打开“限制格式设置”对话框进行设置，如图所示。1.5.3知识准备（1）限制编辑4.文档安全为了保护文档内容不被未经授权的用户访问或修改，可以使用WPS文字中的“文档加密”功能。单击“审阅”选项卡“文档安全”组中的“文档加密”按钮，打开“文档加密”对话框，如图所示。可以在其中打开滑动按钮，开启文档加密保护，将会弹出一个“账号确认”对话框，如图所示。如果此账号不是本人账号，可以单击“重新登录”按钮，退出此账号，用自己的账号重新登录；如果确认是本人账号，就选中“确认为本人账号，并了解该功能使用”复选框，单击“开启保护”按钮，开启文档加密保护，如图所示。1.5.3知识准备（2）文档加密4.文档安全WPS文字中的“文档定稿”功能允许用户将文档标记为最终版本，以确保文档内容不被随意更改，同时支持与其他人进行协作和版本管理。打开想要定稿的文档，单击“审阅”选项卡“文档安全”组中的“文档定稿”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“文档定稿”命令，在打开的“文档定稿”提示框中单击“确定”按钮，如图所示。将文档保存并标记为定稿状态，在文档右侧会出现“文档定稿”任务窗格，窗格中显示“文档已定稿”，如图所示。1.5.3知识准备（3）文档定稿5.初识云文档WPSOffice提供了强大的云服务，具有多设备跨平台同步、历史版本恢复、文档链接分享、多人协作编辑等功能，为用户的协同办公提供强有力的支撑。以下是WPS云文档的一些基本功能。1.5.3知识准备（1）多设备跨平台同步用户在登录WPS账户并开启“文档上云”功能后，可以在多个设备上登录WPS账户，并在云中查看和编辑文档，即办公不受原终端存储设备的限制，可以随时随地访问和编辑文档。（2）历史版本恢复在工作中经常需要不断修改文件，并一遍一遍地保存，甚至还会给文件名设置不同的日期编号。开启云文档功能之后，文档可以自动同步保存到云端，用户每次编辑文档时，WPS云文档都会自动保存修改记录，并按日期和人员进行保存。用户可以单击“预览”或“恢复”按钮，预览或恢复所有历史版本。5.初识云文档（3）文档链接分享如果想将文档分享给他人，普通的分享方式很容易遭到文件被清理或二次编辑等情况。用户可以开启“文档上云”，通过单击“分享”按钮，以链接的形式分享文档，设置接收人的文档操作权限，实时记录接收人对文档所做的所有操作，从而提高文件分享的便捷性和文件的安全性。1.5.3知识准备（4）多人协作编辑团队成员在工作中经常需要编辑同一个文档，WPS云文档支持多人同时在线编辑，可以实时同步不同用户的修改操作，真正实现团队信息数据共享和高效协作。5.初识云文档（5）自动保存与数据安全WPS云文档具有自动保存功能，用户对编辑的文档的实时更改都会被自动记录。即使在意外断网或计算机崩溃的情况下，用户也不用担心数据丢失。WPS云文档使用行业级的加密技术，确保文档内容的安全性和完整性，并支持用户自主控制分享权限以及允许常规或临时的访问权限等功能，以保护用户的数据安全。1.5.3知识准备6.文档上云（1）通过“另存为”命令将文档上云选择“文件”→“另存为”→“其他格式”命令，打开“另存为”对话框，在左侧导航栏中单击“我的云文档”按钮，设置文档的保存位置并单击“保存”按钮，将文档保存为云文档。1.5.3知识准备为了方便办公，可以开启“文档上云”功能，将文档存放到云端，实现多地多设备同步编辑文档。（2）通过“协作状态区”上云单击“协作状态区”中的“云同步状态”按钮，打开如图所示对话框，单击“保存”按钮，将文档另存至云端。6.文档上云（3）通过“标签栏”上云将鼠标移到“标签栏”中“文档标签”处，会自动弹出一个文件状态浮窗。选择“上传至云空间”命令，打开“上传至云空间”对话框，再单击“立即上传”按钮，将文档保存为云文档。也可以右击“标签栏”中的“文档标签”，在弹出的快捷菜单中选择“另存为”或者“保存到WPS云文档”命令，都会打开“另存为”对话框，进行相关设置即可。1.5.3知识准备7.云文档的基本操作单击WPS365教育版首页标签，在左侧“主导航”栏中选择“文档”→“我的云文档”命令，在弹出的“我的云文档”面板中右击，在弹出的快捷菜单中可以选择“新建”→“文字”或“文件夹”等命令，如图所示。也可以在“我的云文档”面板右上角单击“新建”按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的命令，如图所示。1.5.3知识准备（1）新建云文档7.云文档的基本操作若要将“我的云文档”内的文档复制到其他文件夹中，可以单击WPS365教育版首页标签，在左侧“主导航”栏中选择“文档”→“我的云文档”命令，在“我的云文档”面板中右击需要复制的文档，在弹出的快捷菜单中选择“复制到”命令，在打开对话框中设置需要复制到的路径，再单击“粘贴”按钮完成复制，如图所示。1.5.3知识准备（2）复制云文档7.云文档的基本操作若要将“我的云文档”内的文档移动到其他文件夹中，可以在“我的云文档”面板中右击需要移动的文档，在弹出的快捷菜单中选择“移动到”命令，在打开的对话框中设置移动的路径，再单击“移动”按钮完成文档的移动，如图所示。注意此时在原来的位置上不再有被移动的文件。1.5.3知识准备（3）移动云文档7.云文档的基本操作在“我的云文档”面板中右击需要删除的文档，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，打开“删除”对话框，如图所示，单击“删除”按钮完成文档的删除。也可以在“我的云文档”面板中选中要操作的文档后，再单击面板右上角相应的按钮，进行相应的操作，如图所示。1.5.3知识准备（4）删除云文档7.云文档的基本操作在“我的云文档”面板中右击需要添加标记的文档，在弹出的快捷菜单中选择“星标”命令，或单击文档名右侧的星星标志，即可对此文档添加“星标”，如图所示。在“我的云文档”面板中右击需要添加标记的文档，在弹出的快捷菜单中选择“固定至常用”命令，即可将此文档固定至常用文件的下拉列表中，如图所示。1.5.3知识准备（5）标记云文档在日常工作中，用户常会将各种各样的文档上传到云文档。为了在后续的使用中能快速找到所需文档，可以使用“星标”功能来标记重要文件，使用“固定至常用”功能来标记常用文件。7.云文档的基本操作在“我的云文档”面板中右击需要导出的文档，在弹出的快捷菜单中选择“导出”命令，打开“选择下载路径”对话框，如图所示。选择本地路径，单击“确定”按钮，即可将云文档下载到本地。1.5.3知识准备（6）导出云文档8.协同办公单击工作界面右上角的“分享”按钮，弹出“协作”面板，如图所示。单击“和他人一起编辑”滑动按钮，打开“保存”对话框。单击“保存”按钮，打开“上传至云空间”对话框，因为需要将文档上传至云空间才能开启协作，单击“立即上传”按钮，如图所示。1.5.3知识准备日常工作中，经常会遇到一份文档需要多人同时编辑，这时就可以开启WPS的协作模式。通过在线协作模式可以实现与他人安全共享文档，可以设置接收人的操作权限，也可以记录操作者的每一步操作记录，从而大大提升文档操作的便捷性和安全性。1.5.4任务实现1.创建“邀请函”主文档，保存为云文档1.5.4任务实现启动WPS365教育版，新建一个空白文档。选择“文件”→“另存为”→“其他格式”命令，打开“另存为”对话框，设置“保存位置”为“我的云文档”，在“文件名称”文本框中输入文件名“邀请函-主文档”，文件类型设置为“WPS文字文件（*.wps）”，最后单击“保存”按钮。2.制作主文档单击“插入”选项卡“常用对象”组中的“图片”下拉按钮，在弹出的下拉面板中选择“本地图片”命令，打开“插入图片”对话框，选择一张图片作为邀请函的背景。右击图片，在弹出的快捷菜单中选择“文字环绕”→“其他布局选项”命令，在打开的“布局”对话框“文字环绕”选项卡中设置环绕方式为“四周型”；切换到“大小”选项卡，高度和宽度都设置为“相对值”，在文本框中输入“100”，单击“确定”按钮，整张图片就占满了整个页面。1.5.4任务实现（1）页面设置（2）设置页面背景单击“页面”选项卡“页面设置”组中的“纸张大小”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“A5（14.8厘米×21厘米）”。单击“纸张方向”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“横向”。2.制作主文档在图片上插入文本框，输入中文标题“邀请函”和英文标题“Invitation”，字体设置为“华文新魏”，字号为“小初”，字体颜色为“白色”，单倍行距。在“邀请函”和“Invitation”之间插入一条白色的1.5磅宽的实线作为装饰条。录入邀请函的文字内容，字体为“华文新魏”，字号为“小三”，字体颜色为“白色”，行距为固定值28磅，设计效果如图所示。1.5.4任务实现（3）设计邀请函2.制作主文档单击“保存”按钮，及时保存文档内容。单击工作界面右上角的“分享”按钮，在弹出的“协作”面板中单击“和他人一起编辑”滑动按钮，单击“复制链接”按钮，如图所示，将链接通过微信发送给指导老师，邀请其一起编辑文档。1.5.4任务实现（4）保存并分享邀请函3.修订主文档（1）打开“邀请函-主文档”单击链接，如图所示，打开云文档“邀请函-主文档”。

（2）修订“邀请函-主文档”单击“审阅”选项卡中的“修订”按钮，开启修订模式，在云文档中进行修改，修改完成效果如图所示。1.5.4任务实现4.接受修订主文档将文档下载到本地磁盘，存放到我的桌面。双击打开文档，如图所示，全部接受修订并保存文档，完成邀请函的主文档制作。1.5.4任务实现5.主文档定稿单击“审阅”选项卡“文档安全”组中的“文档定稿”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“文档定稿”命令，在打开的“文档定稿”对话框中单击“确定”按钮，将文档保存并