沃尔玛业务操作流程

南京含羞草食品有限公司（2007）销重2号T 沃尔玛操作流程 2007年7月18日沃尔玛业务操作流程一、主要业务操作流程：合同签订合同签订首单及新品进场首单及新品进场送货（含退货）送货（含退货）促销员驻场申请促销员驻场申请促销活动开展促销活动开展财务开票、结帐、对帐财务开票、结帐、对帐（一）、合同签订1、一般情况沃尔玛单店及区域采购经理均有签订采购合同的权力，如沃尔玛宁波店的合同可在上海总部签订，也可以在宁波当地签订。2、沃尔玛合同文本很规范，除了主合同文本外，还有几份附属的协议，如何填写可以咨询采购经理或助理，按其要求填写后交于采购，采购会将合同报深圳总部审批，审批后会返回采购，其中一份给我司。一般审批下来的时间是一至两个月之间，在此期间须追踪采购合同审批下来的进度，否则会出现无合同的现象。3、准备进场产品样品一份、质检报告各一份、企业相关证件各一份（主要有营业执照、卫生许可证、税务登记证、商标注册证、生产许可证、绿色食品证书、ISO管理体系认证证书、组织机构代码证、商品条码系统成员证书等）、产品报价单（含产品品名、规格、包装率、含税供价、未税供价、未税箱供价、建议零售价、原料原产地、条形码）、按要求填定沃尔玛MPS表，交由对应的采购。4、签订的附属合同文本中要求我司提供电子邮箱给沃尔玛，沃尔玛对帐单及相关告之信息会通过此邮箱发送给我司。电子邮箱尽量固定，不要因为人员的变动导致邮箱更改估目标量（分解到各品项）。然后与采购进行认真沟通磨合、确定旺季操作意向及方案；以此作为旺季沃尔玛门店的要货基本准则和控制标准。团购订单各区要第一时间了解现场促销员或业务是否为真实订单，以免采购恶性屯货；旺季要及时检核各门店库存情况，进行即时处理调拨。3、如退货单未下之前，可以与超市主管或采购沟通处理方式；退货单下达后，则我司只能无条件退货。内勤在收到退单之后，交由业务人员安排何时退货。4、退货需带上退货单及委托书一份，委托书需盖公章且必须原件。退货前一天，电话告之沃尔玛索赔部。退货时将退货单及委托书一并交由索赔部工作人员，将退货拉至收货部，由索赔人员、我司人员及沃尔玛收货人员、防损共同清点，确认无误并签字即可，我司拿其中一联。退货回单当天交由内勤处。（四）、促销员驻场申请1、申请：办理促销员要先到采购处拿沃尔玛展示促销协议书，按要求填写完整后并加盖公章，再交由采购（或传真），待沃尔玛审批同意后，会给我司一个促销申请号码（电话告知）及何时办理入场手续。促销人员资料准备齐全后，带上供应商促销人员入场清单及促销申请号码到沃尔玛门店促销部办理入场手续。2、促销人员手续要有身份证、学历证、健康证等，沃尔玛采购处有明文规定，也可以咨询采购助理。 3、促销人员办理手续时要交纳管理费，一般按周收取，一人20元/周。4、如开展促销活动需要店内的促销车或其它设备，仍用沃尔玛展示促销协议书填写，待申请下来后，同样至沃尔玛门店办理手续，同时交纳一定的使用费用。例：促销车子旺季期间每周200元使用费等。（五）、促销活动开展 1、沃尔玛店内较常见的促销活动方式有：特价、DM、试吃、买赠、捆绑等。2、促销活动与采购经理洽谈，门店无决策权力，但门店有反馈的权力，一般采购经理在审批促销活动时会事先征询门店的意见。在与采购经理洽谈之前需准备相关资料：特价产品或DM产品MPS表（产品进场及降价/调价均用此表）、捆绑产品样品、试吃活动或买赠活动告之内容的公函等。3、特价申请至少提前一周以上递交MPS表，以便采购有充足的时间安排我司促销活动。若要上DM，需提前60天左右提送样品及促销计划书，交至对方采购，我司需追踪DM是否批下（因为DM是否批下，对方不会传确认单给我司），具体档期，才好准备货源。在DM及特价的档期内，订单上的价格与MPS表的促销供价是一致的。4、捆绑促销，如我司在送货之前即捆绑好的，需注意赠送的产品不能有条形码，如果同样是食品赠送的产品必须有生产日期；如送货至沃尔玛收货部或将赠品带入沃尔玛超市后才捆绑，如赠品无条形码的，经收货人员同意后，可直接带入捆绑，如赠品有条形码的，则要向收货人员领取促销标签，按要求一一覆盖条形码后，才能捆绑。试吃产品则需要有生产日期及品名，贴上促销标签后才可进入超市。5、如买赠活动是凭消费者收银小票到服务台领取赠品的，则需填一份赠品清单（采购处有固定文本），将赠品明细填清楚后，加盖公章，连同赠品至沃尔玛收货处，由收货人员、服务台人员共同点清，赠品拉至服务台即可。6、促销活动的告之可以将活动内容请促销部相关人员写在POP上，在活动产品旁展示。7、一般沃尔玛不允许厂家的POP、宣传画、地堆围布等进场宣传，挂筐挂条、形象包柱也是不允许的。如需进场宣传，应经采购同意及门店主管同意方可。（补充促销订单的下单？？？）8、注意事项：A、开展试吃活动时，促销人员需带口罩、带一次性手套，小盘子及食品夹子，介绍时，最好有耳麦；B、赠品进了沃尔玛超市后，如未用完，很难再调得出来，所以赠品应少量多次的进，做好数量的控制。C、DM海报费一般按单品数计算，一个单品大约600元左右（淡季），旺季可能1000元左右，此价格未明确规定，可与采购协商。确认费用后，采购会发一份扣款协议书至我司，如确认无误，签字盖章回传。其余如有扣款费用均有扣款协议书。D、DM海报或惊爆促销产品，门店可以免费提供地堆陈列支持。（六）、财务对帐及结帐A、开票及交付发票1、沃尔玛结帐一般为货到60天，对帐款的规定很清楚，信誉也很好，只要我司按时开票，结款资料准确，都能按时回款。一般发票应在结帐前一个月寄到，如6月1日至6月20日期间的送货，在6月25日前寄到，6月21日至7月10日的票在7月15日前寄到即可。如果发票开得太迟，则会影响我司的回款时间。2、发票的开具，参照《沃尔玛供应商货款结算须知》，内有详细说明。为加快发票的处理速度，以订单为最小结算单位开具发票。即当一份订单有两次或超过两次以上的送货时，须将订单的所有送货金额开在一张发票上结款。一张发票可对应多份订单，但要确保这几份订单的所有送货金额一次开完。《沃尔玛供应商货款结算须知》一般在合作之初，沃尔玛就会给我司。3、将开好的发票以EMS寄至沃尔玛深圳总部。B、结帐及对帐1、沃尔玛的付款清单（即对帐单）会在到帐前4-5天，以邮件形式发至我司在合作之初设定的邮箱，付款清单详细说明了，几号付款哪张发票，多少金额，哪天付款等。具体如下：付款发票明细

(每周五)

已扣除索赔清单

(随付款明细)，一般指退货；

问题发票明细

(每周一)

未处理索赔明细

(每月初)货款到期时，会自动打入我司在合作之初设定的帐号。2、我司财务人员将沃尔玛付款清单与我司的开票明细比对，检查是否差错。如有问题，填写一份问题单说明表（沃尔玛统一格式），按要求写清楚寄至深圳总部财务组收，如以EMAIL方式进行查询时，务必以供应商号码作为主题名称，发至沃尔玛指定邮箱跟踪反馈结果。或者也可以直接打沃尔玛总部财务的电话询问如何处理。附件1：《关于沃尔玛中国总部搬迁，邮寄地址及联系方式变更的通知》附件2：《供应商付款清单》