安全生产文件档案管理制度

安全生产文件档案管理制度（一）目的为加强公司安全生产文件档案管理，确保安全生产文件档案的完整性、准确性和系统性，便于查阅和利用，有效支持公司安全生产工作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门安全生产文件档案的管理。（三）职责1.安全管理部门负责制定和完善安全生产文件档案管理制度，并组织实施。指导、监督各部门安全生产文件档案的收集、整理、归档工作。负责安全生产文件档案的分类、编号、保管、查阅、借阅等日常管理工作。定期对安全生产文件档案进行清理、鉴定，销毁过期或无用的文件档案。2.各部门负责本部门安全生产文件档案的收集、整理、分类，并定期移交安全管理部门归档。明确专人负责本部门安全生产文件档案的管理，确保文件档案的安全和完整。按照规定的程序和要求，办理安全生产文件档案的查阅、借阅手续。二、文件档案的收集（一）收集范围1.国家和地方有关安全生产的法律法规、标准规范、政策文件等。2.上级主管部门下达的安全生产文件、通知、指令、通报等。3.公司制定的安全生产规章制度、操作规程、应急预案等。4.安全生产会议记录、纪要、决议等。5.安全检查记录、隐患排查治理报告、安全评估报告等。6.安全生产教育培训记录、资料、证书等。7.事故报告、调查处理报告、事故统计报表等。8.安全设施设备的设计、安装、调试、验收、运行、维护等相关文件资料。9.安全生产投入计划、费用清单、使用情况报告等。10.其他与安全生产有关的文件档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责安全生产文件档案的收集工作，确保文件档案及时、完整地收集。2.对于外来文件，如法律法规、标准规范、上级文件等，应及时签收、登记，并传递给相关部门和人员。3.内部文件的形成部门应在文件产生后及时整理，按照规定的格式和要求进行编号、登记，然后移交安全管理部门。4.安全生产文件档案应收集原件，如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。5.收集的文件档案应字迹清晰、内容完整，签字、盖章等手续齐全。三、文件档案的整理（一）分类原则安全生产文件档案按照文件的来源、内容、形式等进行分类，一般分为以下几类：1.法律法规类：国家和地方有关安全生产的法律法规、标准规范等。2.上级文件类：上级主管部门下达的安全生产文件、通知、指令、通报等。3.公司制度类：公司制定的安全生产规章制度、操作规程、应急预案等。4.会议记录类：安全生产会议记录、纪要、决议等。5.安全检查类：安全检查记录、隐患排查治理报告、安全评估报告等。6.教育培训类：安全生产教育培训记录、资料、证书等。7.事故管理类：事故报告、调查处理报告、事故统计报表等。8.设施设备类：安全设施设备的设计、安装、调试、验收、运行、维护等相关文件资料。9.投入费用类：安全生产投入计划、费用清单、使用情况报告等。10.其他类：其他与安全生产有关的文件档案。（二）编号方法安全生产文件档案采用分类编号法进行编号，编号格式如下：[分类代码][年份][顺序号]其中：分类代码：采用两位数字表示文件档案的类别，如"01"表示法律法规类，"02"表示上级文件类等。年份：采用四位数字表示文件档案形成的年份，如"2023"。顺序号：采用三位数字表示同一类别文件档案的顺序号，从"001"开始依次编号。例如："012023001"表示2023年形成的第1份法律法规类文件档案。（三）整理步骤1.装订：对纸张规格不一致、破损或折叠的文件进行修整、裱糊或折叠，使其规格统一，并采用线装或胶装等方式进行装订。2.编页号：在文件的右上角或右下角编写页号，空白页不编号。3.编制目录：根据文件档案的分类和编号，编制文件档案目录，目录应包括文件档案的编号、题名、日期、页数等内容。4.装盒：将整理好的文件档案按照类别和编号顺序装入档案盒，并在档案盒上标明类别、年份、起止编号等信息。四、文件档案的归档（一）归档时间1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的安全生产文件档案整理完毕，并移交安全管理部门归档。2.对于临时性或阶段性的安全生产工作文件档案，应在工作结束后及时整理归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的安全生产文件档案移交安全管理部门时，应填写《安全生产文件档案移交清单》，清单一式两份，双方签字确认后各执一份。2.安全管理部门对接收的文件档案进行核对、检查，确认无误后，按照分类编号顺序进行存放，并更新档案目录。五、文件档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的安全生产文件档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对安全生产文件档案进行检查，确保文件档案的安全和完整。2.对于破损、褪色、变质的文件档案，应及时进行修复或复制。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。4.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。（三）保管期限安全生产文件档案的保管期限根据文件档案的性质和重要程度确定，一般分为以下几种：1.永久保存：法律法规、公司重要规章制度、事故调查处理报告等具有长期保存价值的文件档案。2.定期保存：其他安全生产文件档案根据其重要程度和使用频率，分别确定保存期限为10年、5年、3年等。保管期限届满的文件档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。六、文件档案的查阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅安全生产文件档案的，应填写《安全生产文件档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到安全管理部门查阅。2.外部单位或人员因工作需要查阅安全生产文件档案的，应持单位介绍信或相关证明文件，填写《安全生产文件档案查阅申请表》，经公司分管安全领导签字同意后，到安全管理部门查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写《安全生产文件档案查阅申请表》，说明查阅目的、内容和范围等。2.申请表经审批后，档案管理人员根据查阅人提供的信息，查找相应的文件档案，并提供给查阅人查阅。3.查阅人应在档案查阅室进行查阅，不得将文件档案带出查阅室。如需复印或摘录文件档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行办理。4.查阅人查阅完毕后，应及时将文件档案归还档案管理人员，并在《安全生产文件档案查阅登记表》上签字确认。（三）查阅记录档案管理人员应对文件档案的查阅情况进行记录，记录内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅文件档案名称、查阅目的、查阅内容等。查阅记录应妥善保管，以备查询。七、文件档案的借阅（一）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅安全生产文件档案的，应填写《安全生产文件档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到安全管理部门办理借阅手续。2.外部单位或人员原则上不得借阅安全生产文件档案，如有特殊情况需要借阅的，应持单位介绍信或相关证明文件，填写《安全生产文件档案借阅申请表》，经公司分管安全领导签字同意后，到安全管理部门办理借阅手续。（二）借阅程序1.借阅人填写《安全生产文件档案借阅申请表》，说明借阅目的、期限和归还日期等。2.申请表经审批后，档案管理人员根据借阅人提供的信息，查找相应的文件档案，并办理借阅手续。借阅手续包括填写《安全生产文件档案借阅登记表》，双方签字确认等。3.档案管理人员将文件档案交给借阅人，并告知借阅人注意事项，如不得转借、不得擅自复制、不得污损文件档案等。4.借阅人应在规定的期限内归还文件档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。5.借阅人归还文件档案时，档案管理人员应进行检查，确认文件档案完好无损后，办理归还手续，并在《安全生产文件档案借阅登记表》上注明归还日期。（三）借阅期限安全生产文件档案的借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需要延长借阅期限的，应经档案管理人员同意，但最长不得超过[X]个工作日。八、文件档案的销毁（一）销毁范围1.保管期限届满且无保存价值的安全生产文件档案。2.因保管不善或其他原因导致破损、变质、无法使用的文件档案。3.已被新的文件档案替代且无需留存的文件档案。（二）销毁程序1.档案管理人员定期对安全生产文件档案进行清理，提出销毁意见，填写《安全生产文件档案销毁申请表》，报安全管理部门负责人审核。2.安全管理部门负责人对销毁申请表进行审核，审核同意后报公司分管安全领导审批。3.公司分管安全领导审批通过后，由档案管理人员会同相关部门人员共同对拟销毁的文件档案进行清点、核对，确认无误后进行销毁。4.文件档案销毁时，应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保