印章管理制度

印章管理制度一、总则1.目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属单位的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。3.印章管理原则印章管理遵循"统一领导、分级负责、规范使用、严格监督"的原则，确保印章使用安全、规范、有效。

二、印章的刻制、启用与废止1.印章刻制公司各类印章的刻制由行政部门统一负责。因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。行政部门凭总经理审批后的《印章刻制申请表》，到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。印章刻制完成后，行政部门应及时将印章的印模进行留存，并做好登记备案工作。2.印章启用新刻制的印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、印章保管人等信息，并附印章印模。《印章启用申请表》经部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。印章启用时，行政部门应将启用通知发送至各相关部门和单位，明确印章的使用范围、使用流程等事项。3.印章废止因机构调整、名称变更、印章损坏等原因需要废止印章时，由行政部门填写《印章废止申请表》，详细说明废止原因、印章名称、废止日期等信息，并附废止印章印模。《印章废止申请表》经部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。印章废止后，行政部门应及时将废止印章进行封存，并按照公司档案管理规定进行妥善保管，严禁私自销毁。

三、印章的保管1.保管责任公司公章、合同专用章、财务专用章由行政部门指定专人保管；法定代表人章由法定代表人或其授权人保管；部门章由各部门负责人或其指定专人保管。印章保管人应与公司签订《印章保管责任书》，明确保管责任和义务。2.保管要求印章保管人应妥善保管印章，确保印章安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。印章保管人因出差、请假等原因需要暂时移交印章时，应填写《印章移交登记表》，将印章移交给指定的临时保管人，并办理交接手续。临时保管人在保管印章期间应严格遵守本制度的规定，不得擅自使用印章。印章保管人离职时，应将印章及相关资料移交给行政部门指定的人员，并办理交接手续。交接手续应包括印章的名称、数量、规格、启用日期、废止日期等信息，并由双方签字确认。

四、印章的使用1.使用范围公章适用于公司对外的各类重要文件、合同、协议、证明等的签署；合同专用章适用于公司对外签订的各类合同；财务专用章适用于公司财务收支、银行结算等业务；法定代表人章适用于公司法定代表人授权的特定业务；部门章适用于各部门内部的文件、通知、报表等的签署。严禁将公章、合同专用章、财务专用章等用于与公司业务无关的事项。2.使用流程印章使用人应填写《印章使用申请表》，详细说明使用事项、使用部门、使用时间、使用份数等信息，并附相关文件、合同、协议等资料。《印章使用申请表》经部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。如遇紧急情况，无法事先获得总经理审批时，印章使用人应电话请示总经理同意后，先行使用印章，但事后应及时补办审批手续。印章保管人在收到经审批后的《印章使用申请表》后，应认真核对申请表上的各项内容与所附资料是否一致，确认无误后，方可在指定位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上进行登记。印章使用人应在使用印章后，及时将《印章使用申请表》及相关资料归档保存。3.用印要求印章应加盖在文件、合同、协议等资料的指定位置，确保印章清晰、端正、完整。严禁在空白纸张、空白合同、空白协议等上加盖印章。如因工作需要必须在空白纸张上加盖印章时，应在空白纸张上注明用途，并经总经理审批同意。印章使用人应对所使用印章的真实性、合法性负责，如因印章使用不当给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任。

五、印章的监督与检查1.监督职责行政部门负责对公司印章的管理和使用情况进行监督检查，确保印章使用符合本制度的规定。财务部门负责对财务专用章的使用情况进行监督检查，确保财务收支、银行结算等业务的印章使用规范、安全。审计部门负责对公司印章的管理和使用情况进行定期审计，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.检查内容印章保管情况，包括印章是否存放在安全可靠的地方，是否配备必要的防盗、防火、防潮设施等。印章使用情况，包括印章使用流程是否规范，审批手续是否齐全，用印记录是否完整等。印章废止情况，包括废止印章是否及时封存，是否按照公司档案管理规定进行妥善保管等。3.检查方式定期检查，行政部门、财务部门、审计部门应定期对公司印章的管理和使用情况进行检查，检查周期为每季度一次。不定期抽查，行政部门、财务部门、审计部门可根据工作需要，不定期对公司印章的管理和使用情况进行抽查。4.问题处理对于检查中发现的问题，检查部门应及时下达《印章管理检查整改通知书》，要求印章保管人或使用人限期整改。印章保管人或使用人应在接到《印章管理检查整改通知书》后，认真分析问题产生的原因，制定切实可行的整改措施，并在规定的期限内完成整改。对于整改不力或拒不整改的印章保管人或使用人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。

六、印章管理的信息化建设1.信息化管理平台建设公司应建立印章管理信息化平台，实现印章的在线申请、审批、使用、登记、查询等功能，提高印章管理的效率和透明度。印章管理信息化平台应与公司的办公自动化系统、财务管理系统等进行集成，实现信息共享和协同办公。2.电子印章应用公司应积极推进电子印章的应用，对于符合法律法规规定的电子文件、合同、协议等，可采用电子印章进行签署，提高工作效率，降低成本。电子印章的制作、使用、管理应符合国家相关法律法规和行业标准的要求，并确保电子印章的安全性和可靠性。

七、附则1.制度解释权本制度由公司行政部门负责解释。2.制度修订本制度根据国家法律法