公司公用财物管理制度

公司公用财物管理制度一、总则1.目的为加强公司公用财物的管理，保障公司资产的安全与完整，提高资产使用效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。3.定义本制度所称公用财物，是指公司为满足日常办公、经营活动等需要而购置、使用的各类资产，包括但不限于办公设备、家具、交通工具、通讯设备、电子设备、仪器仪表、工具器具等。

二、管理职责1.资产管理部门负责制定和完善公司公用财物管理制度，并组织实施。负责公司公用财物的采购、验收、登记、入账、保管、调配、清查、盘点等日常管理工作。定期对公司公用财物进行清查盘点，确保账实相符，对盘盈、盘亏、报废等情况及时进行处理。负责建立健全公司公用财物台账，详细记录财物的名称、规格、型号、数量、购置时间、使用部门、存放地点等信息。指导和监督各部门公用财物的使用和管理工作，对违规行为进行纠正和处理。2.使用部门负责本部门公用财物的日常使用、维护和保管，确保财物的正常使用和安全完好。配合资产管理部门做好公用财物的清查盘点工作，如实提供财物使用情况。负责提出本部门公用财物的购置、调配、报废等申请，并按照公司规定的程序办理相关手续。对本部门员工进行公用财物管理知识的宣传和教育，增强员工的爱护意识。3.财务部门负责公司公用财物购置资金的预算安排和审核，确保资金的合理使用。按照国家财务制度和公司财务规定，对公用财物进行账务处理，及时准确地记录财物的增减变动情况。定期与资产管理部门核对账目，监督公用财物的使用情况，对发现的问题及时提出整改意见。参与公司公用财物的清查盘点工作，对盘盈、盘亏、报废等情况进行财务审核，并按照规定进行账务处理。

三、购置与验收1.购置计划各部门根据工作需要，提前编制公用财物购置计划，详细列出购置财物的名称、规格、型号、数量、预算金额等信息，并提交至资产管理部门。资产管理部门对各部门提交的购置计划进行汇总审核，结合公司实际情况和财务预算，提出购置计划的调整意见，报公司领导审批。经公司领导审批后的购置计划作为公用财物采购的依据，资产管理部门按照审批后的计划组织实施采购工作。2.采购流程资产管理部门根据批准的购置计划，按照公司采购管理规定，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括但不限于招标采购、询价采购、竞争性谈判采购等。在采购过程中，应严格遵守相关法律法规和公司采购制度，确保采购程序合法合规，采购价格合理公正。采购合同签订后，采购人员应及时将合同副本提交至资产管理部门备案。3.验收程序公用财物到货后，采购人员应及时通知资产管理部门、使用部门等相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对财物的数量、规格、型号、质量等进行认真检查，确保财物符合要求。对于大型设备、贵重物品等，应邀请专业技术人员或相关专家进行验收，并出具验收报告。验收合格后，验收人员应在验收单上签字确认，资产管理部门根据验收单办理入账手续。如发现财物存在质量问题或与合同不符等情况，应及时与供应商协商解决。

四、登记与入账1.资产登记资产管理部门应在公用财物验收合格后，及时进行资产登记，将财物的详细信息录入公司资产管理系统或台账。资产登记内容包括财物名称、规格、型号、数量、购置时间、购置价格、使用部门、存放地点、资产编号等。对每一项公用财物应赋予唯一的资产编号，以便于管理和查询。2.入账处理财务部门根据资产管理部门提供的验收单和资产登记信息，按照国家财务制度和公司财务规定进行入账处理。对于购置的公用财物，应按照实际成本计入固定资产或低值易耗品等相应科目，并计提折旧或摊销。入账后，财务部门应定期与资产管理部门核对账目，确保账账相符。

五、保管与使用1.保管要求公用财物应指定专人负责保管，保管人员应熟悉财物的性能和使用方法，做好日常维护和保养工作。保管人员应建立公用财物保管台账，详细记录财物的出入库情况，确保账物相符。公用财物应存放在安全、整洁、通风良好的场所，避免受到损坏、丢失或被盗。对于贵重物品、危险物品等，应采取特殊的保管措施。定期对公用财物进行检查和盘点，发现问题及时报告并处理。如因保管不善造成财物损坏、丢失等情况，保管人员应承担相应责任。2.使用规范公用财物的使用应严格按照操作规程进行，不得擅自更改或拆卸。如因工作需要确需更改或拆卸的，应经资产管理部门批准，并由专业人员进行操作。使用部门应合理安排公用财物的使用，提高使用效率，避免浪费和闲置。对于长期闲置的财物，应及时通知资产管理部门进行调配。员工在使用公用财物过程中，应爱护财物，保持财物的清洁和完好。如发现财物损坏，应及时报告保管人员或资产管理部门，并填写维修申请单。公用财物不得擅自转借、出租或用于与公司业务无关的活动。如因特殊情况需要转借、出租的，应经公司领导批准，并办理相关手续。

六、调配与转移1.调配原则公司公用财物的调配应遵循合理、高效、节约的原则，根据工作需要和资产使用情况，进行统一调配，提高资产的使用效益。在调配公用财物时，应优先考虑内部调配，尽量减少重复购置。2.调配程序使用部门因工作需要调配公用财物的，应填写公用财物调配申请表，详细说明调配原因、调配财物的名称、规格、型号、数量等信息，并提交至资产管理部门。资产管理部门对调配申请进行审核，根据实际情况进行调配安排。如涉及跨部门调配的，应征求相关部门意见。调配申请经批准后，资产管理部门应及时办理财物的交接手续，并更新资产登记信息。3.转移管理因公司机构调整、业务变更等原因需要转移公用财物的，由资产管理部门统一组织实施。在转移公用财物时，应按照规定进行资产清查和盘点，确保财物的数量、质量等与账面记录一致。转移完成后，资产管理部门应及时办理资产转移手续，调整资产登记信息，并通知财务部门进行相应的账务处理。

七、维修与报废1.维修管理公用财物出现故障或损坏需要维修的，使用部门应填写维修申请单，详细说明故障情况、维修要求等信息，并提交至资产管理部门。资产管理部门对维修申请进行审核，根据财物的性质和维修难度，确定维修方式和维修单位。对于重大维修项目，应进行招标或询价后选择维修单位。维修单位应按照维修合同或协议进行维修，确保维修质量。维修完成后，使用部门应组织验收，验收合格后在维修申请单上签字确认。资产管理部门应及时记录维修情况，包括维修时间、维修内容、维修费用等，并将维修费用按照规定进行报销。2.报废管理公用财物符合下列条件之一的，可以申请报废：已超过规定使用年限，且无法正常使用的；因技术进步等原因，已被淘汰或无法满足工作需要的；因自然灾害、意外事故等原因，造成严重损坏且无法修复的；其他经鉴定确实无法继续使用的。公用财物报废时，使用部门应填写公用财物报废申请表，详细说明报废原因、财物名称、规格、型号、数量、购置时间等信息，并提交至资产管理部门。资产管理部门组织相关人员对报废申请进行审核和鉴定，必要时可邀请专业技术人员或相关专家参与。审核通过后，报公司领导审批。经公司领导批准后的报废申请，资产管理部门应按照规定进行报废处理。对于有残值的报废财物，应进行变卖或回收，变卖收入或回收款项应及时上缴公司财务部门。报废处理完成后，资产管理部门应及时更新资产登记信息，并通知财务部门进行相应的账务处理。

八、清查与盘点1.清查盘点计划资产管理部门应定期制定公司公用财物清查盘点计划，明确清查盘点的范围、时间、方法和人员等。清查盘点计划应报公司领导批准后实施。清查盘点范围包括公司所有公用财物，清查盘点时间一般为每年至少一次，可根据实际情况适当增加清查盘点次数。2.清查盘点方法清查盘点采用实地盘点法，对公用财物的数量、质量、存放地点等进行逐一核对。清查盘点人员应认真填写清查盘点表，详细记录财物的实际情况。对于盘盈、盘亏、报废等情况，应注明原因和处理意见。在清查盘点过程中，如发现账实不符等问题，应及时查明原因，并进行调整。对于重大问题，应及时报告公司领导。3.清查盘点报告清查盘点工作结束后，资产管理部门应编制清查盘点报告，对清查盘点情况进行总结和分析。清查盘点报告应包括清查盘点的基本情况、发现的问题、处理意见和建议等内容。清查盘点报告经公司领导审核后，作为公司公用财物管理决策的重要依据。同时，资产管理部门应根据清查盘点结果，及时调整资产登记信息和账务记录，确保账实相符。

九、监督与检查1.内部监督公司建立健全公用财物内部监督机制，资产管理部门、财务部门等应定期对公用财物的管理情况进行检查和监督，及时发现问题并督促整改。内部审计部门应定期对公司公用财物管理情况进行审计，重点检查公用财物管理制度的执行情况、资产的安全与完整情况、资金的使用效益情况等，对发现的违规违纪问题依法进行处理。2.员工监督全体员工有权对公司公用财物的管理情况进行监督，如发现违规行为或资产损失等情况，应及