长沙市岳麓区新希望鲜奶经营部对天津甘蒂国际贸易有限公司客户的商务接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1接待背景介绍...............................................................................................................1

1.1长沙市岳麓区新希望鲜奶经营部简介............................................................1

1.2天津甘蒂国际贸易有限公司简介....................................................................1

1.3此次接待的业务背景........................................................................................2

2人员基本情况...............................................................................................................2

2.1接待人员基本情况............................................................................................2

2.2来访人员基本情况............................................................................................2

3接待安排.......................................................................................................................2

3.1日程安排............................................................................................................2

3.2接待时间与地点................................................................................................3

3.3接机安排............................................................................................................3

3.3.1接机时间与地点.....................................................................................3

3.3.2车辆座位安排.........................................................................................4

3.4部门安排............................................................................................................4

3.5谈判组安排........................................................................................................5

3.6住宿安排............................................................................................................5

3.7晚宴安排............................................................................................................7

3.7.1晚宴座位安排.........................................................................................7

3.7.2晚宴菜单.................................................................................................7

3.8送行安排............................................................................................................8

3.9经费预算与报销................................................................................................8

3.9.1经费预算.................................................................................................8

3.9.2经费报销.................................................................................................9

3.9.3控制经费预算.........................................................................................9

3.10后期复盘..........................................................................................................9

II

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4注意事项.......................................................................................................................9

4.1接待环境要求....................................................................................................9

4.2接待工作要求..................................................................................................10

4.3会议室内部布置..............................................................................................10

4.4晚宴注意事项..................................................................................................10

4.5备用方案..........................................................................................................11

参考资料.........................................................................................................................12

III

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长沙市岳麓区新希望鲜奶经营部对天津甘蒂国际贸

易有限公司客户的商务接待方案设计

1接待背景介绍

1.1长沙市岳麓区新希望鲜奶经营部简介

长沙市岳麓区新希望鲜奶经营部成立于2022年06月10日，注册地位于长

沙市岳麓区望岳街道金星新村社区金星佳园小区5栋9单元1楼。经营范围包

括许可项目:食品销售。一般项目:居民日常生活服务。长沙市岳麓区新希望鲜

奶经营部是湖南新希望南山液态乳液有限公司旗下的代理商。湖南新希望南山

液态乳业有限公司为新希望集团旗下子公司，是新希望集团乳业版块在湖南的

一个重要据点，公司位于长沙望城经济技术开发区雷锋大道108号，是一家集

生产、加工、销售和科研于一体的现代化乳制品生产企业。公司具有年产15万

吨的生产能力，车间建筑面积10000多平方，10多条常低温生产线，产品涵盖

三大系列60多个品种，其中初心饮用型酸奶、熟酸奶、24小时鲜奶、长沙记忆、

酸奶工坊、南山牌老酸奶、果粒酸奶等产品深受消费者的喜爱。

1.2天津甘蒂国际贸易有限公司简介

天津甘蒂国际贸易有限公司是国内主要的进口食品贸易公司，致力于国际

品牌优质食品的推广及运营，经过多年发展，公司陆续在北京、上海、大连、

沈阳、深圳、成都、湖北、西安等城市设立运营中心。公司经营范围主要涉及

进口食品领域，并与世界知名厂商建立了广泛和稳定的合作关系，经营的品种

主要为奶制品、粮油、调味品、休闲食品、饮料、冲调等几大类，自主进口的

品牌多达数十种，并与500余家知名零售终端门店建立长期合作关系。天津甘

蒂国际贸易有限公司是中国主要的进口食品贸易公司，致力于国际品牌优质食

品的推广及运营，现主要从德国、意大利、西班牙、美国、荷兰等国进口食品。

甘蒂公司经营范围主要涉及进口食品领域，与世界知名厂商建立了广泛和稳定

的合作关系。甘蒂人一直坚持“只为健康生活”的经营理念，以满足顾客的需

要为目标，通过和合作伙伴与终端客户之间建立稳固的利益共同体，实现共同

发展、共同成长并努力创造健康生活传播幸福味道。其旗下的甘蒂牧场牛奶奶

味香浓，蛋白质含量很高，口感非常顺滑，颇受广大消费者的喜爱。

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1.3此次接待的业务背景

天津甘蒂国际贸易有限公司是国内比较知名的进口食品贸易公司，天津甘

蒂国际贸易有限公司曾在2019年与我司总部有过一次业务往来，合作效果较好，

其旗下的甘蒂牧场牛奶在国内深受广大消费者的喜爱。近些年，随着消费升级

的到来和国民健康意识的日渐普及，乳制品消费量大幅提升，市场利好，迎来

了发展的“黄金时期”，鉴于其经营理念，我司决定与其合作共同推出联名品牌。

天津甘蒂国际贸易有限公司定于2023年6月26日派李新等人前往我司进行有

关此次联名品牌的合作事宜的交流，为使本次交流的顺利进行特制定此接待方

案。

2人员基本情况

2.1接待人员基本情况

表1接待人员基本情况

姓名性别职务年龄

朱健男总经理42

蔡伟男行政部经理32

邓兵男司机30

高启强男司机30

2.2来访人员基本情况

表2来访人员基本情况

姓名性别职务年龄

李新男总经理45

王泰男品牌部总监40

林书婷女总经理助理24

杨万里男总监秘书28

3接待安排

3.1日程安排

2

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表3日程表

日程表

日期时间内容地点备注

2023年6月12：30总经理、助理黄花机场机票*4

26日及相关人员接

机

16：30-18：00休息亚朵酒店

18：30-20：00欢迎晚宴亚朵酒店8人

2023年6月8：00-8：40早餐亚朵酒店酒店含早

27日9：00-11：30总经理陪同参公司生产部

观

12：00-13：30午餐亚朵酒店5人

14：00-17：00会议公司会议室

18：30欢送晚宴亚朵酒店安排2000

礼物2000

2023年6月8：00-8：40早餐亚朵酒店酒店含早

28日8：40-10：30收拾行李亚朵酒店

10：30总裁、总经理、黄花机场机票*4

助理及相关人

员送行

3.2接待时间与地点

接待时间：2023年6月26日至2023年6月28日

接待地点：长沙黄花机场、亚朵酒店、公司

3.3接机安排

3.3.1接机时间与地点

接机时间：2023年6月26日

接机地点：长沙黄花机场(长沙市长沙县黄花镇机场大道308号)

3

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图16月26日天津-长沙航班信息

图26月28日长沙-天津航班信息

3.3.2车辆座位安排

表4车辆座位安排

第一辆车

驾驶位副驾驶位

邓兵朱健

驾驶位后副驾驶位后

林书婷李新

第二辆车

驾驶位副驾驶位

高启强蔡伟

驾驶位后副驾驶位后

杨万里王泰

3.4部门安排

接待组：接待客户来访；制定接待方案；做好配套服务。

谈判组：制定出总目标、最优目标和最低目标；制定谈判文件；参与谈判

工作。

行政部：负责会务的工作安排；做好后勤工作，包括来访人员的食宿安排

和来回机票预定，负责用于接待的车辆调度。

秘书：协助领导制定决策；做好来访接待工作；处理文件，做好会议纪要

整理会议资料。

财务部：编制和执行预算，以确保资金的有效使用。严格审核报销凭证，

整理报销单据。

4

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安保部：负责接待过程中各类事故的检查与处理。

3.5谈判组安排

主谈：李新

决策人：刘涛

公关顾问：刘林明

法律顾问：周斯娜

销售顾问：吴佳丽

技术顾问：陈班明

品牌顾问：彭韬

财务顾问：宫铭

3.6住宿安排

酒店：长沙滨江金融中心亚朵酒店

地址：长沙市岳麓区银盆岭街道银双路49号弘坤君寓大厦

表5住宿安排

光明食品集团人员入住房间号备注

公司总经理（男）A606高级江景大床房（含早）

公司品牌部总监（男）A607高级江景大床房（含早）

公司总经理助理（女）A306豪华精品大床房（含早）

公司总监秘书（男）A307豪华精品大床房（含早）

5

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图3高级江景大床房直拍图

图4豪华精品大床房直拍图

6

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3.7晚宴安排

3.7.1晚宴座位安排

图5晚宴座位安排

3.7.2晚宴菜单

表66月26日晚宴菜单

序号名称数量价格

1炊烟小炒黄牛肉1份78元

2香芋排骨1份52元

3皮蛋辣椒擂茄子1份28元

4香辣鲈鱼1份69元

5酸辣跳跳蛙1份78元

6湘式烤鸭1份52元

7毛氏红烧肉1份60元

8海带筒子骨汤1份38元

9玉米排骨汤1份32元

10糖饺1份26元

11劲酒1箱280元

12百威啤酒1打180元

13加多宝2瓶30元

14雪碧2瓶30元

15西瓜1盘18元

16哈密瓜1盘18元

17总计1069元

7

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表76月27日晚宴菜单

序号名称数量价格

1鸭掌筋1份78元

2酸萝卜炒肚丝1份52元

3酸辣鱿鱼卷1份28元

4香菜炒牛肉1份69元

5砂锅脆皮豆腐1份78元

6辣椒炒肉1份52元

7肉嫩子火焙鱼1份60元

8胡椒猪肚炖鸡汤1份38元

9冬瓜海带老鸭汤1份32元

10桂花冰粉1份26元

11椰汁1箱280元

12橙汁1打180元

13白酒2瓶30元

14雪花啤酒2瓶30元

15橙子1盘18元

16梨1盘18元

17总计1069元

3.8送行安排

2023年6月28日下午，员工提前将横幅挂在酒店门口，由总裁将客户送上

提前准备好的车，总经理及其助理陪同客户前往黄花机场登机。

3.9经费预算与报销

3.9.1经费预算

表8经费预算

序号类型名称规格数量总金额

16月26日机票（公务舱）1657/张46628元

26月26日航班意外险60/人/程4240元

36月26日机建燃油费110/人/程4440

46月28日机票（公务舱）2090/张48360元

56月28日航班意外险60/人/程4240元

66月28日机建燃油费110/人/程4440

7接送车辆邮费1400元

8欢迎横幅180元

9欢送横幅180元

8

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106月26日晚宴8人/桌11069元

116月27日午餐88/位5440元

126月27日欢送晚宴8人/桌11069元

136月28日午餐88/位5440元

146月26日酒店费用603/位21206元

156月26日酒店费用438/位2876元

166月27日酒店费用603/位21206元

176月27日酒店费用438/位2876元

18礼物42000

19会议杂物费1300

20备用费13000

21合计29390

注：午餐接待共有5人，有1名陪同人员和4名客户。

3.9.2经费报销

由行政部收集好所有费用发票并找相关费用负责人签字，找财务部报销。

再由财务部人员根据公司财务制度与财务管理规定对原始凭证的合法性、真实

性以及准确性进行核查。

3.9.3控制经费预算

相关工作人员要严格控制经费支出，坚决杜绝铺张浪费，严格界定开支范

围，不得随意扩大。所有招待会和活动都应力求精简和高效。

3.10后期复盘

于2023年6月29日上午在公司会议室召开复盘会，基于目标，回顾事实。

从复盘的目标出发，对照如今的结果，回顾整个活动过程。列出哪些工作做得

好、哪些工作做得不到位、走过了哪些不该走的弯路。其次，对活动过程活动

进行分析与经验的粹取。对于做得好的，进行经验积累。对于做得不到位和走

过的弯路，进行分析及制定改进措施。最后由秘书撰写复盘总结交于总经理签

字并存档。

4注意事项

4.1接待环境要求

(1)提前了解接待地点的天气情况，根据实际情况准备出行工具；

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(2)公司内工作环境必须干净整洁，为客户创造良好的第一印象；

(3)必须保证生产工厂干净整洁、有序符合生产工厂的卫生标准；

(4)安保部确保公司以、厂区以及随行人员的安全；

(5)公司管理层和基层员工的服装和行为举止必须符合规范；

(6)提前检查厂区设备是否存在故障；

(7)提前检查公