长沙市和悦家具有限公司费用报销方案优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1长沙市和悦家具有限公司概况..........................................1

1.1公司背景......................................................1

1.2公司组织人事构架图如下：......................................1

2长沙和悦家具有限公司费用报销现状....................................1

2.1公司费用报销的类型............................................1

2.2费用报销基本流程..............................................2

3长沙市和悦家具有限公司费用报销方案中存在的问题......................2

3.1费用报销标准不具体............................................2

3.2费用报销单填制不规范..........................................3

3.3费用报销不及时................................................3

3.4报销内容缺乏真实性............................................3

3.5财务人员业务能力较低..........................................4

3.6传统费用报销有缺陷............................................4

4长沙市和悦家具有限公司费用报销制度优化设计..........................4

4.1规范费用报销制度..............................................4

4.1.1设置详细费用报销标准.....................................4

4.1.2设置报销凭证填制规则....................................5

4.2规定费用报销时间..............................................7

4.3加强相关领导审批的监督........................................7

4.4强化和提高公司职员专业能力和整体素质..........................7

4.5实现费用报销智能化处理........................................8

5长沙市和悦家具有限公司费用报销制度优化设计总结.....................8

参考资料............................................................10

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长沙市和悦家具有限公司费用报销方案优化设计.

1长沙市和悦家具有限公司概况

1.1公司背景

长沙和悦家具有限公司，于2015年11月26日在浏阳市镇头镇甘棠村河州

组成立，其法定代表人为黄智辉，企业注册资本为2000万人民币，实缴资本为

650万人民币。是一家从事家具制造业的企业。经营范围包括家具生产、加工、

室内装饰。家具安装；家具设计服务；家具及室内装饰材料零售。

1.2公司组织人事构架图如下：

图1-1公司组织结构图

2长沙和悦家具有限公司费用报销现状

2.1公司费用报销的类型

长沙和悦家具有限公司的费用详细见表2-1

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表2-1公司费用报销内容及会计核算

费用项目交至财务部审核的附件账务处理

办公费费用报销单、公司日用品计划计入“管理费用”科目

书、相关商品购买单等

差旅费出差申请表、交通费用收据、按照费用发生部门分别

住宿凭据等计入相关会计科目

会议费集会邀请函、议会记录表、议

会过程发生的相关费用报销票计入“管理费用”科目

据等

业务招待费用餐凭据、购买礼品发票等计入“管理费用”科目

员工培训费职工培训提请单以及相关支出计入“管理费用”科目

凭证等

2.2费用报销基本流程：

报销员工填制费相关部门负责人费用会计审核凭

用报销单签字证并签字

出纳审核签字并总经理签字财务部门负责人

付款签字

图2-1公司费用报销流程

3长沙市和悦家具有限公司费用报销方案中存在的问题

3.1费用报销标准不具体

长沙市和悦家具有限公司的费用报销制度没有列明具体可报销的费用标准，

费用报销标准部不明确主要是由两个原因导致的，首先企业发生的费用种类繁

多，情况复杂，没有具体的费用支出标准，员工就没有约束力，造成公司资金

浪费，其次关于费用的标准，每个地区的消费水平总会存在一些差异，如若不

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统一费用报销标准，可能会出现贪污、挪用的情况。

3.2费用报销单填制不规范

填制费用报销单有着严格的要求，公司内部非财务部的人员填制报销单，

由于不经常使用到，且报销人员不熟悉报销制度、流程，而时常发生漏填、错

填的情况，比如大小写金额不一致、报销单据不得涂改等，导致费用会计审核

后只得打回重新，要求重新填制。

表3-1职工在业务申报时容易出现的问题

存在的问题举例

原始票据不符合要求发票信息不完整（如缺少单位盖章）

公司日用品的购买发票未附请购清

单

报销单据填写不规范存在字迹潦草、未按照规定填写报销

单

报销内容不具体（如未仔细写明费用

的发生时间、人数等）

大写金额书写错误

超出费用报销标准存在住宿费、差旅费等费用超支情况

附件单据整理不规范费用发票未按时间顺序摆放，发票面

积超出报销单范围

流程审批不完整存在缺少审批人员签章

3.3费用报销不及时

在现实生活中，长沙和悦家具有限公司经常存在费用报销不及时的情况，

如员工当前没有在公司，就无法进行相关单据的填写，更无法找领导签字，凭

证无法提交，就无法完成报销流程，对公司而言，费用没有及时报销，会影响

公司的费用核算，从而导致报表内容出现偏差。

3.4报销内容缺乏真实性

在费用报销过程中，发现公司员工报销内容存在虚假，虚假报销有两种情

况：第一发票本身是假的，员工利用虚假的发票，来骗取公司财产。第二发票

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的金额超出员工实际履行工作过程中的正常合理费用，对于正常的开支，公司

理应报销，但存在员工，将个人的消费也一并计入报销单。

3.5财务人员业务能力较低

企业经营过程中，职工的专业能力是保证其完成本职工作的重要条件，面

对日新月异的财务知识，税法知识，票据等相关规定，财务人员未能及时更新，

导致在实际工作中出现违背最新财税政策报销现象，比如在账户识别、费用分

类等财务管理能力上存在一定的问题。同时公司并没有制定一套科学、完整的

员工培训制度，疏忽了对员工的长期发展。

3.6传统费用报销有缺陷

长沙和悦家具有限公司的传统费用报销缺陷体现在：

传统报销方式不能进行远距离的填制报账单。

报销单据填写不规范、不完整，费用内容不合理，报销不及时等问题出现

时，不能及时查看，导致出错率高。

审批过程中，因审批人出差或其他原因不在公司，导致审批卡在某一节点，

报销时间拉长，引起员工的埋怨。

原始凭据仅以纸质形式保存，难以查询、汇总、做多年分析。

4长沙市和悦家具有限公司费用报销制度优化设计

4.1规范费用报销制度

4.1.1设置详细费用报销标准

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表4-1费用报销标准

交通费本着节约企业资金的原则，出差人员乘坐大巴

和火车应当选择硬卧，但是对于晚上乘车6个小时

及以上或连续乘车超过半天的，则可以购买卧铺和

软座。

高铁应乘坐二等座，取得合法票据并凭票报销，

因特殊情况需搭乘一等座或因时间关系搭乘飞机

的，应事先报经部门主管批准，未经批准，一等座

车票、飞机票一律不得报销。

市内交通尽量选择公交车，如目的地偏远，没

有公交车，或者携带了贵重文件资料需确保安全，

或者陪同重要客户外出这几种情况外，可以乘坐出

租车。

业务招待费对于公司日常往来单位来公司洽谈工作、联系

业务，原则上要求用工作餐，工作餐标准按照被接

待客户的级别安排，总经理及以上级别客户，每人

每次为100元，部门主管级别每人每次70元，一

般职位级别的客户接待标准为每人每天50元。

因工作需要在外招待客户的，陪同人员不得多

于需接待的人员，开支标准为：总经理及以上职位

级别每人每次不超过150元，部门主管级别每人每

次为90元，陪同人员按每人次60的标准开支。

商务接待的酒水，单价控制在130元以内

住宿费住宿标准为每天每间，一般员工为100/天部

门主管120/天经理及以上级别150/天

伙食补贴费用餐补助费为60/天

办公费对于公司的办公用品，需各部门提前先向办公室提

出申请，集中进行采购，没有提前报告的，一律不

予报销。

4.1.2设置报销凭证填制规则

一律采用黑色签字填写，保证所填单据的字迹工整、清晰，报销单一经填

报，不能随意涂改挖补。

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报销单据各项目应填写完整，正楷书写，不得写连笔字，大写和小写金额

要一致，并需经过领导签字批准才有效。

报销单与后面所附的原始凭据，各单据的面积不得突出于费用报销单。单

据的金额、费用类型应与费用报销单保持一致。

原则上，所有报销单后都应附有原始票据，且所有报销单据必须是原件，

不可用复印件替代，若外来凭据不慎遗失，报销人员应回到原开具凭据单位重

新获取票据复印件。

所有的发票及单据一律以粘贴单线框左上角为准进行粘贴，按发票的面积

从小到大的顺序排列进行粘贴。

贴粘单时，请使用胶水，不可使用订书针。

按照企业具体情况以下列单据为例

图4-1费用报销单规范填写

填写注释：

费用报销单的费用项目，应当详细填列清楚，不能太过简单，内容至少包

括“业务发生的时间、人数、目的以及对应项目名称。”

报销凭证“费用项目”应填写清楚，不能过于简单，内容包括“业务发生

的时间、当事人、使用目的及对应业务项目。”

金额：根据所获取发票所列明金额的合计填列，保留两位小数，最后一行

的大写金额合计栏内，加上“￥“符号。

原借款单：如有请填写

应退金额：若借支的金额超出了报销金额

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图4-2差旅费报销单规范填写

差旅费报销单填写注释：

出差起始日期必须填写清楚，以便于，财务核算出差补助费用

4.2规定费用报销时间

一般情况下费用发生后应在一个月内报销，超过一个月不满三个月，应当

详细说明情况，再申请特批，超过三个月则不予报销。

4.3加强相关领导审批的监督

经办人部门负责人为第一审核人，对于部门内的事务是最清楚的知情人，

应当负责费用发票的真实性审核工作。其次为保证费用报销审核的及时性，还

需规定主管领导的审批时间，一般是收到报销人员提供报销单后5个工作日内

处理，对于主管领导审核的费用报销凭证，主管领导应承担连带责任，即如果

费用报销在后面的审核出现问题，主管领导也附有赔偿责任。

4.4强化和提高公司职员专业能力和整体素质

公司应当重视员工的培训，并制定一套专业化、系统化的人才培训机制，

定期为财务人员提供最新费用报销相关培训，为财务人员落实报销制度提供环

境。企业还可以考虑建立针对财务人员的绩效考核指标，将业务技能、能力提

升等考核指标相结合，激发财务人员积极参与公司规定的设置，完善公司费用

报销制度。关于提高报销人员整体素质，首先企业内部应树立正确的费用报销

意识，要保证所获取发票的真实、合法。其次还应当为所有在职人员建立信用

档案，信用档案的分值将决定其个人费用报销单据被抽查的机率。

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奖励机制购买网课

人才培养

外出培训引进专业人才

图4-3人才培训计划图

4.5实现费用报销智能化处理

对于传统费用报销的缺陷，公司可以通过购买网上费用申报系统，实现员

工随时随地可申请费用报销，从费用申请开始到报销人员提交票据再到人员审

核通过付款，一站式报销。

智能报销主要流程分为：智能申请、票据采集、发票查验、费用审核、统

一付款。

表4-2网上申报费用流程

智能申请根据网申平台提前设定的单据格式填

制费用申请单

票据采集手机端拍照或者PC端扫描，利用OCR

技术识别票据，完成票据分类并自动

填写业务单据