2025合同专用章使用规定

2025合同专用章使用规定本合同专用章使用规定（以下简称“本规定”）旨在规范公司及所属单位在合同签订过程中合同专用章的使用和管理，确保合同管理的规范性和法律效力，防范法律风险。本规定适用于公司及所属单位在境内及境外开展的所有合同签订活动。第一章总则第一条制定依据为规范公司合同专用章的使用，明确管理职责，保证合同专用章的安全与合法使用，根据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国印章管理办法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本规定。第二条适用范围本规定适用于公司及所属单位在签订经济合同、协议及其他具有法律效力的文件时使用的合同专用章。第三条管理原则合同专用章的管理应当遵循分级管理、授权使用、监督制约的原则，确保印章使用的合法性、合规性以及合同内容的真实性、有效性。第二章合同专用章的使用管理第四条合同专用章的使用条件合同专用章的使用必须满足以下条件：（一）合同内容必须符合国家法律法规及公司内部规章制度；（二）合同内容已经过公司相关职能部门的审核，并获得有权审批人的批准；（三）合同文本已经双方签字或盖章，并具备法律效力；（四）合同专用章的使用必须经过严格的审批流程。第五条合同专用章的使用权限合同专用章的使用权限分为公司级和所属单位级，具体如下：（一）公司级合同专用章：用于公司对外签订的重大合同、协议、框架协议等具有法律效力的文件；公司级合同专用章的使用应当由公司法定代表人或者其授权的代理人审批；公司级合同专用章的使用必须经过法律合规部门审核。（二）所属单位级合同专用章：用于所属单位在其授权范围内签订的合同、协议等文件；所属单位级合同专用章的使用应当由所属单位负责人或者其授权的代理人审批；所属单位级合同专用章的使用必须经过所属单位法律合规部门审核。第六条合同专用章的审批流程合同专用章的使用必须经过严格的审批流程，具体流程如下：（一）发起部门提交合同审查申请：合同发起部门应当在签订合同前向法律合规部门提交合同审查申请，并提供合同文本及相关资料；合同文本及相关资料包括但不限于：合同对方的资质证明、合同履行能力证明、合同文本、法律合规部门所需的其他材料。（二）法律合规部门审核：法律合规部门对合同内容进行审核，确保合同内容合法、合规；法律合规部门对合同专用章的使用进行审核，确保合同专用章的使用符合本规定的要求；法律合规部门对审核通过的合同出具法律审查意见书。（三）有权审批人审批：审核通过的合同应当提交给有权审批人进行审批；有权审批人依据公司的授权范围对合同进行审批，审批意见应当明确；权审批人审批同意后，合同专用章方可使用。（四）合同专用章的使用：合同专用章的使用必须由专人负责，未经授权不得擅自使用；合同专用章的使用必须在审批通过的合同文本上加盖，不得在空白合同文本上预先加盖；合同专用章的使用必须在法律合规部门的监督下进行。第七条合同专用章的登记与管理（一）合同专用章的使用必须进行登记，登记内容包括但不限于：合同名称；合同编号；用印日期；用印数量；合同金额；用印人姓名及职务；审批人姓名及职务。（二）合同专用章的登记簿应当由专人负责保管，并定期向法律合规部门报告登记情况。（三）合同专用章的登记簿应当保存至少十年，以备查验。第三章合同专用章的特殊情况管理第八条特殊情况处理（一）补充协议的处理：在合同履行过程中，如果需要签订补充协议，补充协议的签订必须严格按照本规定的相关条款执行；补充协议的用印必须经过法律合规部门的审核，并提交有权审批人审批。（二）境外合同的处理：境外合同的签订应当特别注意相关国家的法律要求；境外合同的用印应当按照本规定的要求执行，并取得法律合规部门的审核意见。（三）科研项目合同的处理：科研项目合同的签订应当严格遵守国家科研管理的相关规定；科研项目合同的用印应当按照本规定的要求执行，并取得科研管理部门和法律合规部门的共同审核意见。第九条合同专用章的应急处理（一）在紧急情况下，如果确实需要在未完成审批流程的情况下使用合同专用章，应当立即向法律合规部门报告，并在事后补办相关审批手续；（二）紧急情况下使用合同专用章的，应当由公司法定代表人或者其授权的代理人审批，并在事后及时向股东大会或者董事会报告。第四章合同专用章的责任追究第十条失职行为的认定（一）下列行为属于失职行为：违反本规定，未履行合同专用章使用审批流程；超越权限，擅自使用合同专用章；伪造、涂改合同文本或者合同专用章；未按照本规定的要求进行合同专用章的登记和管理；其他违反本规定的行为。（二）失职行为的认定应当由法律合规部门依据事实进行，认定结果应当提交公司管理层审议。第十一条责任追究（一）对于违反本规定的失职行为，公司应当根据情节轻重对相关责任人给予相应的纪律处分；（二）对于因失职行为导致公司遭受经济损失的，相关责任人应当承担相应的赔偿责任；（三）对于因失职行为构成犯罪的，应当依法追究刑事责任。第十二条纠正和改进（一）对于违反本规定的行为，公司应当及时纠正，并采取有效措施防止类似事件发生；（二）公司应当定期组织合同专用章使用的合规性检查，发现问题及时整改。第五章附则第十三条实施日期本规定自年月日起实施。第十四条其他（一）本规定未尽事宜，依照国家相关法律法规及公司内部规章制度执行；（二）本规定解释权和修订权归公司法律合规部门所有。公司法定代表人：日期：