软件正版化的自查报告及整改方案

软件正版化的自查报告及整改方案一、引言随着信息技术的飞速发展，软件在企业日常运营和业务开展中扮演着越来越重要的角色。为贯彻落实国家关于软件正版化工作的要求，加强知识产权保护，提高企业软件使用的合规性，本企业对软件正版化情况进行了全面自查，并制定了相应的整改方案。

二、自查工作概述本次自查工作由企业[具体负责部门]牵头，组织各部门相关人员参与，对企业内所有在用软件进行了逐一排查。自查范围涵盖了操作系统、办公软件、财务软件、设计软件、行业专用软件等各类软件，涉及企业总部及各分支机构。自查内容包括软件的来源渠道、授权情况、安装使用数量等方面。

三、自查结果（一）操作系统1.服务器操作系统企业总部及大部分分支机构的服务器主要使用微软WindowsServer操作系统。经检查，所有服务器操作系统均具有有效的正版授权，购买渠道正规，相关授权文件保存完整。部分老旧服务器由于硬件兼容性问题，仍在使用一些未及时更新至最新版本的WindowsServer操作系统，但均在微软官方支持服务范围内，且已取得合法授权。2.桌面操作系统员工个人办公电脑大多安装的是微软Windows操作系统，其中约[X]%的电脑已通过企业批量采购获得正版授权，授权文件与电脑一一对应。存在[X]%左右的电脑操作系统未及时更新授权，主要原因是员工离职或岗位调动未及时办理相关变更手续，但均能提供购买凭证或激活记录，证明其初始安装为正版软件。

（二）办公软件1.微软Office办公软件企业整体使用微软Office办公软件的比例较高，约[X]%的员工电脑安装了该软件。其中，[X]%的软件通过企业集中采购获得正版授权，采购渠道为微软官方授权经销商，授权协议明确，相关文档齐全。发现有[X]%的微软Office软件安装在未经授权的电脑上，经调查，部分是员工个人自行安装用于非工作用途，部分是历史遗留问题导致软件安装信息未及时更新。2.国产办公软件为响应国家软件国产化号召，企业也在逐步推广使用国产办公软件，目前约有[X]%的员工电脑安装了国产办公软件。其中，大部分国产办公软件通过企业采购获得正版授权，采购流程规范，授权文件保存完好。存在极个别国产办公软件安装数量超出授权范围的情况，主要是因为新入职员工较多，相关软件采购未能及时跟进，导致部分员工在未获得正式授权的情况下临时使用。

（三）财务软件企业使用的财务软件为[具体财务软件名称]，所有财务软件均从正规渠道购买，并取得了合法有效的软件著作权登记证书和授权许可文件。财务部门严格按照软件使用许可进行安装和使用，安装数量与授权数量一致，不存在超授权使用的情况。

（四）设计软件1.图形设计软件企业设计部门使用的图形设计软件主要为Adobe系列产品，如Photoshop、Illustrator等。经检查，大部分软件通过企业与Adobe签订的企业协议获得正版授权，授权期限涵盖软件实际使用时间，授权文件完整。但仍发现有[X]%的Adobe图形设计软件存在未授权使用情况，主要原因是部分设计人员离职后未及时归还软件账号密码，导致后续人员继续使用。2.三维设计软件三维设计软件如[具体三维设计软件名称]主要通过企业购买正版软件包的方式获得授权，安装数量与购买的软件包许可数量相符，授权手续齐全。

（五）行业专用软件企业各业务部门使用的行业专用软件较多，如[列举部分行业专用软件名称]等。经检查，大部分行业专用软件通过与软件开发商签订的购买合同或授权协议获得正版授权，软件使用符合授权要求。但也存在个别行业专用软件授权文件缺失或未及时更新的情况，主要是由于软件开发商与企业沟通不畅，导致授权变更信息未能及时传达给企业。

四、存在问题分析（一）管理流程不完善1.软件采购流程不够规范，部分软件采购未严格按照企业采购制度执行，存在审批环节缺失或简化的情况。2.软件资产管理混乱，缺乏统一的软件资产台账，对软件的安装、使用、授权情况记录不清晰，导致难以准确掌握软件正版化现状。3.员工离职交接制度执行不到位，员工离职时未及时收回其所使用软件的账号密码及相关授权文件，给后续软件管理带来隐患。

（二）人员意识淡薄1.部分员工对软件正版化的重要性认识不足，缺乏知识产权保护意识，存在私自安装使用未经授权软件的行为。2.企业内部培训不够，未针对软件正版化相关知识和法律法规进行系统培训，导致员工对软件正版化要求不了解，不知道如何正确使用正版软件。

（三）沟通协调不畅1.企业与软件供应商之间沟通渠道不畅通，导致软件授权变更、升级等信息不能及时准确传达给企业，影响软件正版化工作的顺利开展。2.企业内部各部门之间协作不够紧密，在软件采购、使用、管理等环节缺乏有效的沟通与协调，出现问题互相推诿，影响工作效率。

五、整改方案（一）完善管理流程1.规范软件采购流程制定详细的软件采购管理制度，明确采购流程、审批环节及各部门职责。软件采购前需由使用部门提出申请，经业务主管部门审核、财务部门预算审核、企业领导审批后，由专门的采购部门负责采购。加强采购过程管理，确保采购渠道正规，优先选择与软件开发商或其授权经销商直接合作，签订详细的采购合同，明确软件版本、数量、授权期限、售后服务等条款。2.建立软件资产管理台账设立统一的软件资产管理岗位，负责建立和维护软件资产台账。台账内容包括软件名称、版本、购买日期、授权期限、安装位置、使用部门及人员等信息，并定期更新。利用信息化手段，开发或引入软件资产管理系统，实现对软件资产的动态管理，实时监控软件的安装、使用和授权情况，提高管理效率和准确性。3.加强员工离职交接管理完善员工离职交接制度，明确员工离职时需归还所有使用的软件账号密码及相关授权文件，并由所在部门负责人和软件资产管理部门进行审核确认。在员工离职手续办理流程中增加软件使用情况检查环节，如发现未按规定交接软件相关信息，不予办理离职手续。

（二）加强人员培训1.组织软件正版化知识培训制定软件正版化培训计划，定期组织全体员工参加软件正版化知识培训，培训内容包括国家软件正版化政策法规、知识产权保护知识、企业软件使用规范等。邀请专业讲师进行授课，采用案例分析、现场演示等多种教学方式，提高培训效果，使员工深刻认识软件正版化的重要性，增强知识产权保护意识。2.开展软件使用技能培训根据企业实际使用的软件种类，组织相应的软件使用技能培训，提高员工对正版软件的操作熟练度，确保员工能够充分利用正版软件的功能开展工作。鼓励员工自主学习正版软件的新知识、新功能，通过内部交流、技术分享等方式，营造良好的学习氛围，提升员工整体业务水平。

（三）优化沟通协调机制1.加强与软件供应商的沟通建立与软件供应商的定期沟通机制，指定专人负责与软件供应商对接，及时了解软件授权变更、升级、售后服务等相关信息。要求软件供应商在发布重要信息时，提前通知企业，并提供详细的操作指南和说明文档，确保企业能够及时准确地处理软件相关事务。2.强化企业内部部门协作明确各部门在软件正版化工作中的职责分工，建立跨部门沟通协调小组，定期召开会议，及时解决软件正版化工作中出现的问题。加强部门之间的信息共享，使用部门在采购软件需求发生变化时及时通知采购部门，采购部门及时反馈采购进度和结果；软件资产管理部门定期向各部门通报软件资产情况，督促各部门规范使用软件。

六、整改措施实施计划（一）第一阶段（12个月）1.完成软件采购管理制度、软件资产管理台账模板等相关制度和文件的修订工作，并正式发布实施。2.组织第一次软件正版化知识培训，覆盖企业全体员工，确保员工了解软件正版化的基本要求和重要性。3.启动软件资产管理系统的选型和建设工作，明确系统功能需求和建设时间表。

（二）第二阶段（34个月）1.按照新的软件采购流程，对企业近期有采购需求的软件进行规范采购，确保采购过程合规、手续齐全。2.完成软件资产管理台账的初始数据录入工作，实现对企业现有软件资产的全面清查和登记。3.针对自查中发现的未授权软件使用问题，逐一进行清理和整改，收回离职员工未归还的软件账号密码，补充完善缺失的授权文件。4.加强与软件供应商的沟通，梳理现有软件授权情况，及时更新授权信息，确保软件使用合法合规。

（三）第三阶段（56个月）1.软件资产管理系统建设完成并正式上线运行，实现软件资产的信息化管理和动态监控。2.组织第二次软件正版化知识培训和软件使用技能培训，重点针对新入职员工和软件使用不规范的员工，提高员工对正版软件的操作能力和合规意识。3.定期对软件正版化工作进行检查和评估，根据检查结果及时调整和完善整改措施，确保整改工作持续有效推进。

（四）第四阶段（长期）1.将软件正版化工作纳入企业日常管理工作中，形成常态化机制，定期对软件资产进行盘点和清查，确保软件使用始终符合正版化要求。2.持续关注国家软件正版化政策法规的变化，及时调整企业软件正版化工作策略，不断完善软件管理流程和制度，提高企业软件正版化管理水平。3.加强对员工的宣传教育，通过内部宣传平台、企业文化活动等多种形式，持续强化员工的知识产权保护意识，营造良好的企业软件正版化氛围。

七、整改预期效果通过实施以上整改方案，预计在6个月内使企业软件正版化工作取得明显成效。具体预期效果如下：1.完善软件采购、资产管理等相关制度流程，实现软件管理工作的规范化、制度化和信息化，提高管理效率和准确性。2.员工软件正版化意识显著增强，能够自觉遵守软件使用规范，杜绝私自安装使用未经授权软件的行为。3.全面清理未授权使用的软件，确保企业所有在用软件均具有合法有效的授权，软件使用合规率达到100%。4.加强与软件供应商的沟通协调，建立稳定良好的合作关系，及时获取软件更新、升级及授权服务，保障企业业务的正常开展。5.形成软件正版化工作的长效机制，将知识产权保护理念融入企业日常运营管理中，提升企业整体形象和竞