出差费用报销制度及流程

出差费用报销制度及流程一、总则1.目的为了加强公司出差费用的管理，规范出差费用报销流程，合理控制出差成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工因工作需要出差的费用报销。3.原则费用报销应遵循真实性、合理性、必要性的原则。严格按照公司规定的标准执行，超出标准部分原则上不予报销。费用报销应及时、准确，严禁虚报、瞒报、迟报。

二、出差审批1.出差申请员工因工作需要出差，应提前填写《出差申请表》，详细注明出差事由、目的地、预计出差时间、预计费用等信息。2.审批流程《出差申请表》需经部门负责人审批，部门负责人应根据工作实际情况对出差的必要性和合理性进行审核。如出差涉及跨部门合作或特殊项目，还需经相关部门负责人会签。经部门负责人及相关部门负责人审批通过后，报分管领导审批。分管领导审批同意后，方可安排出差。3.特殊情况如因紧急情况无法提前填写《出差申请表》，应在出差前电话向部门负责人及分管领导报告，出差返回后及时补办申请手续。

三、出差费用标准1.交通费用飞机：根据实际工作需要，经分管领导批准后，可乘坐飞机经济舱。火车：长途出差可乘坐火车硬卧或高铁二等座，特殊情况需乘坐软卧或高铁一等座的，需经分管领导批准。汽车：市内交通及短途出差可乘坐公共汽车、地铁等交通工具，如因工作需要乘坐出租车，需注明原因。自驾：原则上不允许自驾出差，如因特殊情况需自驾，应提前向公司报备，并按规定报销车辆相关费用（如过路费、油费等），具体标准如下：过路费：根据实际行程凭票据实报销。油费：按照每百公里[X]升的标准报销，超出部分自理。2.住宿费用根据出差目的地的不同，分为以下几类标准：一线城市（如北京、上海、广州、深圳等）：[X]元/晚。二线城市（如杭州、南京、武汉、成都等）：[X]元/晚。三线城市及以下：[X]元/晚。同性员工两人以上（含两人）一同出差的，应安排合住，如需单独住宿，需注明原因并经部门负责人批准，超出标准部分自理。3.餐饮补贴按照出差自然天数计算，给予每人每天[X]元的餐饮补贴，用于补贴出差期间的餐饮费用。出差期间如有招待客户等特殊情况，需单独填写《招待费用申请表》，经审批后按照公司招待费用制度执行，不再享受餐饮补贴。4.其他费用出差期间因工作需要发生的订票费、保险费、行李托运费等，凭有效票据实报销。如因工作需要参加培训、会议等，培训费用、会议费用等按照公司相关规定执行，不再重复报销其他费用。

四、费用报销流程1.报销准备出差结束后，员工应及时整理出差期间的各项费用票据，确保票据真实、合法、有效。票据应包括但不限于机票、火车票、汽车票、住宿发票、餐饮发票、过路费发票、油费发票等，并按照费用类别进行分类粘贴。填写《出差费用报销单》，详细注明出差日期、出差目的地、费用明细、金额等信息，并确保与票据内容一致。2.部门审核将整理好的《出差费用报销单》及相关票据提交至部门负责人，部门负责人应根据出差申请及实际情况对费用的真实性、合理性进行审核，并签字确认。3.财务审核部门审核通过后，将报销单及票据提交至财务部门。财务人员对报销单及票据进行审核，主要审核以下内容：报销单填写是否完整、准确，签字是否齐全。票据是否真实、合法、有效，是否与报销单内容一致。费用是否符合公司规定的标准，超出标准部分是否有审批手续。如有招待客户等特殊情况，是否有相应的审批手续。财务审核如发现问题，应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息，直至审核通过。4.领导审批财务审核通过后，报销单提交至分管领导审批。分管领导根据公司财务制度及相关规定对报销费用进行审批，并签字确认。5.报销支付经分管领导审批同意后，财务部门根据公司资金情况安排报销支付。报销费用原则上通过银行转账方式支付至报销人工资卡，如遇特殊情况需现金支付的，需经财务负责人批准。

五、报销时间规定1.员工应在出差返回后[X]个工作日内完成费用报销申请，逾期未申请的，财务部门原则上不予受理。2.财务部门应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成审核，审核通过后的报销费用应在[X]个工作日内支付。

六、违规处理1.如发现员工虚报、瞒报、迟报出差费用等违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于：责令退回违规报销的费用。给予警告、通报批评等纪律处分。扣减绩效奖金、年终奖金等。情节严重的，解除劳动合同。2.如因部门负责人审核不严导致违规报销费用的，公司将追究部门负责人的管理责任。3.如因财务人员审核失误导致违规报销费用的，公司将对财务人员进行批评教育，并要求其承担相应的责任。

七、附则1.本制度如有未尽事宜，按照国家相关法律法规及公司其他相关制度执行。2.本制度由公司财务部负责解