档案管理及查询制度

档案管理及查询制度一、总则1.目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查询和利用，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理及查询方面的相关活动。3.档案定义本制度所指档案是公司在各项工作中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文件、照片、音像资料等。

二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。集中统一管理公司各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、存储等工作。定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。组织档案的鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和保密性。对各部门的档案管理工作进行指导和监督。2.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档工作，确保档案的齐全、完整。按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门。协助档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作。对本部门员工进行档案管理知识的宣传和培训。

三、档案的收集与整理1.收集范围公司各类文件，包括上级文件、公司发文、部门发文等。会议文件、会议记录、纪要等。工作计划、总结、报告、报表等。合同、协议、招投标文件等。财务文件、凭证、报表等。人事档案，包括员工入职资料、培训记录、考核记录、工资档案等。技术资料，如产品设计图纸、工艺文件、技术研发报告等。市场营销资料，如市场调研报告、客户资料、销售合同等。其他具有保存价值的文件材料。2.收集要求各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。对于重要文件和紧急文件，应及时送交档案管理部门。收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、损毁。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。便于分类、编号、装订、存储和查询。4.整理方法分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，如分为行政档案、财务档案、人事档案、技术档案、业务档案等。编号：对每一类档案进行编号，以便于识别和管理。编号应具有唯一性和系统性。装订：对纸质文件进行装订，确保文件的整齐、牢固。编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查询和检索。

四、档案的归档与存储1.归档期限各部门应在每年年底前将本年度形成的档案移交至档案管理部门。对于重大项目或重要事件形成的档案，应在项目结束或事件处理完毕后及时归档。2.归档程序各部门兼职档案员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案的质量。将审核后的档案移交至档案管理部门，填写档案移交清单，双方签字确认。档案管理部门对接收的档案进行再次审核，对不符合要求的档案退回原部门进行补充或修正。3.存储方式纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照分类和编号顺序排列，便于查找。电子档案应存储在服务器或光盘等存储介质上，并进行备份，确保数据的安全。照片、音像资料等特殊档案应进行分类整理，妥善保管。

五、档案的查询与借阅1.查询原则档案查询应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案的安全和保密。严格控制档案的查询范围，根据查询人的身份和查询目的进行审批。2.查询流程填写申请表：查询人需填写档案查询申请表，注明查询目的、查询内容等信息。审批：申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门负责人审批。查询：档案管理部门根据审批结果，为查询人提供档案查询服务。查询人应在档案管理部门指定的地点进行查询，不得擅自将档案带出。3.借阅原则档案借阅应严格履行审批手续，未经批准不得擅自借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁、丢失档案。4.借阅流程填写申请表：借阅人需填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息。审批：申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门负责人审批。借阅登记：档案管理部门对审批通过的借阅申请进行登记，注明借阅人姓名、部门、档案名称、借阅期限等信息，并发放档案。归还：借阅人应在借阅期限届满前归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时追究借阅人的责任。

六、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定应遵循全面、历史、发展的观点，根据档案的保存价值和现实利用需求进行鉴定。严格按照国家有关档案鉴定的标准和规定进行操作。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。3.鉴定内容对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，确定档案的保存价值。区分档案的保管期限，分为永久、长期、短期三种。4.销毁程序档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，编制档案销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息。档案销毁清单经档案管理部门负责人、公司分管领导签字同意后，进行销毁。档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，并做好销毁记录。

七、档案的保密与安全1.保密措施档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。档案查询和借阅应在指定地点进行，严禁在互联网等公共网络上传输档案信息。对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施。2.安全管理档案管理部门应配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案的安全。定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理。对档案存储介质进行定期维护和更新，防止数据丢失。

八、监督与考核1.监督检查档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，发现问题及时提出整改意见。公司内部审计部门应定期对档案管理工作进行审计，确保档案管理工作的规范和有效。2.考核机制建立档案管理工作考核机制，将档案管理工作纳入各部门及员工的绩效考