档案管理制度0213

档案管理制度0213一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。2.完整性原则：确保档案内容的全面、完整，涵盖公司运营的各个方面。3.准确性原则：保证档案信息的真实、准确，如实反映公司工作实际情况。4.安全性原则：采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。5.便于利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善档案管理工作细则。2.负责公司各类档案的集中统一管理，接收、整理、保管、鉴定、销毁和统计档案。3.指导和监督各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和宣传工作。4.开发利用档案信息资源，为公司领导决策和各部门工作提供档案资料支持。5.负责档案管理设施设备的配置、维护和更新，确保档案管理工作的正常开展。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全、完整和准确。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，配合综合管理部门做好档案的移交、借阅等工作。3.按照公司档案管理制度的要求，定期对本部门档案进行自查，发现问题及时整改。4.积极支持和配合综合管理部门开展档案管理工作，提供必要的协助和信息。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政公文，工作计划与总结，资质证书，印章管理文件等。2.人力资源类：员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同、人事档案等相关文件。3.财务审计类：财务预算、决算报告，会计凭证，财务报表，审计报告，税务文件等。4.市场营销类：市场调研报告，销售合同，客户资料，广告宣传资料，营销活动策划与执行文件等。5.技术研发类：研发项目立项、可行性研究报告，技术方案，实验数据，知识产权文件等。6.生产管理类：生产计划、调度指令，生产工艺文件，质量控制文件，设备管理文件等。7.物资采购类：采购计划，采购合同，供应商资料，物资验收文件，库存管理文件等。8.合同管理类：各类业务合同、协议及其相关的补充文件、变更记录等。9.项目管理类：项目立项、申报文件，项目进度报告，项目验收文件等。10.其他类：不属于以上九类的其他重要文件，如荣誉证书、重要会议记录、特殊事件处理文件等。（二）档案编号档案编号采用分类号与案卷号相结合的方式。分类号按照上述档案分类顺序编制，用大写字母表示；案卷号为每一类档案内具体案卷的顺序号，用阿拉伯数字表示。例如：行政管理类档案的编号为XZ001，其中"XZ"为行政管理类的分类号，"001"为该类档案中的第一本案卷号。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。2.上级机关下发的与公司相关的文件、指示、通知等。3.公司与外部单位签订的合同、协议、合作意向书等。4.公司内部各部门之间的往来文件、报告、报表等。5.公司员工在工作中形成的重要文件、记录、成果等。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门工作中形成的档案材料收集齐全，定期移交综合管理部门。2.对于重要的临时性工作或项目，应在工作结束后及时整理归档相关文件材料。3.档案材料应保持原件的完整性，如有破损、缺页等情况，应及时修复或补充。4.电子文件应与纸质文件同步收集，确保内容一致，并按照规定的格式和存储方式进行保存。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.按照档案分类方案进行分类整理，确保分类准确、排列有序。（四）整理方法1.行政管理类：按照文件的性质、时间顺序进行分类整理，同一类文件按照发文时间或事件发生时间依次排列。2.人力资源类：按照员工类别、人事业务模块进行分类，如招聘档案、培训档案、绩效考核档案等，每个模块内再按照时间顺序排列相关文件。3.财务审计类：按照会计年度、会计科目等进行分类整理，会计凭证应按照编号顺序装订成册。4.市场营销类：按照市场调研、销售、客户管理等业务板块分类，每个板块内的文件按照时间先后顺序排列。5.技术研发类：按照研发项目进行分类，每个项目的文件按照项目阶段、技术文档类型等进行排列。6.生产管理类：按照生产环节、设备管理等分类，相关文件按照工艺流程、设备维护周期等顺序排列。7.物资采购类：按照采购业务流程，如采购计划、供应商选择、合同签订、物资验收等环节分类整理文件。8.合同管理类：按照合同类型、签订时间进行分类，每份合同及其相关附件作为一个独立的案卷进行整理。9.项目管理类：按照项目名称、项目阶段进行分类，项目文件按照项目进程中的各项工作成果依次排列。10.其他类：根据文件的内容和性质，归入相应的类别或单独设立类别进行整理。五、档案的保管（一）保管场所1.综合管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药、吸尘器等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保其正常运行。（三）档案存放1.按照档案分类编号顺序，将档案存放于档案柜或货架上，便于查找和管理。2.不同类别的档案应分开存放，避免混淆。3.对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。（四）档案清点与核对1.定期对档案进行清点，确保档案的数量与登记台账一致。2.每年对档案进行一次全面核对，检查档案的完整性、准确性和存放情况，发现问题及时处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和公司档案管理的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.从档案的历史价值、现实利用价值等方面综合考虑，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各相关部门兼职档案员为成员。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定内容1.档案的内容是否真实、准确，是否反映公司的主要工作和历史发展情况。2.档案的保存价值，包括对公司决策、业务开展、历史研究等方面的参考作用。3.档案的完整性和准确性，是否存在缺页、破损、涂改等情况。4.档案的时效性，是否已超过规定的保存期限或失去现实利用价值。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐份进行审查，确定其存毁。2.综合评估法：结合档案的形成背景、利用情况、保管状况等因素，综合评估档案的价值。（五）销毁程序1.经过鉴定确定需要销毁的档案，由档案鉴定工作小组编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经综合管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后执行。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将其作为档案管理工作记录永久保存。七、档案的借阅与利用（一）借阅范围公司员工因工作需要，可以借阅与其工作相关的档案。外单位人员因特殊原因需要查阅公司档案的，须经公司分管领导批准。（二）借阅程序1.员工填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅用途、预计归还时间等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，交综合管理部门审核。3.综合管理部门根据申请内容进行审核，对于符合借阅规定的申请，办理档案借阅手续，登记借阅档案的相关信息，并向借阅人发放档案。4.借阅人应按照约定的时间归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。（三）利用要求1.借阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损、抽取、撤换或擅自复制档案内容。2.如需复印档案资料，应经综合管理部门同意，并按照规定的程序进行复印。复印后的档案资料应妥善保管，不得随意传播。3.档案一般不得带出公司档案库房，如因特殊情况需要带出的，须经综合管理部门负责人批准，并在规定时间内归还。4.借阅人在使用档案过程中，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向综合管理部门报告，并承担相应的责任。（四）档案利用登记综合管理部门应建立档案利用登记台账，详细记录档案借阅的时间、借阅人姓名、部门、借阅档案名称及编号、归还时间等信息，以便对档案利用情况进行统计和查询。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理的效率和水平，实现档案信息资源的共享和有效利用。（二）信息化管理内容1.建立档案管理信息系统，对档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、借阅等业务流程进行信息化管理。2.将纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索。3.利用信息化手段对档案数据进行备份和安全管理，防止数据丢失和泄露。（三）信息化管理要求1.档案管理信息系统应具备完善的功能模块，满足档案管理工作的实际需求，如档案录入、查询、统计、借阅管理、权限设置等。2.电子档案的格式应符合国家相关标准和规范，确保电子档案的可读性和长期保存。3.加强对档案信息化管理系统的安全防护，设置不同的用户权限，防止未经授权的访问和操作。4.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行和功能的不断完善。九、监督与检查（一）监督检查主体综合管理部门负责对公司各部门的档案管理工作进行定期监督检查，各部门应积极配合。公司领导有权对档案管理工作进行不定期检查和指导。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、借阅等环节。2.档案管理工作的质量，如档案的完整性、准确性、规范性等。3.档案管理设施设备的配备和使用情况。4.档案信息化管理工作的开展情况。（三）检查方式1.定期检查：综合管理部门每年组织一次全面的档案管理工作检查，制定详细的检查方案，对各部门档案管理工作进行逐一检查。2.不定期抽查：综合管理部门根据工作需要，不定期对部分部门的档案管理工作进行抽查，及时发现问题并督促整改。3.专项检查：针对档案管理工作中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，深入分析原因，提出改进措施