档案室管理制度

档案室管理制度一、总则1.目的为加强档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位档案室的档案管理工作，包括各类文件、资料、记录等的收集、整理、归档、保管和查阅等环节。3.职责分工档案室管理人员：负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、上架、保管、查阅登记等。各部门兼职档案员：负责本部门文件资料的收集、整理和初步归档工作，并及时移交档案室。档案管理工作领导小组：负责对档案管理工作进行监督、指导和决策，协调解决档案管理工作中的重大问题。二、档案的收集与整理1.收集范围本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录、图表、声像等材料。上级机关颁发的与本单位有关的文件、指示、规定等。本单位对外签订的合同、协议、项目文件等。本单位的工作计划、总结、报告、统计报表等。本单位组织召开的重要会议的文件、记录等。本单位干部职工的人事档案、工资档案等。其他具有保存价值的档案材料。2.收集要求各部门兼职档案员应按照档案收集范围，及时收集本部门的文件资料，并进行初步整理。收集的档案材料应齐全完整、真实准确、字迹清晰、签署完备。对破损、褪色的档案材料应及时进行修复或复制。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。便于保管和保密，符合国家有关档案整理的标准和规范。4.整理方法分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类。编号：对每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查找。装订：对纸张规格不一致、破损的档案材料进行整理、修补和装订。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。三、档案的归档1.归档时间各部门兼职档案员应在次年上半年将上一年度形成的档案材料移交档案室。对于重大活动、重要项目等形成的档案材料，应在活动结束或项目完成后及时归档。2.归档程序各部门兼职档案员对初步整理好的档案材料进行核对、编目，填写档案移交清单。将档案材料和档案移交清单一并送交档案室，档案室管理人员进行验收。验收合格后，双方在档案移交清单上签字确认，档案室管理人员将档案材料正式归档。四、档案的保管1.保管环境档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件。档案室应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案装具应使用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案的安全和整齐。档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时修复或更换。3.档案存放按照档案的分类编号顺序，将档案存放于档案柜或档案架上，便于查找和利用。对珍贵、易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。4.档案清查档案室管理人员应定期对档案进行清查，核对档案数量、编号、目录等是否一致，发现问题及时处理。每年应对档案进行一次全面清查，编制档案清查报告，报档案管理工作领导小组。五、档案的查阅与利用1.查阅权限本单位内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案室查阅。外单位人员查阅档案，需持单位介绍信，填写档案查阅申请表，经档案管理工作领导小组批准后，方可查阅。涉及机密档案的查阅，需经单位主管领导批准，并严格按照保密规定进行查阅。2.查阅程序查阅人员到档案室查阅档案时，应出示有效证件，经档案室管理人员核实身份后，在查阅登记薄上填写查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。档案室管理人员根据查阅人员填写的查阅申请表，提供相应的档案，并在现场监督查阅过程。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等，如需复印或摘抄档案内容，应经档案室管理人员同意。查阅完毕后，查阅人员应将档案归还档案室管理人员，档案室管理人员核对无误后，在查阅登记薄上注明归还日期。3.利用反馈档案室管理人员应定期收集查阅人员对档案利用情况的反馈意见，及时改进档案管理工作。对于档案利用过程中发现的问题，如档案内容不完整、不准确等，应及时进行核实和处理。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则按照国家有关档案鉴定的标准和规范，对档案进行定期鉴定。坚持全面的历史观点，从维护党和国家的历史真实面貌出发，准确判定档案的价值。便于保管和利用，根据档案的保管期限和实际利用情况，合理确定档案的存毁。2.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理工作领导小组组长担任组长，成员包括档案室管理人员、各部门兼职档案员等。档案鉴定工作小组负责对档案进行鉴定，提出档案存毁意见。3.鉴定方法档案鉴定工作小组应逐卷逐件地对档案进行审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判定档案的价值。对于保管期限已满且确无保存价值的档案，应提出销毁意见；对于仍有保存价值的档案，应继续保存。4.销毁程序经档案鉴定工作小组鉴定后，编制档案销毁清册，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等内容。档案销毁清册经档案管理工作领导小组审核批准后，方可进行销毁。档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理工作领导小组指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册存档。七、档案的保密与安全1.保密制度档案室管理人员应严格遵守国家有关保密法律法规和单位的保密制度，确保档案信息的安全。对涉及机密、绝密的档案应严格保密，未经批准不得擅自提供给无关人员查阅。在档案管理工作中，如发现档案丢失、被盗、泄密等情况，应及时报告单位领导，并采取相应的措施进行处理。2.安全制度档案室应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。档案室管理人员应严格遵守安全操作规程，下班前应关闭门窗、电源等，确保档案室的安全。非档案室管理人员未经允许不得进入档案室，如因工作需要进入档案室，应在档案室管理人员的陪同下进行。八、档案管理人员职责1.遵守国家法律法规和单位的各项规章制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、上架、保管、查阅登记等日常管理工作。3.定期对档案进行清查，核对档案数量、编号、目录等是否一致，发现问题及时处理。4.做好档案的保密和安全工作，确保档案信息的安全。5.积极为档案利用者提供服务