人事档案管理制度HR013

人事档案管理制度HR013一、总则1.目的为加强公司人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高人事管理工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。3.基本原则人事档案管理遵循真实、完整、保密、及时的原则，确保档案内容能够准确反映员工的真实情况，同时保障档案信息不被泄露。二、档案管理职责1.人力资源部职责负责公司人事档案的集中统一管理，制定和完善人事档案管理制度。负责收集、鉴别、整理、归档员工的人事档案材料，确保档案材料的真实性和完整性。办理员工人事档案的查阅、借阅和转递手续，严格执行档案保密制度。定期对人事档案进行清查核对，及时发现和解决档案管理中存在的问题。负责档案信息化建设，推进人事档案的数字化管理。2.各部门职责负责本部门员工人事档案材料的形成、积累和整理工作，并及时移交人力资源部。协助人力资源部做好人事档案的管理工作，提供必要的支持和配合。三、档案内容1.员工基本信息个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。身份证复印件：员工身份证正反两面的复印件。学历学位证书复印件：员工最高学历和学位证书的复印件。专业技术资格证书复印件：员工取得的专业技术资格证书的复印件。职业资格证书复印件：员工取得的职业资格证书的复印件。2.工作经历劳动合同：员工与公司签订的劳动合同。工作变动记录：包括员工的入职、离职、岗位调动等记录。培训记录：员工参加公司内外培训的记录，包括培训时间、培训内容、培训成绩等。绩效考核记录：员工的绩效考核结果，包括考核周期、考核成绩、考核评语等。3.薪资福利工资发放记录：员工的工资发放明细，包括工资构成、发放时间、发放金额等。社保缴纳记录：员工的社会保险缴纳情况，包括社保种类、缴纳基数、缴纳时间等。福利发放记录：员工享受的公司福利发放情况，如节日福利、生日福利等。4.奖惩情况奖励记录：员工获得的公司内部或外部奖励，包括奖励名称、奖励时间、奖励原因等。惩罚记录：员工受到的公司内部或外部惩罚，包括惩罚名称、惩罚时间、惩罚原因等。5.其他材料体检报告：员工的入职体检、年度体检等报告。员工培训协议：员工参加培训签订的培训协议。竞业禁止协议：与涉及竞业禁止的员工签订的协议。其他与员工相关的重要材料。四、档案收集与整理1.收集要求人力资源部定期向各部门收集员工的人事档案材料，各部门应积极配合，确保材料按时、完整提交。员工个人应及时将涉及自身的档案材料交至人力资源部，如学历学位证书变更、奖惩情况发生变化等。收集的档案材料应真实、有效，严禁伪造、篡改档案材料。2.鉴别与整理人力资源部对收集到的档案材料进行鉴别，剔除不应归档的材料，如重复材料、无关材料等。按照档案内容的分类，对材料进行整理，每份材料应编号并编制目录，确保档案材料的有序存放。档案材料应使用A4纸张，左侧装订，保持整齐、美观。五、档案保管1.保管方式公司设立专门的人事档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备等，确保档案安全保管。人事档案实行分类保管，按照员工类别、档案内容类别进行存放，便于查找和管理。2.保管期限人事档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案包括员工的重要人事任免、奖惩等材料。长期保管的档案包括员工的工作经历、薪资福利等材料，保管期限为50年。短期保管的档案包括员工的一般性材料，保管期限为10年。3.档案清查人力资源部定期对人事档案进行清查核对，每年至少进行一次全面清查，确保档案的完整性和准确性。在清查过程中，如发现档案材料缺失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。清查结果应形成报告，上报公司领导，并将相关情况记录在案。六、档案查阅与借阅1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅人事档案的，需填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部负责人审批。人力资源部负责人根据查阅目的和权限，决定是否批准查阅申请，并指定专人陪同查阅。查阅人员只能查阅与工作相关的档案内容，严禁查阅本人及他人的隐私信息。2.借阅规定因特殊原因需要借阅人事档案的，需填写《人事档案借阅申请表》，经所在部门负责人、人力资源部负责人和公司领导签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员必须妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得泄露档案内容。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，人力资源部负责对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。3.查阅与借阅记录人力资源部对人事档案的查阅和借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）人员姓名、部门、查阅（借阅）时间、查阅（借阅）内容、审批情况等。查阅与借阅记录应妥善保存，以备查询。七、档案转递1.转递条件员工离职、调动工作单位等原因需要转递人事档案的，人力资源部应按照规定办理档案转递手续。档案转递应根据员工的新工作单位要求，通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。2.转递程序人力资源部根据员工的转递申请，填写《人事档案转递通知单》，并将档案材料进行整理、密封。在档案封口处加盖人力资源部公章，同时在《人事档案转递通知单》上注明档案内容清单、页数等信息。将密封好的档案和《人事档案转递通知单》一并交给接收单位的专人或通过机要交通寄递。人力资源部及时与接收单位联系，确认档案是否按时、安全送达，并做好转递记录。3.转递记录人力资源部对人事档案的转递情况进行详细记录，包括转递时间、转递原因、接收单位名称、接收人姓名、联系电话等。转递记录应妥善保存，以备查询。八、档案保密与安全1.保密制度人力资源部工作人员应严格遵守档案保密制度，对人事档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。严禁在非工作场所谈论人事档案内容，严禁在互联网等公共平台传播人事档案信息。因工作需要查阅、借阅档案的人员，必须严格遵守保密规定，不得私自复制、拍照、传播档案内容。2.安全措施加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如监控设备、防盗设备等，确保档案库房安全。定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行，防止档案因保管设备故障而受损。做好档案的防火、防潮、防虫等工作，定期对档案进行消毒处理，确保档案质量。3.责任追究对违反档案保密制度和安全规定的人员，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚，情节严重的将依法追究法律责任。因档案保管不善导致档案丢失、损坏等情况的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。九、档案信息化管理1.信息化建设目标推进人事档案的数字化管理，建立人事档案信息系统，实现档案信息的快速查询、统计分析、动态管理等功能。通过信息化手段，提高人事档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案管理的科学性和准确性。2.数据录入与维护人力资源部负责将人事档案中的纸质材料进行扫描录入，建立电子档案数据库。定期对电子档案数据进行更新和维护，确保数据的准确性和及时性。对电子档案数据进行备份，防止数据丢失。3.系统使用与管理公司内部人员通过公司内部网络访问人事档案信息系统，按照权限进行档案查阅、借阅等操作。人力资源部负责系统的日常管理和维护，及时处理系统运行中出现的问题。加