计算机信息系统软件使用管理制度

计算机信息系统软件使用管理制度一、总则1.目的为规范计算机信息系统软件的使用，确保软件使用的安全性、合规性和高效性，保障公司业务的正常运行，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有使用计算机信息系统软件的部门和个人。3.软件定义本制度所指计算机信息系统软件包括操作系统、办公软件、业务应用系统、数据库管理系统、安全防护软件等各类用于公司业务处理、管理和运营的软件。二、软件采购与选型1.需求调研与分析各部门根据业务需求，定期提交软件使用需求报告，详细说明所需软件的功能、性能、使用频率等要求。信息技术部门负责对需求进行汇总、分析，结合公司整体战略和技术架构，形成软件选型的初步方案。2.选型评估成立软件选型评估小组，成员包括信息技术专家、业务部门代表、财务人员等。评估小组对市场上符合需求的软件进行调研，收集相关资料，包括软件功能介绍、用户评价、价格体系、售后服务等。对调研结果进行综合评估，从技术可行性、经济合理性、业务适应性等方面进行打分，选择得分较高的软件产品作为候选。3.采购流程确定候选软件后，由信息技术部门负责起草软件采购合同，明确软件功能、授权范围、价格、服务条款、验收标准等内容。采购合同经法务部门审核通过后，提交公司管理层审批。审批通过后，由采购部门按照合同约定进行采购，确保软件产品的正版授权和合法来源。三、软件安装与配置1.安装要求信息技术部门负责按照软件使用说明书和公司安全策略，在公司指定的计算机设备上进行软件安装。安装过程中应注意选择合适的安装路径，避免与其他软件或系统产生冲突。对于需要特定硬件环境支持的软件，应确保计算机设备满足其要求。2.配置参数设置根据软件功能和公司业务需求，由信息技术人员进行软件配置参数的设置。配置参数应进行详细记录，包括参数名称、取值、设置目的等，以便后续维护和查询。涉及业务流程的软件配置，应与业务部门充分沟通，确保配置符合实际业务需求。3.安装测试软件安装完成后，必须进行全面的安装测试，确保软件能够正常运行，各项功能符合预期要求。测试内容包括功能测试、性能测试、兼容性测试等。测试过程中发现的问题应及时记录，并反馈给软件供应商进行解决。在问题未解决之前，不得正式投入使用。四、软件使用与操作规范1.账号与权限管理为每位软件使用者分配唯一的账号，并根据其工作职责和业务需求授予相应的软件操作权限。账号密码应严格保密，定期更换，且不得使用简单易猜的密码。禁止将个人账号转借他人使用，如因工作需要临时授权他人使用，必须经过上级主管批准，并在使用完毕后及时收回权限。2.操作流程遵循使用者应严格按照软件操作手册和公司制定的操作流程进行软件操作，不得擅自更改操作步骤和方法。在进行关键操作或涉及重要数据的操作前，应进行数据备份，以防止数据丢失。如发现软件操作出现异常情况，应立即停止操作，并及时向信息技术部门报告。3.数据录入与维护数据录入人员应确保录入数据的准确性、完整性和及时性。录入前应对数据进行认真核对，避免错误数据进入系统。对于重要数据的修改和删除操作，应经过严格的审批流程，确保数据变更的合法性和必要性。定期对系统中的数据进行清理和维护，删除无效数据，保证数据的质量和系统的运行效率。五、软件升级与更新1.升级计划制定信息技术部门应定期关注软件供应商发布的软件升级信息，结合公司业务需求和系统运行情况，制定软件升级计划。升级计划应包括升级时间、升级内容、升级风险评估、回滚方案等内容。在制定升级计划时，应充分考虑对公司业务的影响，尽量选择在业务低谷期进行升级操作。2.升级测试在进行软件升级前，必须对升级版本进行全面的测试。测试内容包括功能测试、兼容性测试、性能测试等，确保升级后的软件能够正常运行，且不影响现有业务系统的功能和数据。邀请业务部门人员参与升级测试，收集他们对升级后软件的使用反馈，及时发现并解决可能出现的问题。3.升级实施升级测试通过后，按照升级计划进行软件升级实施。升级过程中应密切关注系统运行状态，及时处理出现的异常情况。升级完成后，对系统进行全面检查，确保软件各项功能正常，数据准确无误。同时，对升级过程中涉及的相关文档进行更新和归档。六、软件安全管理1.安全防护措施安装正版的安全防护软件，如杀毒软件、防火墙等，并定期进行更新和病毒查杀，防止计算机系统受到病毒、恶意软件等攻击。对软件系统进行安全配置，如设置访问控制策略、用户认证机制等，防止未经授权的访问和数据泄露。定期对服务器和网络设备进行安全漏洞扫描，及时发现并修复潜在的安全隐患。2.数据安全保护对软件系统中的重要数据进行加密存储和传输，确保数据在存储和传输过程中的安全性。按照公司数据备份策略，定期对软件数据进行备份，并将备份数据存储在安全的位置。同时，定期进行数据恢复测试，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。严格控制数据访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作敏感数据。对涉及数据访问的操作进行审计记录，以便追踪和审计。3.应急处理预案制定软件安全应急处理预案，明确在软件遭受安全攻击、数据泄露等紧急情况下的应急处理流程和责任分工。定期组织应急演练，提高公司应对软件安全事件的能力和效率。确保在发生安全事件时，能够迅速采取措施，减少损失，并及时向上级主管部门报告。七、软件使用培训与支持1.培训计划制定根据软件使用情况和员工岗位需求，信息技术部门制定年度软件使用培训计划。培训计划应包括培训目标、培训内容、培训对象、培训时间、培训方式等内容。培训内容应涵盖软件的基本操作、功能应用、常见问题解决等方面，以满足员工的实际工作需求。2.培训实施按照培训计划组织开展软件使用培训工作。培训方式可采用集中培训、在线培训、现场指导等多种形式相结合。培训过程中应注重互动和实践操作，让员工通过实际操作加深对软件的理解和掌握。为参加培训的员工提供培训教材和相关资料，并做好培训记录，包括培训时间、地点、内容、参加人员等信息。3.技术支持信息技术部门设立软件使用技术支持热线或邮箱，及时解答员工在软件使用过程中遇到的问题。对于员工反馈的软件问题，技术支持人员应在规定时间内响应，并尽快进行处理。如问题较为复杂，应及时协调相关资源，确保问题得到妥善解决。定期收集员工对软件使用的意见和建议，对软件存在的问题和不足之处及时反馈给软件供应商，并跟踪软件改进情况。八、监督与考核1.监督检查机制信息技术部门定期对公司软件使用情况进行监督检查，检查内容包括软件安装配置、使用操作规范、安全管理、升级更新等方面。采用定期巡检、不定期抽查、系统审计等方式，对各部门和个人的软件使用情况进行全面评估。对监督检查中发现的问题及时下达整改通知，要求责任部门和个人限期整改，并跟踪整改落实情况。2.考核指标设定制定软件使用考核指标体系，包括软件操作熟练度、数据准确性、安全合规性、问题解决及时性等方面。将考核指标分解到具体岗位和个人，确保考核的针对性和可操作性。根据考核结果，对软件使用表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对不符合要求的进行批评和处罚。3.违规处理措施对于违反软件使用管理制度的行为，根据情节轻重给予相应的处罚措施。处罚措施包括警告、罚款