日常办公用品管理办法

日常办公用品管理办法一、总则（一）目的为加强公司日常办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等行为，合理控制办公用品费用支出，提高办公用品使用效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构的日常办公用品管理。（三）基本原则1.统一管理原则：公司对办公用品实行统一采购、统一调配、统一核算，确保办公用品管理的规范化和标准化。2.按需配置原则：根据工作实际需要，合理配置办公用品，避免浪费。3.勤俭节约原则：倡导节约使用办公用品，降低办公成本。4.责任到人原则：明确各部门及个人在办公用品管理中的职责，确保办公用品管理工作落到实处。二、管理职责（一）行政部门职责1.负责制定和完善办公用品管理制度，并组织实施。2.负责办公用品的统一采购、验收、入库、保管、发放和调配工作。3.定期对办公用品的库存进行盘点，确保账实相符。4.统计分析办公用品的使用情况，提出改进建议，合理控制办公用品费用支出。5.指导和监督各部门的办公用品管理工作。（二）各部门职责1.负责本部门办公用品需求的统计和申报工作。2.严格按照规定使用办公用品，不得随意浪费或挪作他用。3.负责本部门办公用品的领用、保管和使用情况的自查工作。4.配合行政部门做好办公用品的管理工作，提出合理化建议。（三）员工个人职责1.爱护办公用品，正确使用办公用品，节约使用办公用品。2.按照规定的程序和要求领用办公用品，不得私自领取或多领办公用品。3.发现办公用品损坏或丢失，应及时报告部门负责人和行政部门。三、办公用品的分类及标准（一）办公文具类1.书写工具：如钢笔、圆珠笔、中性笔、铅笔、记号笔等。2.纸类：如打印纸、复印纸、便签纸、笔记本、文件夹等。3.文件管理用品：如档案盒、档案袋、标签、订书机、订书钉、回形针、胶水、胶带等。4.桌面用品：如计算器、电话机、电脑鼠标、键盘、鼠标垫、台历、笔筒等。（二）办公设备类1.电脑及周边设备：如台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪等。2.办公家具：如办公桌、办公椅、文件柜、沙发、茶几等。（三）办公耗材类1.硒鼓、墨盒：用于打印机、复印机等设备。2.碳粉：用于激光打印机。3.打印纸：根据不同的用途，分为A4、A3、B5等规格。4.其他耗材：如色带、光盘、软盘等。（四）劳保用品类1.工作服：根据不同的工作岗位和工作环境，配备相应的工作服。2.安全帽：从事高处作业、电气作业等危险作业的人员必须佩戴安全帽。3.防护手套：如绝缘手套、防化手套、普通手套等。4.其他劳保用品：如防护鞋、护目镜、耳塞等。（五）其他办公用品类1.清洁用品：如扫帚、拖把、抹布、清洁剂等。2.饮用水：为员工提供的日常饮用水。3.绿植：用于装饰办公环境的绿色植物。四、办公用品的采购（一）采购计划的制定1.各部门应于每月[具体日期]前，将本部门下月办公用品需求计划报送行政部门。需求计划应详细列出所需办公用品的名称、规格、型号、数量等信息。2.行政部门根据各部门的需求计划，结合办公用品的库存情况，制定公司下月办公用品采购计划。采购计划应经行政部门负责人审核后，报公司分管领导审批。（二）采购渠道的选择1.行政部门应选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商作为办公用品的采购渠道。2.对于常用的办公用品，应建立供应商名录，定期对供应商进行评估和筛选，确保供应商的服务质量和产品质量。3.对于一次性采购金额较大的办公用品，应采取招标、询价等方式进行采购，以确保采购价格的合理性。（三）采购流程1.行政部门根据审批后的采购计划，向选定的供应商发送采购订单。采购订单应明确办公用品的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点等信息。2.供应商收到采购订单后，应按照订单要求及时组织生产和发货，并将发货凭证及时反馈给行政部门。3.行政部门收到办公用品后，应组织相关人员进行验收。验收内容包括办公用品的数量、规格、型号、质量等是否符合采购订单要求。如发现问题，应及时与供应商联系，要求其更换或处理。4.验收合格的办公用品，应及时办理入库手续。入库时，应填写入库单，注明办公用品的名称、规格、型号、数量、入库日期等信息。入库单应由仓库管理人员和验收人员签字确认。5.对于验收不合格的办公用品，行政部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货等。处理结果应记录在案。五、办公用品的库存管理（一）库存盘点1.行政部门应定期对办公用品的库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次。2.盘点时，应制定详细的盘点计划，明确盘点人员、盘点范围、盘点时间等信息。盘点人员应认真核对办公用品的数量、规格、型号、质量等信息，并填写盘点表。3.盘点结束后，应根据盘点表编制盘点报告，分析盘点结果，找出存在的问题，并提出改进措施。盘点报告应经行政部门负责人审核后，报公司分管领导审批。（二）库存安全管理1.仓库应保持通风、干燥、整洁，防止办公用品受潮、发霉、生锈等。2.办公用品应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。3.仓库应配备必要的消防器材和安全设施，确保库存安全。4.仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，不得擅自离岗，不得随意允许无关人员进入仓库。（三）库存积压处理1.对于长期积压的办公用品，行政部门应定期进行清理，分析积压原因，并采取相应的措施进行处理。2.对于因工作任务变更、产品升级等原因导致不再使用的办公用品，应及时进行报废处理。报废处理应填写报废申请表，经行政部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.对于可继续使用但本部门不再需要的办公用品，行政部门应进行统一调配，优先调配给其他有需求的部门使用。4.对于无法调配的办公用品，行政部门可根据实际情况进行折价出售或捐赠处理。折价出售或捐赠处理应填写相关申请表，经行政部门负责人审核后，报公司分管领导审批。六、办公用品的发放与使用（一）发放原则1.按需发放原则：根据员工的工作需要，合理发放办公用品，确保员工能够正常开展工作。2.限额发放原则：对部分办公用品实行限额发放制度，如打印纸、硒鼓、墨盒等，以控制办公用品的使用量。3.定期发放原则：办公用品应定期发放，如每月发放一次，具体发放时间由行政部门确定。（二）发放流程1.员工应根据工作需要，填写办公用品领用申请表，注明领用办公用品的名称、规格、型号、数量等信息，并经部门负责人签字确认。2.行政部门收到员工的办公用品领用申请表后，应根据库存情况进行审核。如库存充足，应及时发放；如库存不足，应告知员工等待补货。3.办公用品发放时，仓库管理人员应按照申请表的要求，发放相应的办公用品，并在申请表上签字确认。4.员工领取办公用品后，应及时在办公用品领用登记表上签字确认。（三）使用规范1.员工应正确使用办公用品，不得随意损坏或丢弃办公用品。2.对于可重复使用的办公用品，如文件夹、档案盒、订书机等，应妥善保管，以备下次使用。3.对于打印纸、复印纸等纸张类办公用品，应双面使用，减少浪费。4.对于电脑、打印机、复印机等办公设备，应按照操作规程进行使用，定期进行维护和保养，确保设备正常运行。5.员工离职时，应将所领用的办公用品交回行政部门，经行政部门核实后办理离职手续。七、办公用品费用的核算与控制（一）费用核算1.行政部门应建立办公用品费用台账，详细记录办公用品的采购、领用、库存等情况。2.办公用品费用应按照部门进行核算，每月末由行政部门编制办公用品费用报表，报送财务部门进行账务处理。3.财务部门应将办公用品费用纳入公司成本费用核算体系，按照相关会计准则进行账务处理。（二）费用控制1.行政部门应定期对办公用品的使用情况进行统计分析，找出费用控制的关键点，并采取相应的措施进行控制。2.对于办公用品费用超支的部门，行政部门应及时与该部门负责人沟通，分析超支原因，并提出改进措施。3.公司应建立办公用品费用考核制度，将办公用品费用控制情况纳入部门绩效考核体系，对费用控制较好的部门给予奖励，对费用控制不力的部门进行惩罚。八、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对办公用品管理情况进行审计监督，检查办公用品采购、使用、保管等环节是否符合本办法的规定，是否存在浪费、挪用等问题。如发现问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）日常监督检查行政部门应加强对办公用品管理工作的日常监