工程档案管理办法

工程档案管理办法一、总则1.目的为加强工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、运行、维护及管理提供可靠依据，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司范围内各类新建、改建、扩建工程项目档案的管理。3.定义工程档案是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，包括工程前期文件、工程施工文件、工程竣工文件等。二、管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善工程档案管理制度、流程和标准。指导、监督和检查工程建设各参建单位的档案管理工作。收集、整理、保管公司重要工程项目档案，建立档案数据库。组织工程档案的验收、移交和鉴定销毁工作。提供工程档案查阅、借阅服务，开发利用工程档案信息资源。2.工程建设管理部门职责负责本部门职责范围内工程档案管理工作的组织和协调。督促、指导工程建设各参建单位做好工程档案的收集、整理和归档工作。参与工程档案的验收工作，对验收中发现的问题提出整改意见。配合档案管理部门做好工程档案的移交、保管和利用工作。3.工程建设各参建单位职责建立健全本单位工程档案管理制度，明确档案管理责任人。负责收集、整理、归档本单位在工程建设过程中形成的各类文件资料，确保档案的完整、准确、系统。按照合同要求和档案管理部门的规定，及时向建设单位移交工程档案。接受建设单位和档案管理部门的指导、监督和检查，对存在的问题及时整改。三、工程档案的形成与收集1.形成要求工程档案应随工程建设进度同步形成，确保真实反映工程建设全过程。文件材料的形成应符合国家及行业有关标准、规范和规定，书写材料应符合耐久性要求，禁止使用易褪色的书写材料。工程文件应字迹清晰，图样准确，图表整洁，签字盖章手续完备。2.收集范围工程前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。工程设计文件：包括初步设计、施工图设计文件、设计变更通知等。工程施工文件：包括施工组织设计、施工技术交底、施工日志、工程测量记录、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。工程监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。工程竣工验收文件：包括竣工验收报告、工程质量保修书、竣工图等。其他与工程建设有关的文件：如工程招投标文件、合同协议、会议纪要、来往信函等。3.收集分工建设单位负责收集工程前期文件、建设过程中形成的各类管理文件以及竣工验收文件等。勘察、设计单位负责收集本单位形成的工程勘察、设计文件及相关变更文件。施工单位负责收集本单位在工程施工过程中形成的各类施工文件。监理单位负责收集本单位形成的工程监理文件。四、工程档案的整理1.整理原则遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接。分类科学，组卷合理，便于保管和利用。同一事项的文件应集中整理，不同载体的文件应分别整理。2.分类标准工程档案按照工程前期文件、工程设计文件、工程施工文件、工程监理文件、工程竣工验收文件等类别进行一级分类。每一类别下再根据文件的性质、内容等进行二级分类，如工程施工文件可分为施工管理文件、施工技术文件、施工物资文件等。3.组卷要求工程文件应按照卷、册、盒等形式进行组卷，每卷厚度不宜超过[X]厘米。卷内文件应排列有序，按照文件形成时间或重要程度依次排列，页号编写应符合规范要求。卷内文件应编制卷内目录，目录内容应包括序号、文件题名、日期、页号等，便于查找和利用。不同载体的文件应分别组卷，如纸质文件、电子文件、声像文件等。电子文件应存储在脱机载体上，并注明文件的题名、日期、存储路径等信息。4.编目要求工程档案应编制档案目录，目录内容应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级等。档号应按照档案分类编号规则编制，确保唯一性和系统性。案卷题名应准确概括卷内文件的主要内容，简洁明了。编制单位应填写文件的形成单位或部门名称。起止日期应填写卷内文件的形成起止时间。保管期限应按照国家及公司有关规定确定，分为永久、长期、短期三种。密级应根据文件的保密要求确定，分为绝密、机密、秘密三级。五、工程档案的归档1.归档时间工程建设各参建单位应在工程竣工后[X]个月内，向建设单位移交工程档案。对于分阶段竣工验收的工程，应在各阶段竣工验收后[X]个月内，向建设单位移交该阶段的工程档案。2.归档要求归档的工程档案应完整、准确、系统，符合整理和编目要求。移交的工程档案应编制档案移交清单，清单内容应包括档号、案卷题名、编制单位、移交日期等，双方签字确认。电子档案应与纸质档案同时归档，确保内容一致，并提供电子档案的存储介质及相关说明。声像档案应按照要求整理编目，与纸质档案或电子档案建立对应关系，一并归档。3.归档流程工程建设各参建单位整理好工程档案后，填写档案移交清单，向建设单位提出档案移交申请。建设单位档案管理部门对移交的工程档案进行审核，审核合格后办理接收手续，在档案移交清单上签字盖章。建设单位档案管理部门将接收的工程档案进行分类存放，纳入档案管理系统。六、工程档案的保管1.保管场所公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、消防设备等，确保档案安全存放。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.保管期限工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。永久保存的档案包括工程立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证、竣工验收报告、工程质量保修书等。长期保存的档案包括工程设计文件、施工技术文件、监理文件等，保管期限为[X]年。短期保存的档案包括工程施工过程中的一般性文件，保管期限为[X]年。3.保管措施对纸质档案应进行分类存放，按照档号顺序排列，便于查找和利用。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。对电子档案应进行备份，存储在不同的介质上，并定期进行数据维护和更新，防止数据丢失或损坏。对声像档案应妥善保管，定期检查存储介质的质量，确保声像资料的清晰和完整。七、工程档案的利用1.利用范围公司内部各部门因工程建设、运行、维护、管理等工作需要，可以查阅、借阅工程档案。外单位因工作需要查阅公司工程档案的，应按照规定办理相关手续。2.利用流程公司内部人员查阅、借阅工程档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、档号、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。档案管理部门根据申请表提供档案，并做好查阅、借阅登记，记录查阅、借阅时间、人员、档案名称等信息。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。借阅档案应按时归还，如需延期，应办理续借手续。归还时，档案管理部门应对档案进行检查，确保档案完好无损。外单位查阅公司工程档案，应提前向公司提出申请，说明查阅的目的、内容、范围等。经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅过程中，不得擅自摘抄、复制、拍摄档案内容。如需摘抄、复制、拍摄档案，应经公司档案管理部门同意，并签订保密协议。3.利用服务档案管理部门应积极主动为利用者提供档案查阅、借阅服务，提高服务质量和效率。根据利用者的需求，档案管理部门可以提供档案编研资料，如工程建设大事记、工程总结等，为工程建设和管理提供参考依据。利用工程档案过程中，如发现档案存在问题或需要进一步核实相关信息，档案管理部门应协助利用者进行查找和核实。八、工程档案的鉴定与销毁1.鉴定组织公司成立工程档案鉴定小组，由档案管理部门、工程建设管理部门及相关专业技术人员组成，负责对到期的工程档案进行鉴定。2.鉴定标准根据工程档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。对保管期满但仍具有重要参考价值的档案，应延长保管期限。对已失去保存价值的档案，应列出销毁清单，报公司主管领导批准后进行销毁。3.销毁程序档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制档案销毁清单，清单内容应包括档号、案卷题名、编制单位、保管期限、销毁原因等。经公司主管领导批准后，档案管理部门会同相关部门共同对拟销毁的档案进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、人员等信息。销毁清单应永久保存，作为档案鉴定销毁工作的依据。九、监督与检查1.监督检查内容工程建设各参建单位档案管理制度的建立和执行情况。工程档案的形成、收集、整理、归档、保管等工作的质量和进度。工程档案的查阅、借阅、鉴定销毁等利用情况。2.监督检查方式定期检查：档案管理部门会同工程建设管理部门定期对工程建设各参建单位的档案管理工作进行检查，检查结果进行通报。不定期抽查：档案管理部门对工程建设各参建单位的档案管理工作进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。专项检查：针对工程建设中的重要环节或存在的突出问题，组织专项档案检查，确保档案管理工作与工程建设同步推进。