限公司合同管理办法

限公司合同管理办法第一章总则第一条目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司及所属各部门、子公司在生产经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。第三条基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行必须遵守国家法律法规和公司内部规章制度。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平、公正，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。第二章合同管理机构及职责第四条合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司领导班子成员、各部门负责人组成。合同管理委员会负责审议重大合同，协调合同管理中的重大问题，对合同管理工作进行监督和指导。第五条合同管理部门公司[具体部门名称]为合同管理部门，负责合同管理的日常工作，履行以下职责：1.制定和完善合同管理制度，并组织实施；2.参与重大合同的谈判、起草、审查、签订等工作；3.对合同进行统一编号、登记、归档和保管；4.监督合同的履行情况，协调合同纠纷的处理；5.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。第六条业务部门各业务部门负责本部门合同的谈判、起草、履行等工作，并配合合同管理部门做好合同的审查、登记、归档等工作。业务部门负责人对本部门签订的合同负责。第三章合同的签订第七条合同主体资格审查1.在签订合同前，业务部门应对合同对方的主体资格、经营范围、资信状况、履约能力等进行审查，并收集相关证明材料。2.合同对方为法人的，应审查其营业执照副本、组织机构代码证、法定代表人身份证明等；合同对方为自然人的，应审查其身份证复印件等有效身份证明。3.对于重大合同或涉及金额较大的合同，业务部门可委托律师事务所等专业机构对合同对方进行尽职调查。第八条合同文本起草1.合同文本一般由业务部门根据合同内容起草。合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。2.对于格式合同，业务部门应根据实际情况对格式条款进行修改和补充，确保合同条款符合公司利益和法律要求。3.合同文本应使用规范的语言文字，表述准确、清晰，避免歧义。第九条合同审查1.合同文本起草完成后，业务部门应将合同文本提交合同管理部门进行审查。合同管理部门应重点对合同的合法性、合规性、完整性、准确性等进行审查，并提出审查意见。2.对于重大合同或涉及法律风险较大的合同，合同管理部门应组织公司法律顾问、财务人员等相关人员进行会审，并形成会审意见。3.业务部门应根据合同审查意见对合同文本进行修改和完善，确保合同条款符合要求后，报公司领导审批。第十条合同审批1.合同审批实行分级审批制度。一般合同由业务部门负责人、合同管理部门负责人审批；重大合同或涉及金额较大的合同，还需报公司分管领导、总经理、董事长审批。2.合同审批人员应认真审查合同文本，对合同的真实性、合法性、合理性等进行全面评估，并签署审批意见。3.未经审批或审批未通过的合同，不得签订。第十一条合同签订1.合同经审批通过后，由业务部门负责与合同对方签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章或公章。2.合同签订人员应严格按照合同审批意见签订合同，不得擅自变更合同条款。如因特殊情况需要变更合同条款的，应重新履行审批手续。3.合同签订后，业务部门应将合同副本及时提交合同管理部门进行登记、归档。第四章合同的履行第十二条合同履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的合同履行计划，明确合同履行的各个环节、时间节点、责任人等，并将合同履行计划提交合同管理部门备案。2.合同履行计划应具有可操作性和可监督性，确保合同能够按时、按质、按量履行。第十三条合同履行跟踪与监督1.业务部门应按照合同履行计划组织实施合同履行工作，并定期向合同管理部门汇报合同履行情况。2.合同管理部门应对合同履行情况进行跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对于重大合同或履行过程中出现异常情况的合同，合同管理部门应及时向公司领导汇报。第十四条合同变更与解除1.合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更或解除合同的，业务部门应及时与合同对方协商，并签订书面的变更或解除协议。2.合同变更或解除协议应按照合同签订的审批程序进行审批。未经审批的合同变更或解除协议无效。3.合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况通知合同管理部门，并办理合同变更或解除的登记、归档手续。第十五条合同纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时与合同对方沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。2.如协商不成，业务部门应及时收集相关证据材料，并向合同管理部门报告。合同管理部门应根据情况组织相关人员研究制定纠纷解决方案，并视情况委托律师事务所等专业机构处理合同纠纷。3.在处理合同纠纷过程中，应严格遵守法律法规和公司内部规章制度，维护公司合法权益。第五章合同的登记与归档第十六条合同登记1.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交合同管理部门进行登记。合同管理部门应建立合同台账，对合同的签订时间、合同名称、合同编号、合同对方、合同标的、金额、履行期限等信息进行详细记录。2.合同台账应定期进行更新和维护，确保合同信息的准确性和完整性。第十七条合同归档1.合同履行完毕或终止后，业务部门应将合同原件及相关资料整理后提交合同管理部门进行归档。合同管理部门应按照档案管理的要求，对合同进行分类、编号、装订，并妥善保管。2.合同档案应包括合同文本、合同审批文件、合同履行记录、合同变更或解除协议、合同纠纷处理文件等相关资料。3.合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司内部规定执行。保管期限届满后，如需销毁合同档案，应按照档案销毁的程序进行审批和处理。第六章合同管理的信息化建设第十八条建立合同管理信息系统公司应建立合同管理信息系统，实现合同的在线起草、审查、审批、签订、履行跟踪、登记归档等功能，提高合同管理的效率和信息化水平。第十九条信息系统的使用与管理1.各部门应按照合同管理信息系统的操作流程，规范使用信息系统，确保合同信息的及时录入和准确更新。2.合同管理部门应加强对合同管理信息系统的维护和管理，定期对系统数据进行备份，保障系统的安全稳定运行。3.公司应定期对合同管理信息系统的数据进行分析和利用，为合同管理决策提供支持。第七章合同管理的监督与考核第二十条监督检查1.合同管理部门应定期对公司合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同登记与归档情况等。2.对于监督检查中发现的问题，合同管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，相关部门应将整改情况书面报告合同管理部门。第二十一条考核评价1.公司应建立合同管理考核评价制度，对各部门的合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包括合同签订的规范性、合同履行的情况、合同纠纷的处理情况、合同管理信息化建设等方面。2.合同管理考核评价结果与各部门的绩效考核挂钩，对合同管理工作表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励