企业采购控制制度汇编

企业采购控制制度汇编一、总则1.目的本制度旨在规范企业采购行为，加强采购管理，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，确保企业生产经营活动的顺利进行。2.适用范围本制度适用于企业内所有采购活动，包括物资采购、工程采购、服务采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动应遵守国家法律法规及相关政策规定。效益性原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。公开公正公平原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，公正地对待每一个供应商，不偏袒、不歧视。诚实守信原则：采购双方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责1.采购决策机构成立采购决策委员会，由企业高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动。2.采购执行部门设立采购部门，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：制定采购计划和预算。寻找、筛选、评估供应商。组织采购谈判，签订采购合同。跟进采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。建立和维护供应商档案。3.其他相关部门职责需求部门：提出采购需求，提供技术规格、质量标准等要求，参与采购过程中的技术评审和验收工作。财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和成本核算，对采购活动进行财务监督。质量部门：参与采购物资的质量检验和验收工作，确保采购物资符合质量要求。三、采购计划与预算1.采购计划编制需求部门应根据企业生产经营计划、库存状况等，提前向采购部门提交采购需求申请。采购部门汇总各需求部门的申请后，结合市场供应情况、采购周期等因素，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、预计采购时间等。2.采购预算制定财务部门根据采购计划，结合企业财务状况和资金安排，制定采购预算。采购预算应涵盖采购物资的价格、运输费用、税费等所有相关成本。采购预算经审批后，应严格执行。如遇特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。四、供应商管理1.供应商选择标准资质信誉：具有合法的经营资质，良好的商业信誉，无不良记录。产品质量：所提供的产品符合国家相关标准和企业要求，质量稳定可靠。价格合理：报价具有竞争力，在保证质量的前提下，价格相对较低。供应能力：具备足够的生产能力和供货能力，能够按时、按量供应物资。售后服务：提供良好的售后服务，能够及时解决产品质量问题和其他相关问题。2.供应商开发与筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，评估其是否符合基本选择标准。对于符合条件的供应商，要求其提供相关资质证明、产品样本、业绩案例等资料。采购部门组织相关人员对供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、设备设施等情况。根据考察结果和评估情况，确定合格供应商名单，并报采购决策机构审批。3.供应商评估与考核建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估。评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。采购部门根据评估结果，对供应商进行打分评级。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，提出整改要求；对于整改后仍不符合要求的供应商，取消其合格供应商资格。建立供应商考核档案，记录供应商的评估和考核情况，作为后续合作的参考依据。五、采购流程1.采购申请需求部门填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格型号、数量、用途、质量要求、预计到货时间等信息，并经部门负责人审批后提交给采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请后，对其进行审核。审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的符合性等。对于重大采购项目，需提交采购决策委员会审批。3.供应商选择与采购订单下达根据采购申请和审批结果，采购部门从合格供应商名单中选择合适的供应商。与选定的供应商进行采购谈判，就产品价格、质量标准、交货期、付款方式等条款达成一致意见。签订采购合同或下达采购订单，并将采购订单发送给供应商。采购订单应明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点等要求。4.采购订单跟踪与协调采购部门定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度、发货情况等。如发现供应商可能无法按时交货或出现其他问题，应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决问题。对于因不可抗力等原因导致的交货延迟或其他问题，应及时与需求部门沟通，协商解决方案。5.到货验收采购物资到货前，采购部门应通知质量部门、需求部门等相关人员做好验收准备。物资到货后，由质量部门按照质量标准进行检验，需求部门根据技术规格和实际需求进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量状况等。如验收合格，填写验收报告；如验收不合格，应及时与供应商协商解决，要求其补货、换货或退货等。6.采购付款采购物资验收合格后，供应商提交付款申请。采购部门对付款申请进行审核，审核内容包括采购合同条款、验收报告、发票等。审核通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间进行付款。付款时应严格执行财务审批制度，确保付款安全。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门会同相关部门对采购过程中可能面临的风险进行识别，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施价格风险应对：建立价格监测机制，及时掌握市场价格动态。通过与供应商签订长期合同、套期保值等方式，降低价格波动风险。供应商违约风险应对：在采购合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约担保。加强对供应商的监督和管理，定期评估供应商的履约能力。质量风险应对：严格选择供应商，加强采购物资的检验和验收工作。在合同中约定质量保证条款，要求供应商承担质量问题的责任。法律风险应对：加强对采购法律法规的学习和研究，确保采购活动合法合规。在签订采购合同前，对合同条款进行法律审核，避免法律纠纷。七、采购监督与审计1.内部监督企业内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。采购部门应建立内部自查制度，定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。2.外部监督接受政府有关部门、社会公众等的监督，积极配合相关检查和审计工作。对于发现的问题，及时进行整改，并将整改情况向有关部门报告。八