采购询价制度

采购询价制度一、总则1.目的为规范公司采购询价行为，确保采购工作的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率和质量，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目的询价活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。3.基本原则公开透明原则：采购询价过程应公开进行，确保所有潜在供应商都有平等的机会参与。公平竞争原则：给予所有参与询价的供应商公平的竞争环境，不得偏袒任何一方。公正客观原则：询价人员应公正地对待每一个供应商，客观地评估报价和相关条件。二、询价流程（一）采购申请1.需求部门提出申请各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预计采购时间等信息。2.部门负责人审核部门负责人对采购申请进行审核，确认申请的必要性和合理性，签字批准后提交给采购部门。（二）询价准备1.采购部门组建询价小组采购部门根据采购项目的性质和复杂程度，组建询价小组。询价小组一般由采购人员、技术人员、财务人员等组成，人数不少于三人。2.确定询价范围询价小组根据采购项目的要求，确定潜在供应商的范围。可以通过公司供应商名录、行业网站、供应商推荐等方式获取潜在供应商名单。3.制定询价文件询价文件应包括采购项目的详细规格、技术要求、质量标准、交货期、售后服务等内容，以及报价表、供应商资格证明文件等附件。询价文件应明确规定报价的有效期和评审标准。（三）询价发出1.向潜在供应商发送询价文件采购部门通过邮件、传真、电话等方式向确定的潜在供应商发送询价文件，并告知其询价的截止时间和报价要求。2.潜在供应商提出疑问潜在供应商在收到询价文件后，如有疑问，可以在规定的时间内以书面形式向采购部门提出。采购部门应及时回复潜在供应商的疑问。（四）报价接收1.潜在供应商提交报价文件潜在供应商应在询价文件规定的截止时间前，将报价文件密封后提交给采购部门。报价文件应包括报价表、技术方案、售后服务承诺等内容。2.采购部门接收报价文件采购部门在收到报价文件后，应进行登记和编号，并妥善保管。（五）报价评审1.询价小组对报价进行评审询价小组根据询价文件规定的评审标准，对各供应商的报价文件进行评审。评审内容包括报价、技术方案、质量保证、售后服务、交货期等方面。2.打分及排序询价小组对各供应商的评审情况进行打分，并按照得分高低对供应商进行排序。得分相同的，按照报价由低到高排序；报价也相同的，可以通过谈判等方式确定成交供应商。3.编写评审报告询价小组完成评审后，应编写评审报告，详细记录评审过程和结果。评审报告应包括采购项目概述、询价过程、评审标准、各供应商的报价及评审情况、推荐的成交供应商等内容。（六）确定成交供应商1.采购部门根据评审报告确定成交供应商采购部门根据询价小组的评审报告，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。2.签订采购合同采购部门与成交供应商按照成交通知书的要求，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。（七）采购验收1.采购项目到货前通知验收采购部门在采购项目到货前，通知需求部门和相关人员做好验收准备。2.组织验收需求部门和相关人员按照采购合同的要求，对采购项目进行验收。验收内容包括数量、规格型号、质量标准、技术性能等方面。3.填写验收报告验收合格后，验收人员应填写验收报告，签字确认。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、供应商名称、验收情况等内容。4.支付货款采购部门根据验收报告和采购合同的约定，办理货款支付手续。三、询价文件编制要求（一）基本信息1.采购项目名称：准确反映采购项目的内容和性质。2.采购项目编号：为每个采购项目编制唯一的编号，便于管理和查询。3.采购项目预算：明确采购项目的预算金额，作为评审报价的参考依据。（二）采购项目要求1.规格型号：详细描述采购项目的规格型号、技术参数、性能指标等要求。2.质量标准：明确采购项目的质量标准，如国家标准、行业标准、企业标准等。3.数量：准确填写采购项目的数量。4.交货期：规定采购项目的交货时间和地点。5.售后服务：明确供应商应提供的售后服务内容和期限，如维修、保养、培训等。（三）报价要求1.报价表：提供详细的报价表，包括采购项目的各项明细、单价、总价等。2.报价有效期：规定报价的有效期，一般为[X]个工作日。3.报价方式：明确报价的方式，如一次性报价、多次报价等。（四）供应商资格要求1.营业执照：要求供应商提供有效的营业执照副本复印件。2.资质证书：根据采购项目的要求，规定供应商应具备的相关资质证书，如生产许可证、经营许可证、质量认证等。3.业绩证明：要求供应商提供类似项目的业绩证明材料，如合同复印件、验收报告等。（五）评审标准1.价格评审：明确价格评审的方法和标准，如最低价法、综合评分法等。2.技术评审：规定技术方案、质量保证、售后服务等方面的评审标准。3.商务评审：明确供应商的信誉、资质、业绩等方面的评审标准。（六）其他要求1.报价文件格式：规定报价文件的格式，如纸质版、电子版等。2.签字盖章要求：明确报价文件的签字盖章要求，确保文件的有效性。3.其他特殊要求：根据采购项目的实际情况，提出其他特殊要求，如样品提供、实地考察等。四、询价小组职责（一）组长职责1.负责组织和主持询价小组的评审工作。2.协调小组成员之间的工作，确保评审工作的顺利进行。3.对评审结果进行审核和确认。（二）采购人员职责1.负责采购项目的询价工作，包括编制询价文件、发送询价文件、接收报价文件等。2.协助询价小组进行评审工作，提供采购项目的相关信息和资料。3.负责与供应商沟通和协调，解答供应商的疑问。（三）技术人员职责1.对采购项目的技术要求进行审核和确认。2.参与询价文件的编制工作，提供技术方面的支持和建议。3.对供应商的技术方案进行评审，提出技术方面的意见和建议。（四）财务人员职责1.对采购项目的预算进行审核和控制。2.参与询价文件的编制工作，提供财务方面的支持和建议。3.对供应商的报价进行评审，审核报价的合理性和合规性。（五）其他人员职责根据采购项目的实际需要，询价小组可以邀请其他相关人员参与评审工作，如法务人员、使用部门代表等。他们应根据各自的职责，对采购项目的相关内容进行评审和把关。五、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商名录采购部门应建立供应商名录，收录符合公司采购要求的供应商信息。供应商名录应包括供应商的名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书等内容。2.供应商筛选采购部门应定期对供应商名录中的供应商进行筛选，淘汰不符合公司采购要求的供应商。筛选标准可以包括供应商的信誉、质量、价格、交货期、售后服务等方面。3.新供应商开发当现有供应商无法满足公司采购需求时，采购部门应积极开发新供应商。新供应商的开发应按照公司的供应商开发流程进行，包括供应商调查、资质审核、样品测试、小批量试用等环节。（二）供应商评估1.定期评估采购部门应定期对供应商进行评估，评估周期一般为每年一次。评估内容包括供应商的质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面。2.不定期评估采购部门应根据实际情况，不定期对供应商进行评估。如供应商出现质量问题、交货延迟、服务不到位等情况，采购部门应及时对供应商进行评估，并采取相应的措施。3.评估结果应用采购部门应根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理。对于评估结果优秀的供应商，可以给予更多的采购机会和优惠政策；对于评估结果不合格的供应商，应减少或停止与其合作。（三）供应商激励与约束1.激励措施订单奖励：对于长期合作、质量稳定、价格合理的供应商，给予一定的订单奖励。价格优惠：根据供应商的表现，给予一定的价格优惠。合作机会：优先与优秀供应商合作新的采购项目。2.约束措施合同约束：在采购合同中明确双方的权利和义务，以及违约责任。罚款制度：对于供应商出现的质量问题、交货延迟等情况，按照合同约定进行罚款。终止合作：对于严重违反合同约定或评估结果不合格的供应商，终止与其合作。六、监督与考核（一）内部监督1.审计部门监督审计部门应对采购询价活动进行定期审计，检查询价过程是否合规、评审结果是否公正、采购合同是否履行等情况。2.纪检部门监督纪检部门应对采购询价活动进行监督，防止采购过程中出现违规违纪行为，如收受供应商贿赂、泄露商业机密等。（二）供应商监督1.反馈机制建立供应商反馈机制，鼓励供应商对采购询价活动中的问题进行反馈。采购部门应及时处理供应商的反馈意见，并将处理结果反馈给供应商。2.投诉处理对于供应商的投诉，采购部门应认真调查核实，并按照相关规定进行处理。处理结果应及时反馈给供应商