工程物资材料管理办法

工程物资材料管理办法一、总则1.目的为加强工程物资材料管理，规范物资采购、验收、储存、发放、使用等环节的行为，确保工程物资材料的质量、供应及时性和成本控制，特制定本管理办法。2.适用范围本办法适用于公司所有工程项目的物资材料管理。3.管理原则按需采购原则：根据工程进度和实际需求，合理安排物资采购计划，避免积压和浪费。质量第一原则：严格把控物资材料的质量，确保所采购物资符合工程设计和相关标准要求。成本控制原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购渠道、采购方式和库存管理，降低物资采购成本和库存成本。规范管理原则：建立健全物资材料管理制度和流程，明确各部门职责，加强物资管理过程的监督和考核。二、职责分工1.项目管理部门负责编制项目物资材料总需求计划，并根据工程进度分阶段提交物资采购申请计划。参与物资供应商的考察、评估和选择，协助采购部门签订物资采购合同。负责物资到货验收的组织工作，对验收合格的物资及时办理入库手续，并协调解决物资在使用过程中出现的问题。定期对项目物资材料的使用情况进行统计分析，及时反馈物资管理中存在的问题，并提出改进建议。2.采购部门负责按照项目物资采购申请计划，组织物资的采购工作。建立物资供应商信息库，对供应商进行考察、评估和选择，建立合格供应商名录，并定期进行更新。签订物资采购合同，跟踪合同执行情况，确保物资按时、按质、按量供应。负责办理物资采购的付款手续，审核物资采购发票等相关凭证。3.仓库管理部门负责物资的验收入库、储存保管、发放和盘点等工作。建立物资出入库台账，及时记录物资的收发存情况，做到账物相符。按照物资保管要求，对物资进行分类存放，做好防潮、防雨、防火、防盗等工作，确保物资质量不受损。定期对库存物资进行盘点，编制盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行分析和处理。4.质量检验部门负责制定物资检验计划，对采购的物资进行质量检验和试验。对物资质量问题进行判定，出具检验报告，对不合格物资提出处理意见。参与供应商质量评估和管理工作，协助采购部门解决物资质量纠纷。5.财务部门负责审核物资采购预算，控制物资采购成本。按照财务制度和合同约定，及时支付物资采购款项。对物资采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。三、物资采购管理1.采购计划编制项目管理部门应根据工程设计文件、施工进度计划等，在工程开工前编制项目物资材料总需求计划，并报公司相关部门审核。每月末，项目管理部门应根据下月工程进度安排，分阶段提交物资采购申请计划，明确物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息。采购部门应根据项目物资采购申请计划，结合库存情况，编制月度物资采购计划，并报公司领导审批。2.供应商选择与管理采购部门应通过多种渠道收集物资供应商信息，建立物资供应商信息库。对潜在供应商进行考察和评估，包括供应商的生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、信誉等方面。根据考察评估结果，选择合格供应商，建立合格供应商名录，并定期进行更新。采购部门应与合格供应商签订物资采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。3.采购实施采购部门应按照批准的物资采购计划，组织实施物资采购工作。根据物资采购的特点和需求，选择合适的采购方式，如招标采购、询价采购、竞争性谈判采购等。在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时掌握物资生产进度和交货情况，确保物资按时、按质、按量供应。对于重要物资或金额较大的采购项目，采购部门应组织相关部门进行会审，确保采购过程的合规性和合理性。4.采购合同管理采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给项目管理部门、仓库管理部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好相应的工作准备。采购部门应跟踪合同执行情况，定期与供应商核对物资供应数量、质量、交货时间等信息，确保合同的顺利履行。如遇合同变更或解除等情况，采购部门应及时与供应商协商，并办理相关手续，同时将变更或解除情况通知相关部门。采购合同履行完毕后，采购部门应及时对合同进行归档管理，保存合同相关资料，以备查阅。四、物资验收管理1.验收准备物资到货前，仓库管理部门应根据物资采购合同和相关标准要求，做好验收场地、工具、人员等方面的准备工作。质量检验部门应根据物资特性和检验要求，制定物资检验计划，明确检验项目、检验方法、检验标准等内容。2.到货验收物资到货后，仓库管理部门应及时通知项目管理部门、质量检验部门等相关人员共同进行验收。验收人员应按照物资采购合同和相关标准要求，对物资的名称、规格型号、数量、质量、外观等进行逐一核对和检验。质量检验部门应按照检验计划对物资进行质量检验和试验，出具检验报告。对于不合格物资，应及时通知采购部门和供应商，并提出处理意见。验收合格的物资，仓库管理部门应及时办理入库手续，填写物资入库单，注明物资名称、规格型号、数量、供应商等信息，并由验收人员签字确认。3.验收记录与报告验收人员应做好物资验收记录，详细记录物资的验收情况，包括验收时间、验收人员、物资名称、规格型号、数量、质量状况、检验结果等内容。仓库管理部门应定期对物资验收记录进行整理和归档，保存验收相关资料，以备查阅。质量检验部门应定期编制物资检验报告，汇总分析物资质量检验情况，向公司相关部门反馈物资质量信息。五、物资储存管理1.仓库规划与布局仓库管理部门应根据物资的种类、特性、用途等因素，合理规划仓库布局，划分不同的存储区域，如原材料区、半成品区、成品区、易燃易爆区等。对不同存储区域应设置明显的标识牌，标明区域名称、物资类别等信息，便于物资的存放和管理。2.物资存放要求物资应按照类别、规格型号、批次等进行分类存放，做到整齐有序，便于查找和盘点。对于有特殊要求的物资，如易燃易爆物资、易腐蚀物资、贵重物资等，应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的防护措施。物资存放应遵循先进先出的原则，避免物资积压过期。3.库存盘点仓库管理部门应定期对库存物资进行盘点，确保账物相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般每月或每季度进行一次全面盘点，每年进行一次年终盘点。盘点前，仓库管理部门应制定盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员等信息，并通知相关部门做好准备工作。盘点过程中，盘点人员应认真核对物资的账物情况，如实记录盘点结果。对于盘盈、盘亏情况，应详细记录原因，并及时上报相关部门。盘点结束后，仓库管理部门应编制盘点报告，对盘点结果进行分析和总结，提出改进措施和建议。对于盘盈、盘亏的物资，应按照相关规定进行处理。六、物资发放管理1.发放依据物资发放应依据项目管理部门开具的物资领用单进行。物资领用单应注明物资名称、规格型号、数量、领用部门、领用用途等信息，并经项目负责人签字确认。2.发放流程仓库管理部门收到物资领用单后，应按照领用单上的信息进行物资发放。发放时，仓库管理人员应认真核对物资的名称、规格型号、数量等，确保发放物资与领用单一致。物资发放后，仓库管理人员应在物资领用单上签字确认，并及时更新物资出入库台账。对于贵重物资或限量发放的物资，仓库管理部门应严格按照规定的审批程序进行发放，确保物资的安全使用。3.发放记录仓库管理部门应做好物资发放记录，详细记录物资发放的时间、领用部门、物资名称、规格型号、数量等信息。物资发放记录应定期进行整理和归档，保存发放相关资料，以备查阅。七、物资使用管理1.使用计划与控制项目管理部门应根据工程进度和实际需求，合理安排物资的使用计划，确保物资的使用与工程进度相匹配。在物资使用过程中，项目管理部门应加强对物资使用情况的监督和控制，避免物资的浪费和滥用。对于剩余物资，项目管理部门应及时组织清理和回收，办理退库手续，交仓库管理部门妥善保管。2.质量控制施工单位在物资使用过程中，应严格按照工程设计文件和相关标准要求使用物资，确保物资的质量符合要求。质量检验部门应定期对施工现场的物资质量进行抽检，发现质量问题及时通知相关部门进行处理。3.现场管理施工现场应设置物资堆放区，对物资进行分类堆放，并做好标识。物资堆放应整齐有序，便于管理和取用。施工现场应建立物资管理制度，明确物资管理人员的职责，加强物资的现场管理，防止物资丢失和损坏。八、监督与考核1.监督检查公司相关部门应定期对工程项目的物资材料管理情况进行监督检查，包括物资采购、验收、储存、发放、使用等环节。监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查人员应认真填写检查记录，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.考核评价公司应建立物资材料管理考核评价制度，对各部门的物资材料管理工作进行考核评价。考核评价指标可包括物资采购成本控制、物资质量合格率、物资供应及时性