现金收款制度

现金收款制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司现金收款业务流程，确保现金收款的准确性、及时性和安全性，防止现金收款过程中的差错和舞弊行为，保障公司资金的正常流转和财务信息的真实可靠。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及现金收款的业务活动，包括但不限于销售商品、提供劳务、收取租金、回收押金等直接收取现金的交易。3.职责分工收款人员：负责具体的现金收款操作，确保收取的现金准确无误，并及时将现金及相关收款凭证交至指定地点。财务人员：负责对现金收款进行审核、入账、核对等财务管理工作，定期与收款人员进行现金盘点，监督现金收款制度的执行情况。销售部门或相关业务部门：负责与客户沟通收款事宜，协助收款人员做好现金收款工作，并对收款情况进行跟踪和反馈。管理层：负责对现金收款制度的制定、修订和监督执行，对重大现金收款事项进行决策。二、现金收款流程1.业务发生销售部门或相关业务部门与客户达成交易意向，明确交易金额、收款方式等条款，并签订相关合同或协议。根据业务需求，开具销售发票、收款收据或其他相关收款凭证。收款凭证应按照规定的格式和内容填写，包括日期、客户名称、交易内容、金额、收款方式等信息，并确保各项信息准确无误。2.收款准备收款人员在收款前应做好充分准备，包括检查收款设备（如验钞机、保险柜等）是否正常运行，准备足够的零钱、收据、发票等收款必备物品。对即将收取的现金进行识别和判断，熟悉不同面值人民币的真伪特征，掌握常见假币的识别方法。如对收到的现金真伪存在疑问，应立即停止收款，并及时报告上级领导或财务部门。3.现金收取收款人员与客户进行面对面的现金交接，按照收款凭证上的金额收取现金，并仔细核对现金的面值、张数和金额，确保收款金额与凭证一致。在收款过程中，应保持警惕，注意观察客户的行为举止，防止出现异常情况。如发现客户交付的现金存在可疑迹象，如破旧、粘连、号码重复等，应要求客户更换现金或采用其他收款方式。收取现金后，收款人员应立即在收款凭证上加盖"现金收讫"章，并在客户面前将收款凭证的一联交予客户作为收款证明。同时，应告知客户妥善保管收款凭证，以备日后查询。4.现金缴存收款人员应在每日营业终了或规定的时间内，将收取的现金及时缴存至公司指定的银行账户或保险柜。缴存现金时，应填写现金缴存单，注明缴存日期、客户名称、收款金额、缴存银行等信息，并确保缴存单上的金额与实际缴存的现金金额一致。在将现金缴存至银行时，收款人员应选择安全可靠的交通方式，并尽量避免携带大量现金单独行动。如条件允许，可安排两人以上同行，以确保现金的安全。将现金缴存至保险柜时，收款人员应按照保险柜的操作规程进行操作，确保现金妥善存放，并记录现金缴存的时间、金额、存放位置等信息。5.收款记录财务人员应根据收款人员交回的收款凭证和现金缴存单，及时进行账务处理。在入账时，应仔细核对收款凭证上的各项信息与实际收款情况是否一致，确保入账金额准确无误。财务人员应按照会计核算的要求，对现金收款业务进行分类记录，编制相应的会计凭证，并登记相关账簿。同时，应定期对现金收款记录进行核对和汇总，确保财务数据的准确性和完整性。财务人员应建立现金收款台账，详细记录每笔现金收款的日期、客户名称、交易内容、金额、收款方式、收款人员等信息。通过现金收款台账，可方便地查询和统计现金收款情况，及时发现问题并进行处理。6.收款核对财务人员应定期与收款人员进行现金收款核对，确保账实相符。核对内容包括收款凭证、现金缴存单、现金收款台账等相关资料与实际收取的现金金额是否一致。在核对过程中，如发现账实不符的情况，应及时查明原因。如属于收款人员操作失误导致的差错，应要求收款人员及时更正；如属于其他原因导致的差异，应进行详细调查，并采取相应的措施进行处理。除了定期核对外，财务人员还应不定期地对现金收款情况进行抽查，以加强对现金收款业务的监督和管理。抽查内容包括收款凭证的真实性、完整性，现金缴存的及时性、准确性等。7.异常情况处理在现金收款过程中，如发生以下异常情况，收款人员应立即报告上级领导或财务部门，并采取相应的措施进行处理：收到假币：应立即扣留假币，并向公安机关报案。同时，应及时与客户联系，说明情况并要求客户更换现金或采用其他收款方式。现金短缺或溢余：如发现实际收取的现金金额与收款凭证上的金额不一致，应及时查明原因。如属于现金短缺，应追究相关人员的责任；如属于现金溢余，应及时将溢余现金缴存至公司指定账户，并进行相应的账务处理。客户拒绝付款或要求退款：应了解客户拒绝付款或要求退款的原因，并及时与销售部门或相关业务部门沟通协调。如属于公司自身原因导致的客户不满，应积极采取措施解决问题，争取客户的理解和支持；如属于客户无理要求，应按照相关规定进行处理，并做好记录。三、现金收款内部控制1.岗位分离现金收款业务的各个环节应实行岗位分离，确保不相容岗位相互制约、相互监督。收款人员不得兼任开票、记账、对账等工作；财务人员不得兼任收款工作。定期对现金收款岗位人员进行轮岗，避免因长期在同一岗位工作而产生的舞弊风险。轮岗期限应根据公司实际情况确定，一般为[X]年。2.授权审批所有现金收款业务都应经过授权审批，明确各级管理人员的审批权限和审批程序。收款人员应严格按照授权审批制度的要求办理现金收款业务，不得越权操作。对于重大现金收款事项，如一次性收款金额超过[X]元的交易，应经过公司管理层的特别授权审批。审批过程中，应详细审查交易的真实性、合法性和合理性，确保公司资金安全。3.票据与印章管理加强对收款票据的管理，建立收款票据的领购、使用、保管、核销制度。收款人员应按照规定的格式和内容开具收款票据，并在使用后及时交回财务部门进行核销。财务部门应设立专门的票据保管岗位，负责收款票据的保管和登记工作。收款票据应存放在安全可靠的地方，定期进行盘点，确保票据的完整性和安全性。严格控制收款印章的使用，收款印章应由专人保管，不得随意交予他人使用。在使用收款印章时，应按照规定的审批程序进行操作，并做好印章使用记录。4.监督检查公司内部审计部门应定期对现金收款制度的执行情况进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。监督检查内容包括收款流程的合规性、收款记录的准确性、现金缴存的及时性等。财务部门应加强对现金收款业务的日常监督，定期对收款人员的工作进行检查和指导，发现问题及时督促整改。同时，应建立健全现金收款业务的内部监督机制，鼓励员工对违规行为进行举报。管理层应定期听取现金收款业务的汇报，了解现金收款制度的执行情况和存在的问题，并及时做出决策，确保公司现金收款业务的规范运行。四、现金收款安全管理1.现金存放安全公司应设置专门的保险柜用于存放现金，保险柜应放置在安全可靠的地点，如财务室、收款室等。保险柜应具备防火、防盗、防潮、防虫等功能，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。现金存放应遵循分类存放、限额存放的原则。不同面值的现金应分别存放，避免混淆；现金存放金额应根据公司业务量和实际需求合理确定，不得超过保险柜的限额。保险柜钥匙和密码应分别由不同人员保管，严禁一人同时掌握保险柜的钥匙和密码。钥匙保管人员应妥善保管钥匙，不得随意转借他人；密码保管人员应定期更换密码，确保密码的保密性。2.现金缴存安全在现金缴存过程中，应采取必要的安全措施，确保现金的安全。如使用专用的现金缴存袋或箱，将现金密封包装后再进行缴存；选择安全可靠的交通工具，避免在缴存途中发生现金被盗等安全事故。如采用银行上门收款的方式，公司应与银行签订相关协议，明确双方的权利和义务。在银行上门收款时，公司应安排专人负责与银行工作人员进行交接，确保现金缴存的准确性和安全性。对于通过网上银行等电子渠道缴存现金的，公司应加强对电子支付系统的安全管理，设置安全可靠的支付密码和授权机制，防止因网络安全问题导致现金缴存出现差错或被盗取。3.人员安全防范收款人员在收款过程中应注意自身安全防范，避免与可疑人员发生冲突。如遇到抢劫、诈骗等紧急情况，应保持冷静，及时采取应对措施，并立即向公安机关报案。公司应为收款人员配备必要的安全防护设备，如防刺背心、报警器等，提高收款人员的自我保护能力。同时，应加强对收款人员的安全培训，提高其安全意识和应急处理能力。在公司办公区域和收款场所，应安装必要的安全监控设备，对现金收款过程进行实时监控。监控设备应定期进行检查和维护，确保其正常运行，监控资料应妥善保存一定期限，以备查阅。五、培训与宣传1.培训计划人力资源部门应制定年度现金收款制度培训计划，定期组织收款人员、财务人员及相关业务人员参加现金收款制度培训。培训内容应包括现金收款流程、内部控制要求、安全管理规定、假币识别方法等方面的知识和技能。根据公司业务发展和实际需求，适时调整培训计划和培训内容，确保培训的针对性和实效性。培训方式可采用内部培训、外部培训、现场演示、案例分析等多种形式，以提高培训效果。2.培训实施培训前，应明确培训目标、培训内容、培训时间、培训地点等事项，并提前通知参加培训人员。培训过程中，应注重互动交流，鼓励学员积极提问和发表意见，确保学员对培训内容的理解和掌握。培训结束后，应对学员进行考核，考核方式可采用考试、实际操作、撰写心得体会等多种形式。考核成绩应作为员工绩效考核的重要依据之一，对于考核不合格的学员，应进行补考或重新培训，直至其掌握相关知识和技能。3.宣传教育公司应通过内部刊物、宣传栏、会议等多种渠道，广泛宣传现金收款制度的重要性和相关规定，提高全体员工对现金收款制度的认识和遵守意识。定期向员工通报现金收款业务中出现的典型案例，分析案例产生的原因和教训，引导员工从中吸取经验，避免类似问题的发生。同时，鼓励员工对现金收款过程中发现的问题提出合理化建议，共同完善现金收款制度。六、附则1.制度修订本制度应根据国家法律法规、公司业务发展和实际执行情况的变化，适时进行修订和完善