公司采购制度及流程

公司采购制度及流程一、总则1.目的为了规范公司的采购行为，加强采购管理，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，特制定本制度及流程。2.适用范围本制度适用于公司内所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司内部规定。效益原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。公平公正原则：采购过程中应公平对待所有供应商，确保竞争的公正性。诚实守信原则：采购人员应诚实守信，维护公司利益和形象。二、采购组织与职责1.采购部门采购部门职责负责公司采购计划的制定与执行。寻找、筛选、评估和选择合格的供应商。与供应商进行商务谈判，签订采购合同。跟踪采购订单的执行情况，协调解决采购过程中的问题。建立和维护供应商档案。采购人员职责严格遵守公司采购制度和流程，完成采购任务。积极收集市场信息，为公司采购提供参考。保守公司采购机密，不得泄露与采购相关的信息。2.需求部门需求部门职责根据公司业务需求，提出准确、详细的采购申请。参与采购过程中的技术交流、评标等工作。协助采购部门对采购物资进行验收。需求部门负责人职责审核本部门的采购申请，确保申请的合理性和必要性。协调本部门与采购部门之间的工作，解决采购过程中的问题。三、采购计划与预算1.采购计划的制定年度采购计划每年年底，各需求部门应根据公司下一年度的业务发展计划和预算，编制本部门的年度采购需求计划。采购部门汇总各需求部门的年度采购需求计划，结合公司库存情况和市场供应情况，编制公司年度采购计划。月度采购计划每月底，各需求部门应根据本部门下个月的业务需求，编制月度采购需求计划，并提交给采购部门。采购部门根据各需求部门的月度采购需求计划，结合库存情况和采购周期，编制公司月度采购计划。2.采购预算的编制采购预算由采购部门根据采购计划编制，经财务部门审核后报公司管理层批准。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，确保采购活动在预算范围内进行。3.采购计划和预算的调整因公司业务发展、市场变化等原因需要调整采购计划和预算时，需求部门应提出书面申请，说明调整的原因和内容。采购部门对需求部门的申请进行审核，提出审核意见后报公司管理层批准。经批准后的采购计划和预算调整申请，由采购部门负责组织实施。四、供应商管理1.供应商的选择与评估供应商选择标准具有合法的经营资质和良好的商业信誉。具备较强的生产能力和质量保证能力，能够提供符合公司要求的产品或服务。价格合理，具有较强的市场竞争力。售后服务良好，能够及时解决客户反馈的问题。供应商评估采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。评估方式可以采用实地考察、问卷调查、数据分析等多种方式。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。2.供应商的开发与维护供应商开发采购部门根据公司业务需求和供应商评估情况，有针对性地开发新的供应商。开发新供应商时，采购人员应收集供应商的相关信息，进行初步筛选和评估，确定潜在供应商名单。对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营情况、质量管理体系等，评估其是否符合公司要求。与符合要求的潜在供应商进行商务洽谈，签订合作协议，建立合作关系。供应商维护采购部门定期与供应商进行沟通，了解其生产经营情况、产品质量情况等，及时解决合作过程中出现的问题。对供应商进行培训，使其了解公司的采购要求和质量标准，提高其供应能力和服务水平。根据供应商的表现，对其进行奖励或惩罚，激励供应商不断提高自身素质和服务质量。3.供应商档案管理采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作情况等内容。供应商档案应及时更新，确保档案信息的准确性和完整性。供应商档案仅供公司内部使用，未经批准不得对外泄露。五、采购流程1.采购申请需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目、规格型号、数量、预算金额、需求时间等内容。采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、预算金额等。对于金额较大或重要的采购申请，采购部门应组织相关部门进行会审，提出会审意见。采购申请经采购部门审核通过后，报公司管理层审批。公司管理层根据采购申请的内容和公司实际情况，做出审批决定。3.采购实施采购方式选择根据采购项目的特点和需求，采购部门选择合适的采购方式，包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。对于符合招标条件的采购项目，应按照国家有关法律法规和公司内部规定进行招标采购。采购文件编制采购部门根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容，确保采购活动的公平、公正、公开。发布采购信息采购部门通过公司内部网站、招标平台、报纸等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。采购信息应明确采购项目的名称、内容、要求、报名时间、开标时间等内容，确保潜在供应商能够及时了解采购信息。供应商报名与资格审查潜在供应商根据采购信息要求，向采购部门报名，提交相关报名资料。采购部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况等，确定符合要求的供应商名单。采购评审采购部门组织相关部门和人员对符合要求的供应商进行评审，评审方式可以采用评标、谈判、询价等方式。评审过程中，应按照采购文件规定的评标标准和方法进行评审，确保评审结果的公平、公正、公开。采购合同签订根据评审结果，采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容，确保双方的权利和义务明确。4.采购验收到货通知采购合同签订后，采购部门及时通知供应商组织发货，并要求供应商在发货前提供发货清单和运输信息。采购部门根据供应商提供的发货清单和运输信息，跟踪采购订单的执行情况，及时掌握货物的到货时间和地点。验收准备采购部门在货物到货前，通知需求部门做好验收准备工作，包括组建验收小组、准备验收工具和场地等。需求部门根据采购合同和相关标准，制定验收方案，明确验收内容、验收方法、验收标准等。验收实施货物到货后，采购部门通知需求部门按照验收方案进行验收。验收小组对货物的数量、规格型号、质量等进行逐一核对，检查货物是否符合采购合同和相关标准的要求。验收过程中，应做好验收记录，包括验收时间、验收人员、验收内容、验收结果等。验收报告验收完成后，验收小组应出具验收报告，说明验收情况和验收结果。验收报告经验收小组成员签字确认后，提交给采购部门和需求部门。对于验收合格的货物，采购部门办理入库手续；对于验收不合格的货物，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取换货、补货、退货等措施。5.采购付款付款申请采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请表，详细说明采购项目、采购金额、已付款金额、应付款金额、付款方式等内容。付款申请表经采购部门负责人审核签字后，提交给财务部门。付款审批财务部门收到付款申请表后，对付款申请进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、付款金额的准确性等。对于金额较大或重要的付款申请，财务部门应组织相关部门进行会审，提出会审意见。付款申请经财务部门审核通过后，报公司管理层审批。公司管理层根据付款申请的内容和公司资金情况，做出审批决定。付款实施财务部门根据公司管理层的审批决定，按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。付款过程中，应严格遵守公司财务管理制度，确保付款的准确性和安全性。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门定期对采购过程中的风险进行识别和评估，识别的风险包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。采用定性和定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险应对措施市场风险应对措施加强市场调研，及时了解市场动态和价格变化，为采购决策提供参考。与供应商签订长期合作协议，锁定采购价格，降低市场价格波动的影响。建立采购价格预警机制，当市场价格波动较大时，及时调整采购策略。供应商风险应对措施加强供应商管理，定期对供应商进行评估和审核，确保供应商的资质和信誉。与多家供应商建立合作关系，避免对单一供应商的过度依赖。要求供应商提供履约保证金或担保，降低供应商违约的风险。质量风险应对措施加强采购质量控制，在采购合同中明确质量标准和验收方法，确保采购物资的质量符合要求。要求供应商提供质量检验报告和质量认证文件，对采购物资进行抽检或送检。建立质量反馈机制，及时处理采购过程中出现的质量问题。合同风险应对措施加强采购合同管理，签订规范、详细的采购合同，明确双方的权利和义务。对采购合同进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司要求。跟踪采购合同的执行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题。七、监督与考核1.监督机制公司建立采购监督机制，对采购活动进行全过程监督。内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。纪检监察部门对采购过程中的违规违纪行为进行调查处理，维护公司的利益和形象。2.考核制度