乙供材料管理制度

乙供材料管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范乙供材料的采购、供应、验收、存储、使用等环节的管理，确保工程质量，控制工程成本，提高项目管理效率，保障工程项目顺利实施。2.适用范围本制度适用于公司所有采用乙供材料的工程项目，包括但不限于新建、改建、扩建等各类建筑工程、市政工程及其他相关工程项目。3.定义乙供材料：指由乙方负责采购供应的用于工程项目的各类材料、构配件及设备等物资。二、职责分工1.采购部门负责根据工程进度计划和材料需求计划，制定乙供材料采购计划，并组织实施采购工作。选择合格的供应商，建立供应商档案，对供应商进行评价和管理。负责采购合同的签订、执行和跟踪，确保按时、按质、按量供应材料。协调解决采购过程中的问题，如与供应商的纠纷、交货延迟等。2.工程管理部门参与乙供材料需求计划的编制，提供技术要求和质量标准。负责对乙供材料的到货情况进行核对，组织相关人员进行验收，并对验收结果负责。监督施工单位合理使用乙供材料，避免浪费和违规使用。配合采购部门处理与乙供材料相关的工程变更事项。3.质量控制部门制定乙供材料的质量检验标准和验收流程。对乙供材料进行抽检和检验，确保材料质量符合要求。参与不合格乙供材料的评审和处理，跟踪整改情况。4.财务部门负责乙供材料采购资金的审核和支付。对乙供材料的成本进行核算和分析，提供成本控制建议。配合相关部门进行乙供材料的结算工作。5.施工单位根据工程进度计划，提前向采购部门提交乙供材料需求计划。负责乙供材料的现场接收、存储和保管，做好防潮、防雨、防盗等措施。按照施工图纸和规范要求，合理使用乙供材料，确保工程质量。配合采购部门、工程管理部门和质量控制部门进行材料验收和相关工作。三、采购管理1.采购计划编制施工单位应根据工程施工进度计划，提前[X]天向采购部门提交乙供材料需求计划，详细注明材料名称、规格型号、数量、需求时间等信息。采购部门结合施工单位的需求计划和工程总体进度安排，综合考虑库存情况、市场供应情况等因素，编制乙供材料采购计划。采购计划应明确采购材料的名称、规格型号、数量、采购时间、预计到货时间等内容。采购计划编制完成后，应经采购部门负责人审核，报项目负责人批准后实施。如因工程变更等原因需要调整采购计划，应及时办理相关审批手续，并通知相关部门。2.供应商选择与管理采购部门应建立合格供应商名录，通过市场调研、招标、询价、邀请报价等方式，从名录中选择合适的供应商。选择供应商时应综合考虑其产品质量、价格、信誉、供应能力、售后服务等因素。对新供应商进行考察评估，收集其营业执照、生产许可证、产品质量检验报告、业绩证明等相关资料，填写供应商考察评估表。评估合格的供应商方可纳入合格供应商名录。定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括材料名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门。3.采购合同执行采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量供应材料。如遇供应商交货延迟、质量问题等情况，应按照合同约定追究其违约责任，并采取相应的措施解决问题。定期向供应商了解材料生产进度和发货情况，提前做好接货准备工作。对于重要材料或批量较大的材料，应要求供应商提供发货清单和运输信息，以便及时跟踪货物运输状态。在采购合同执行过程中，如因工程变更等原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，签订补充协议，并报相关部门备案。四、验收管理1.验收准备工程管理部门在乙供材料到货前，应通知施工单位做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。质量控制部门根据材料的特点和质量标准，制定详细的验收方案，明确验收项目、验收方法、验收标准等内容。验收方案应在验收前提交给验收人员。2.到货验收乙供材料到货后，施工单位应及时通知采购部门和工程管理部门。采购部门负责通知供应商提供质量证明文件等相关资料。验收人员按照验收方案对材料的数量、规格型号、外观质量等进行检查，并核对质量证明文件与材料的一致性。对于需要进行检验检测的材料，应按照规定进行抽样送检。验收合格的材料，验收人员应填写验收报告，经施工单位、采购部门、工程管理部门和质量控制部门相关人员签字确认后，办理入库手续。验收不合格的材料，应及时通知采购部门与供应商协商处理，严禁不合格材料进入施工现场。3.验收记录与档案管理验收人员应做好验收记录，详细记录验收时间、地点、材料名称、规格型号、数量、质量状况、验收结果等信息。验收记录应妥善保存，作为工程质量追溯和结算的依据。采购部门负责整理和归档乙供材料的验收资料，包括验收报告、质量证明文件、检验检测报告等。验收资料应按照项目和时间顺序进行分类存放，便于查询和使用。五、存储管理1.存储场地规划施工单位应根据工程现场实际情况，合理规划乙供材料存储场地，确保材料存储安全、方便取用。存储场地应具备防潮、防雨、防晒、防火、防盗等条件。不同种类、规格型号的乙供材料应分类存放，并设置明显的标识牌，注明材料名称、规格型号、数量、批次等信息。易燃易爆材料应单独存放，并采取相应的安全防护措施。2.存储保管措施施工单位应安排专人负责乙供材料的存储保管工作，定期对材料进行检查和盘点，确保材料数量准确、质量完好。如发现材料有损坏、变质等情况，应及时报告并采取相应的措施处理。对于易受潮、易生锈的材料，应采取防潮、防锈措施，如密封包装、涂防锈漆、放置干燥剂等。对于贵重材料和关键材料，应加强保管，设置专门的存储区域，实行专人专管。建立材料出入库管理制度，严格执行材料出入库手续。材料入库时，应核对数量、规格型号、质量等信息，办理入库登记；材料出库时，应根据施工单位的领料单发放，并做好出库记录。3.库存盘点定期对乙供材料进行库存盘点，盘点周期一般为[X]月或[X]季度。盘点工作由施工单位组织实施，采购部门、工程管理部门等相关人员参与。盘点结束后，应编制库存盘点报告，详细记录盘点结果，包括实际库存数量、账存数量、盘盈盘亏情况及原因分析等。如发现账实不符，应及时查明原因，进行账务调整，并采取相应的措施处理。六、使用管理1.领用制度施工单位应根据施工进度和实际需要，填写乙供材料领料单，注明材料名称、规格型号、数量、用途等信息，经施工负责人签字后，到仓库领取材料。仓库管理人员应按照领料单发放材料，并做好发放记录。发放记录应包括领料日期、领料人、材料名称、规格型号、数量等内容。对于限量使用的乙供材料，施工单位应严格按照规定的用量领用，不得超领。如因特殊原因需要超领，应办理相关审批手续。2.现场使用管理施工单位应按照施工图纸和规范要求，合理使用乙供材料，确保工程质量。在使用过程中，如发现材料有质量问题或不适用情况，应及时停止使用，并报告采购部门和工程管理部门。加强对施工现场乙供材料的管理，严禁浪费和违规使用。对于剩余材料，应及时清理回收，办理退库手续，妥善保管。建立乙供材料使用台账，详细记录材料的领用、使用、剩余等情况。使用台账应定期与仓库库存记录进行核对，确保账实相符。3.监督检查工程管理部门和质量控制部门应定期对施工现场乙供材料的使用情况进行监督检查，检查内容包括材料的质量、用量、使用方法、存储保管等方面。对于发现的问题，应及时下达整改通知，要求施工单位限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。如施工单位未按照要求整改，应按照相关规定进行处罚。七、成本控制1.采购成本控制采购部门应通过市场调研、招标、询价等方式，选择优质、低价的供应商，降低采购成本。在采购过程中，应严格控制采购价格，避免盲目采购和高价采购。加强对采购合同的管理，严格按照合同约定支付货款，避免逾期付款产生的违约金等额外费用。同时，应关注供应商的价格调整情况，及时协商调整采购价格。定期对乙供材料的采购成本进行分析，与预算成本进行对比，找出成本差异原因，采取相应的措施进行控制和改进。2.库存成本控制施工单位应合理控制乙供材料的库存数量，避免库存积压或缺货。根据工程进度和材料消耗情况，科学制定库存计划，确保库存数量合理。加强库存管理，降低库存损耗和存储成本。如采取有效的存储保管措施，减少材料损坏、变质等情况的发生；优化库存布局，提高仓库空间利用率等。定期对库存成本进行核算和分析，评估库存管理效果，及时调整库存策略，降低库存成本。3.成本核算与分析财务部门负责乙供材料成本的核算工作，按照规定的成本核算方法，准确计算材料采购成本、运输成本、存储成本、使用成本等各项费用。定期对乙供材料成本进行分析，与预算成本、历史成本等进行对比，分析成本变动原因，提出成本控制建议和措施。成本分析报告应提交给项目负责人和相关部门，为决策提供依据。八、结算管理1.结算依据乙供材料的结算应以采购合同、验收报告、领料单、发票等相关资料为依据。采购合同应明确结算方式、结算价格、付款条件等条款。验收报告应作为证明材料质量合格、数量准确的依据；领料单应作为材料领用数量的证明；发票应作为支付货款的合法凭证。2.结算流程采购部门在收到供应商的发票后，应核对发票信息与采购合同、验收报告等资料的一致性。如信息无误，填写乙供材料结算申请表，附上相关资料，提交给财务部门审核。财务部门对结算申请表及相关资料进行审核，审核无误后，按照采购合同约定的结算方式和付款条件办理付款手续。付款完成后，财务部门应及时登记入账，并将结算情况反馈给采购部门。采购部门负责与供应商进行结算对账工作，确保双方结算金额一致。如发现差异，应及时与供应商沟通协商，查明原因，进行调整。3.结算档案管理财务部门负责整理和归档乙供材料的结算资料，包括结算申请表、采购合同、验收报告、领料单、发票、付款凭证等。结算资料应按照项目和时间顺序进行分类存放，便于查询和审计。结算档案应妥善保管，保存期限按照公司相关规定执