专案管理的核心分析组织及发展

專案管理的核心組織及發展

大綱:

一.前言:專案的介紹 1.成為專案的要件 2.專案的型態二.專案組織架構 1.矩陣形組織的規劃 2.專案管理與專案工程的差異性三.專案管理知識的技術與能力 1.管理的技術技能與管理技能的差異性圖 2.實際個案四.專案通訊 1.通訊分析 2.通訊模式 3.通訊障礙 4.通訊環境五.專案經理 1.經理的類型 2.職務上的應用六.結論

一.前言:專案的介紹

◎什麼是專案？◎專案經理都在作些什麼？◎專案經理在企業中扮演的角色是什麼?◎專案是新型態的工作模式

任務導向有特定明確目標專案組織型態具有高度臨時性或是任務導向編制通常具有一次獨創性、非重複例行性有明確的開始與結束時間於過程或是結束時有特定成果產出

1.成為專案的要件2.專案的型態◎此時的你不禁可能想到：公司的中秋晚會、年度旅遊、伍佰的演唱會、年底的競選與政策宣導等◎總而言之專案是一種工作組織型態,只要符合上述的五個要件都可以算是專案。

二.專案組織架構

總經理專案處長工程部處長製造部處長其它專案經理X專案經理Y專案經理Z1.矩陣形組織的規劃有些矩陣形組織系統少則5萬美元用4~6個月設計,多則用美元要用三年的時間來完成。而矩陣形組織是功能型與專案型兩種混合在一起

工程部組成計劃的專案團隊總經理專案處長工程部製造部其它專案經理X專案經理Y專案經理Z專案工程部其它單位位XYZ2.專案管理與專案工程的差異性專案管理

專案工程主管專案計劃

主管專案計劃

有控制權

有控制權有行程程序的控制

有行程程序的控制後勤支援

後勤支援

有合約的承包權

有其的結構控制權

需報告準備工作及分配工作程序行程

需組建、製造及生產技術方面的東西需作規劃作採購的工作

需支援領導者需辨別其的工程的可靠性及需要性需作好人員配備需作優缺點分析需優先作好行程表屬MIS部門

三.專案管理知識的技術與能力

1.管理的技術技能與管理技能的差異性圖

初級作業員高級作業員主任中階主管經理總裁高階作業員專業技能管理能力◎專案的組織圖

專案管理人專案管理人的副理管理者能力顧員能力專案團隊2.實際個案

慧泉專案管理有限公司

背景:他們藉著改善成本優勢，我們將能夠改善顧客滿意，並最終落實於市場佔有率。」幾經策劃，決策階層決定採美國專案管理協會(PMI)制定之國際性專案管理標準法則，將該公司的全球營運經驗進行標準化，並與PMIS(ProjectManagementInformationSystem)做有效整合。這項計畫針對全球系統啟動(startup)專案之部分而言，其目標訂為縮減系統啟動專案工時從1XX天致1X天(超過90%之突破)及相同比例的縮減專案成本。於總部決策者眼中，創造專案管理能力優勢(competencies)並將效益擴及至各專案團隊、顧客、和顧客之工程轉包商.方法特性慧泉專案管理手法相關領域具經驗之決策主管於發展期間親自領監督徹底之全員訓練預應式規劃(proactiveplanning)詳盡的工作任務與成果列示作業流程標準化組織發展、競爭性值能組織發展、競爭性值能組織發展、專案管理方法競爭性值能、專案管理方法組織發展、專案管理方法、PMIS專案管理方法、PMIS組織發展、專案管理方法、競爭性值能導引式(guided)執行專案人員技能鑑定與認證完整書面制度組織發展、專案管理方法、PMIS連續性改善計畫精心選用PM套裝外加客制化軟體構成巨強大競爭性的PMIS提供裝機作業之完整2-D模版組織發展、競爭性值能PMIS、組織發展顧客工廠裝機作業標準細專案管理方法、競爭性值能專案管理方法、競爭性值能慧泉專案管理手法

慧泉專案管理的手法

◎運用的手法1.決策主管親任改革主導人且不斷強烈宣示改革專案管理之決心，強化了公司全員"不求改變必遭淘汰"的一致認知。2.他們在推動EPM之執著態度，係因為深知專案數量快數增加與顧客要求愈趨嚴苛的事實。3決策階層善於運用顧問來檢驗自己的做法而少走無謂的冤枉路。◎決策者宣告將專案管理績效與手法的學習，正式納入年度績效考核系統，並輔以獎懲辦法作為配套。◎該公司雖也進行一些刪減，但訓練投資盡量不減。◎從本案例中可看出那值得企業全員學習的企業化專案管理。對於本案中的企業來說，他們認為"專案智慧即經營智慧"。

四.專案通訊

◎何謂專案通訊?

專案通訊意指一專案小組對於專案組員以外的人或團體有訊息上的交流。◎為什麼要通訊?

對於企業內部能尋求專案所需資源上的援助和專案進度上的呈報，對外能與顧客探討專案上的需求或專案相關上的銷售。◎傾聽也亦是通訊的一種。專案經理恰當的傾聽有著以下的優勢：下屬知道你真誠的關心。穫得回應。員工機會教育。1.通訊分析◎通訊過程發訊者加密通訊聯繫解密收訊者人品掩飾感知掩飾反饋的信息人品掩飾感知掩飾

◎分析在企業的通訊下專案的形成：專案提議。專案需求明確。工程師設計。製造商生產。設置於使用者所指定之地點。使用者要的是什麼。2.通訊模式

◎典型的通訊模式I。以專案團隊而言……向上通訊向下通訊橫向通訊橫向通訊專案負責人專案處長老闆同事其他職務上相關的團体及客戶朋友社會團體包含正式、非正式的組織專案經理下級職員專案相關人員◎典型的通訊模式II。

以客戶與承包商來說……客戶專案提議人專案經理外聘高階職員業務專案經理外聘高階職員業務專案提議人專案人員專案人員承包商非正式非正式正式3.通訊障礙

在專案組織通訊中，就算透過再怎麼完整保密的通訊管道，其中依然會有著風險及阻礙存在著。◎在影響通訊中加碼過程的典刑阻礙包括：通訊目標。通訊技巧。關聯架構。發訊者的可信度。個性和利益。人與人之間的感受性。偏見、看法及個人利益。職務和地位。收件人的承擔。與收見人現行的關係。

◎影響通訊中譯碼過程的典型阻礙包括：

趨勢評估。成見主意。關聯架構。需求。通訊技巧。個性和利益。偏見、看法及個人利益。職務和地位。寄信人的承擔。與寄信人現行的關係。缺少反饋的信息。選擇性的接受。4.通訊環境 通訊環境是被內、外部的約束力所控制的，能取決於任一個或全體地，這些約束力可能幫助或限制以達到專案的目標。◎典型內部的要素包括：權力競爭。阻斷訊息。管理備忘錄。反應、情緒、行為。信息攪混。間接通訊。傳送不完全的訊息。封鎖或淘汰領會。

◎典型的外部要素：商業環境。政治環境。經濟的氣候。限制經銷處。專案的國家藝術。◎其他因素：後方勤務的隔離。個人的交際需要。團體會議。電話。大量且頻繁的書信。電子郵件。◎專案環境中通訊時常都會過濾的。有許多的動機去過濾向上的通訊。寄件人的不愉快。收訊人不能從任何其他的發訊人得到資訊。發訊給上頭所產生的不安。不安全。不信認。五.專案經理

1.經理的類型

專案經理的通訊技巧和人品通常支配了通訊和領導的風格。◎其典型的專案經理行事風格包括：權力主義者。獎勵、

幫助。調和、安撫。評判的。合乎道德的。隱隱藏藏的。分裂性的。嚇人、令人畏懼的。好鬥的。

圖解：在這四分之一的圖中……◎S1的領導權風格幾乎是純粹的工作。◎S2中，員工自我學習他們自己的工作和經理發展專案工作關係。◎S3是常常注意單純事務關係的舉止，經理大多只對利潤感到興趣。◎在S4中，職員在這工作是有經驗的，他們都確信自我的才能才幹，和信賴自我處理的工作。2.職務上的應用

在專案環境中，專案經理也許成功的花費90%以上的時間在作通訊工作，然而通訊確不是其專案經理主要的職務。◎典型的職務應用上包括：

以專案領域而言決定成功的因素。批發作業。指導行動。協商、恰談。簡報報告。◎指導會議。◎專案過程的管理。◎交易和銷售。◎公務的關係。◎管理經歷記錄筆記。備忘錄\便條\業務通訊。報告書。詳細計劃書。契約公文。◎專案經理必須去對內、外部的顧客提供簡報和主導會議的進行。

會議能根據他們發生的頻率作以下分類：每日、日常的會議。一週或一個月一次的會議。不穩定、沒有固定的特殊專案會議。六.結論 最後我們有了以下的結論，這在企業中新興起的工作型態，專案已經成為許多知識企業的新興的一種工作模式。任何工作、活動甚至研究計劃都可能是一個專案。而一個好的專案取決於其專案的小組人員和專案經理，除了大至上與其他無意的專案組織架構外，能力的好壞對於專案的成功與否就佔的大多數的因素。9、春去春又回，新桃换旧符。在那桃花盛开的地方，在这醉人芬芳的季节，愿你生活像春天一样阳光，心情像桃花一样美丽，日子像桃子一样甜蜜。4月-254月-25Thursday,April10,202510、人的志向通常和他们的能力成正比例。00:16:4600:16:4600:164/10/202512:16:46AM11、夫学须志也，才须学也，非学无以广才，非志无以成学。4月-2500:16:4600:16Apr-2510-Apr-2512、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。00:16:4600:16:4600:16Thursday,April10,202513、志不立，天下无可成之事。4月-254月-2500:16:4600:16:46April10,202514、ThankyouverymuchfortakingmewithyouonthatsplendidoutingtoLondon.ItwasthefirsttimethatIhadseentheToweroranyoftheotherfamoussights.IfI'dgonealone,Icouldn'thaveseennearlyasmuch,becauseIwouldn'thaveknownmywayabout.。10四月