DB2101T 0101.9-2024人力资源服务规范 第9部分：流动人员人事档案管理服务

ICS03.080.20CCSA1021012024-03-11发布IDB2101/T0101.9—2024前言 12规范性引用文件 13术语和定义 14基本要求 15从业人员 26档案材料范围 27服务内容 28档案统计 49人事档案数字化服务 410服务促就业 411服务评价与改进 4参考文献 6DB2101/T0101.9—2024本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。本文件为DB2101/T0101—2024的第9部分，DB2101/T0101—2024已经发布了以下部分：——第1部分：基本要求；——第2部分：人力资源管理咨询服务；——第3部分：人力资源测评服务；——第4部分：高级人才寻访服务；——第5部分：现场招聘服务；——第6部分：网络招聘服务；——第7部分：人力资源服务外包；——第8部分：人力资源培训服务；——第9部分：流动人员人事档案管理服务；——第10部分：职业指导服务。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由沈阳市人力资源和社会保障局提出并归口，同时负责标准的宣贯、监督实施等工作。本文件起草单位：沈阳市就业和人才服务中心（沈阳市劳动人事争议仲裁院）、华夏智鼎（北京）管理咨询有限责任公司、北京人力资源服务行业协会、中国人才交流协会。本文件主要起草人：李光耀、李建国、张伟国、甄学刚、张龙江、李宁、闫华、沈志歈、孙悦、丁文件发布实施后，任何单位和个人如有问题和意见建议，均可以通过来电、来函等方式进行反馈。我们将及时答复并认真处理，根据实际情况依法评估并复审。本文件归口管理部门通讯地址：沈阳市人力资源和社会保障局（辽宁省沈阳市沈河区青年北大街16号。本文件主要起草单位通讯地址：沈阳市就业和人才服务中心（沈阳市劳动人事争议仲裁院辽宁省沈阳市大东区大北街48号。DB2101/T0101.9—2024为了更好贯彻落实沈阳市人力资源服务和社会保障的十四五规划，推动人力资源服务业高质量发展，完善人力资源服务标准体系，促进人力资源服务业标准化建设和规范化管理，提升流动人员人事档案管理服务的质量和效率，实现促进高质量就业的目标，按照国家法律法规的有关规定，结合《流动人员人事档案管理服务规定》《辽宁省流动人员人事档案业务经办规程（试行）》有关要求，遵循人力资源服务国家标准的相关内容，在调查和测试验证的基础上，完成了《人力资源服务规范第9部分：流动人员人事档案管理服务》的编制。本文件与基本要求及其它8项服务规范共同构成了《人力资源服务规范》系列标准，规定了流动人员人事档案管理服务的相关要求、服务内容等。建议《人力资源服务规范》系列标准、《人力资源服务机构等级划分与评定》配套使用。DB2101/T0101.9—20241人力资源服务规范第9部分：流动人员人事档案管理服务本文件规定了流动人员人事档案(以下简称“档案”)的基本要求、从业人员、档案材料范围、服务内容、档案统计、人事档案数字化服务、服务促就业和服务评价与改进。本文件适用于从事流动人员人事档案管理服务的人力资源服务机构（以下简称“服务机构”）开展流动人员人事档案管理服务。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T32623—2016流动人员人事档案管理服务规范GB/T33870—2017干部人事档案数字化技术规范DB2101/T0101.1—2024人力资源服务规范第1部分：基本要求3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1流动人员人事档案personnelarchiveofthefloatingpopulation非公有制经济组织和社会组织聘用人员的人事档案；辞职辞退、解除（终止）聘用（劳动）合同、取消录（聘）用、被开除等与用人单位解除或终止人事（劳动）关系的未就业的原机关公务员、国有企事业单位的管理人员和专业技术人员、军队文职人员的人事档案；未就业的高校毕业生及中专毕业生的人事档案；自费出国（境）留学的高校毕业生及其他因私出国（境）人员的人事档案；外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；自由职业或灵活就业人员的人事档案；其他流动人员的人事档案。[来源：GB/T32623—2016，2.2，有修改]3.2人事档案数字化digitizationofpersonnelarchive采用扫描仪等设备对人事档案进行数字化加工，将其转化为可储存在光盘、硬盘等储存介质上，并能被计算机识别，数字方式可信、可取和可用的数字图像或数字文本的处理过程。[来源：GB/T33870—2017，3.1，有修改]4基本要求4.1流动人员人事档案管理服务机构包括县级以上(含县级)人民政府设立的公共就业和人才服务机构，以及经省级人力资源社会保障行政部门授权的单位。2DB2101/T0101.9—20244.2其他任何未经授权的单位和个人不得开展流动人员人事档案管理服务工作。5从业人员从业人员除符合DB2101/T0101.1—2024第4章的要求外，还应具备下列条件：a)具有大专及以上学历，具有档案管理专业知识和技能；b)严格遵守流动人员人事档案管理规定和保密制度；c)熟悉人力资源和社会保障政策法规。6档案材料范围档案材料范围按照GB/T32623—2016第4章执行。7服务内容7.1档案接收和转递7.1.1档案接收7.1.1.1单位集体委托存档7.1.1.1.1建立单位委托档案管理服务关系应符合下列要求：a)查验委托存档单位提交的证明材料和其他可供参考的材料；b)与委托存档单位签订档案管理服务协议。内容应包括但不限于双方权利和义务、违约责任及争议处理办法。7.1.1.1.2接收单位集体委托档案应符合下列要求：a)审核委托存档单位同意接收档案的证明材料、存档（经办）人员的有效身份证件、劳动合同或录用手续、单位介绍信；b)审核提交材料无误后，向存档人员的原存档单位出具调档函；c)按照国家有关规定审核档案材料；d)接收流动人员人事档案时实行告知承诺制；e)审核合格办理档案接收手续，并登记备案，编号入库。7.1.1.2个人委托存档个人委托档案的接收应符合下列要求：a)审核存档人员有效身份证件、代办人有效身份证件；b)审核提交材料无误后，向存档人员的原存档单位出具调档函；c)按照国家有关规定审核档案材料；d)接收流动人员人事档案时实行告知承诺制；e)对接收档案登记备案，编号入库。7.1.2档案转出档案转出应按下列要求办理：a)确认档案接收单位档案管理资质、审核调档函件、核实调档人身份；DB2101/T0101.9—20243b)对符合转出规定的，填写材料目录清单后严密包封，并填写档案转递通知单，于15个工作日内进行转出，对不符合转出规定的，原档案管理服务机构或原工作单位不得转出。7.2档案材料收集、鉴别和归档7.2.1收集鉴别档案材料应符合下列要求：c)档案材料应为办理完毕的正式材料，完整齐全、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备；d)证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，应由材料制作单位注明复印时间并加盖公章。7.2.2对收集的档案材料应进行分类并归档。7.2.3对收集的档案材料属于归档范围的，工作人员将档案材料归入本人档案；不属于归档范围的，予以退回。7.2.4不符合要求的归档材料，告知材料形成单位重新制作或者补办手续。7.3档案的整理和保管7.3.1档案整理7.3.1.1档案材料按照一人一档的方法整理。7.3.1.2整理档案材料依档案材料形成的时间、材料内容的主次关系排列，认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，使每卷档案达到完整、真实、条例、精炼、实用的要求。7.3.1.3对归入档案的材料要审核其是否完整、内容是否真实、手续是否齐全。要根据材料的内容和用途判定其保存价值，确定是否属于档案内容。对于不属于档案内容和重复多余的材料，应退回材料形成单位。7.3.1.4要根据材料形成的时间或材料内容的主次关系进行排序。按照材料类别排列顺序及档案材料目录格式，编写详细的档案材料目录。7.3.1.5材料载体变质、字体褪色不清或破损时，应采用修复、打印、抄写、复印、裱糊等方法进行抢救。复制材料要核对无误，并注明复制单位和日期。7.3.1.6装订前应将材料上的大头针、订书钉等金属物拆除。然后理齐全卷材料，在材料左侧竖直打上装订孔，装订成卷。7.3.2档案保管档案保管应符合下列要求：a)应建立与档案工作发展相适应的坚固的专用档案库房，配置铁质的档案柜或档案密集架；b)档案库房应满足防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等要求，按照GB/T32623—2016中8.2执行；c)档案库、阅档室和档案管理人员办公室应分别配置；d)应配置相应的计算机管理、档案整理装订、安全防护等设备；e)要建立档案库房的档案出入库制度、卫生安全制度、工作交接制度和档案排放查找方法。7.4档案查借阅档案查借阅应遵守下列程序和要求：a)查阅单位提交加盖公章的单位介绍信，申明查阅理由，如实填写流动人员人事档案查阅申请表；b)查阅流动人员人事档案应2人以上，宜为中共党员；c)档案管理服务机构应按照程序和权限审批同意；DB2101/T0101.9—20244d)查阅人在规定时限内完成查阅；e)档案管理服务机构对高级专业技术人员、涉及国家秘密的流动人员人事档案要从严保管，严格查阅手续；f)任何个人不得查阅本人、配偶、直系血亲、三代以内旁系血亲、近姻亲人员的人事档案；g)流动人员人事档案一般不予外借。确因工作需要借阅的，借阅单位应履行审批手续，在规定时限内归还。归还时，档案管理服务机构应认真核对档案材料。7.5出具相关证明7.5.1依据档案记载出具相关证明，包括：存档证明、经历证明、亲属关系证明以及其他证明。7.5.2出具相关证明应按下列要求办理：a)审核个人委托存档人员有效身份证件；b)审核单位委托集体存档的存档（经办）人员的有效身份证件、单位介绍信；c)依据存档情况，出具存档证明；依据档案材料记载内容，出具经历证明、亲属关系证明以及其他证明。7.6提供政审服务7.6.1为相关单位提供政审（考察）服务，其中包括参军、录用、入党、出国（境）、升学政审以及其他政审。7.6.2提供政审服务按下列要求办理：a)审核个人委托存档人员有效身份证件；b)审核单位委托集体存档的存档（经办）人员有效身份证件，单位介绍信，政审函、政审（录用）表格、因公出国任务批件和组团名单；c)依据档案材料记载出具政审证明，或填写录用政审表格、入党政审表格等。7.7存档人员党组织关系接转存档人员党组织关系接收与转出参照党员管理相关规定执行。8档案统计档案统计按照GB/T32623—2016第10章执行。9人事档案数字化服务人事档案数字化服务按照GB/T33870—2017执行。10服务促就业除符合DB2101/T0101.1—2024第10章的要求外，简化档案流转手续，提高人民群众在就业过程中的便利性，促进高质量就业。11服务评价与改进DB2101/T0101.9—20245服务评价与改进除符合DB2101/T0101.1—2024第11章的要求外，对客户的投诉应在5个工作日内予以反馈，对存在的问题应采取措施进行改进。DB2101/T0101.9—20246参考文献[1]流动人员人事档案管理服务规定