餐饮业原材料采购管理制度流程

餐饮业原材料采购管理制度流程一、制定目的及范围为了提升餐饮企业的运营效率，确保原材料采购的规范性与高效性，特制定本管理制度。此制度适用于公司所有餐饮门店的原材料采购，涵盖日常采购、应急采购、集中采购以及年度采购等多种情况，确保各环节的顺畅衔接与可执行性。二、采购原则1.采购过程中需遵循“公平、公正、公开”的原则，综合考虑质量、价格、供货能力等因素，选择最优供应商。2.所有采购原材料必须来源于合法商家，并确保供应商能够提供合规的发票和相关证明文件。3.各部门应明确专人负责采购工作，申购人与采购人不得为同一人，以避免利益冲突。三、采购流程一般采购流程1.采购申请申购人需在进行采购前，向仓库核实所需原材料的库存情况，并根据实际需要填写“申购单”。申购单需详细列明所需原材料的名称、规格、数量及使用目的。2.申购审批申购人将填写完毕的申购单提交给部门负责人进行审批。部门负责人需根据预算、实际需要及库存情况进行审核，批准通过后，申购单转交给采购部门。3.询价采购部门在接到已审批的申购单后，负责对市场进行询价。需至少获取三家供应商的报价，并记录在案。报价应包括原材料的单价、交货期、付款方式及其他相关条款。4.核价采购人员对获取的报价进行核价。核价时需参考历史价格及市场行情，确保所选供应商的价格合理。核价结果需填写在流转单中，并附上相关报价单作为依据。5.审批核价完成后，流转单需逐级审批。各级审批人员需对采购的必要性、价格合理性及供应商资质进行审核，最终报送公司高层进行最终审批。6.采购实施与验收入库审批通过后，采购人员可进行订单下达。在原材料到货后，应由相关部门对货物进行验收，确认数量及质量符合要求，合格后进行入库操作。所有入库记录需与采购单、流转单一并保存。7.报销所有采购物资需在货到后一个月内完成报销，报销材料包括采购单、流转单、入库单及发票。超过期限未报销的，视为无效，不予处理。特殊采购流程1.集中计划采购对于固定频率的原材料采购，各部门须在每月25日前提交需求流转单，由专责部门统一进行采购。此类采购需提前进行预算编制，并确保供应商能够满足集中采购的需求。2.零星采购零星采购适用于金额较小且偶发的采购需求。采购人需在部门负责人同意的基础上进行采购，并在事后及时向财务部门报备。3.应急采购在遇到突发情况需紧急采购时，采购可由应急小组直接进行。此类采购无需进行询价，需在最短时间内完成订单，以保障餐饮运营的正常进行。4.年度采购针对长期需要的原材料，需提前编制年度采购计划，向公司财务部提交年度预算，并依据实际需求进行分期采购。四、备案所有采购完结后，采购人员需将各类单据（如采购单、流转单、入库单、发票或收款收据）复印两份，分别交由财务部门审核与存档。确保所有采购记录的完整性，以备后续查阅。五、采购纪律1.采购人职责采购人员需建立供应商资料档案，定期进行市场调查，确保所采购原材料的质量与合规性。对于选择的供应商，应定期进行评估，并维持良好的合作关系。2.采购人员行为规范采购人员不得接受来自供应商的任何形式的馈赠或回扣。违反此规定的人员将受到公司内部纪律处分，并可能对其职业生涯产生不良影响。六、绩效评估与反馈机制为了确保采购流程的有效性与合理性，需定期对采购工作进行绩效评估。可通过以下方式进行评估与反馈：1.定期会议每季度组织一次部门会议，对采购工作进行总结与反馈，讨论存在的问题及改进措施。2.供应商评估对于合作的供应商进行定期评估，依据交货准时率、质量合格率、售后服务等指标进行综合评分，以便优化供应商选择。3.流程优化依据采购过程中反馈的问题，及时对采购流程进行优化调整，确保其适应公司的实际