受控管理制度

受控管理制度总则1.目的为加强公司对各类文件、记录、印章及合同的有效管理，确保其在流转过程中的准确性、完整性和安全性，特制定本四受控管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有部门及人员在文件管理、记录管理、印章管理及合同管理方面的活动。3.基本原则受控性原则：确保文件、记录、印章及合同处于受控状态，防止非授权使用、修改或丢失。规范化原则：建立规范的管理流程和标准，保证各项管理活动有序进行。责任明确原则：明确各部门及人员在四受控管理中的职责，做到责任到人。文件受控管理1.文件分类管理文件：包括公司各项规章制度、管理办法、流程文件等。技术文件：如产品设计图纸、工艺文件、操作规程等。外来文件：指从公司外部获取的与公司业务相关的文件，如法律法规、行业标准、供应商提供的文件等。2.文件编号对不同类型的文件进行统一编号，以便于识别和管理。编号规则应清晰明确，体现文件类型、年份、顺序等信息。例如，管理文件编号格式为：GMYYYYXX，其中GM表示管理文件，YYYY为年份，XX为顺序号；技术文件编号格式为：TJYYYYXX，依此类推。3.文件起草与审核文件起草部门应根据实际工作需要，确保文件内容准确、完整、清晰。起草完成后，由起草人填写《文件审批表》，注明文件名称、编号、起草部门、起草人、审核人、审批人等信息。审核人应对文件的内容、格式、逻辑等进行全面审核，确保文件符合公司相关规定和实际工作要求。审核通过后，提交审批人审批。4.文件审批审批人根据文件的性质和重要程度进行审批。对于重要文件，需经公司高层领导审批；一般文件由部门负责人审批即可。审批人应在《文件审批表》上签署审批意见，同意则签字批准，不同意则注明原因并退回修改。5.文件发布文件经审批通过后，由行政部门负责发布。发布方式可根据文件的性质和受众选择内部网络发布、印发纸质文件等。行政部门应确保发布的文件为最新有效版本，并及时通知相关部门和人员查阅。6.文件修订当文件内容需要修订时，由原起草部门提出修订申请，填写《文件修订申请表》，说明修订原因、修订内容等。修订申请经审核、审批通过后，由起草部门负责修订文件，并重新履行审核、审批和发布程序。对于修订后的文件，应在文件首页注明修订版本号和修订日期，以便于识别和追溯。7.文件废止当文件不再适用时，由原发布部门填写《文件废止申请表》，说明废止原因，经审批后进行废止处理。废止的文件应进行标识和隔离，防止误使用。如需保留存档，应注明"废止文件"字样。记录受控管理1.记录定义记录是公司在各项活动中形成的具有保存价值的信息载体，包括但不限于会议记录、工作报表、检验报告、合同评审记录等。2.记录编号为便于记录的识别和查询，对记录进行编号管理。编号应具有唯一性，体现记录类型、年份、顺序等信息。例如，会议记录编号格式为：JLYYYYXX，其中JL表示会议记录，YYYY为年份，XX为顺序号。3.记录填写要求记录填写应及时、准确、完整、清晰，不得随意涂改。如确需修改，应在修改处签名并注明修改日期。记录内容应使用钢笔、中性笔或打印填写，不得使用铅笔或易褪色的笔填写。4.记录收集与整理各部门应指定专人负责记录的收集和整理工作，确保记录按时、完整地收集到指定地点。收集到的记录应按照类别和时间顺序进行整理，装订成册或存入电子文档，便于查阅和保管。5.记录保管期限根据公司相关规定和法律法规要求，确定不同类型记录的保管期限。保管期限分为短期、中期和长期。短期保管期限一般为13年，中期为310年，长期为10年以上。对于重要记录，应适当延长保管期限，以满足公司管理和法律法规的要求。6.记录查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅记录时，应填写《记录查阅申请表》，注明查阅目的、记录名称、编号等信息，经部门负责人批准后，到指定地点查阅。如需借阅记录，借阅人应填写《记录借阅申请表》，经部门负责人和记录保管部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限不得超过规定时间，借阅人应妥善保管记录，不得转借、丢失或损坏。7.记录销毁记录保管期限届满后，由记录保管部门提出销毁申请，填写《记录销毁申请表》，说明销毁记录的名称、编号、数量、保管期限等信息。经审批后，由记录保管部门负责组织销毁记录。销毁方式可采用粉碎、焚烧等，并填写《记录销毁登记表》，注明销毁时间、地点、销毁人等信息。印章受控管理1.印章种类公司公章：代表公司对外行使权力和承担责任的印章。法人章：公司法定代表人的印章，用于特定的业务事项。部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部的文件、报表等。财务专用章：用于公司财务结算等相关业务。2.印章刻制公司印章的刻制由行政部门统一负责。刻制前，需填写《印章刻制申请表》，注明印章名称、规格、用途等信息，经公司领导审批后，到公安机关指定的刻章单位刻制。印章刻制完成后，行政部门应进行验收，检查印章的清晰度、尺寸等是否符合要求。验收合格后，登记印章启用日期，并发放使用。3.印章保管公司公章、法人章由行政部门指定专人保管，财务专用章由财务部门指定专人保管，部门章由各部门指定专人保管。印章保管人应建立印章使用登记台账，详细记录印章使用日期、使用部门、使用人、使用事由、批准人等信息。印章应存放在安全可靠的地方，配备必要的保险柜等设施，确保印章的安全。4.印章使用使用印章时，应填写《印章使用申请表》，注明使用部门、使用人、使用事由、文件名称等信息，并按照规定的审批流程进行审批。审批通过后，印章保管人应在印章使用登记台账上进行登记，并在《印章使用申请表》上加盖印章。严禁在空白纸张、空白合同等上加盖印章。如因特殊情况需要先盖章，应在盖章后及时填写相关内容，并确保内容真实、准确。5.印章停用与销毁当印章因机构变更、业务调整等原因不再使用时，由印章保管部门填写《印章停用申请表》，说明停用原因，经审批后进行停用处理。停用的印章应及时收回，并进行标识和隔离。如需销毁印章，由行政部门统一组织，填写《印章销毁申请表》，经审批后，采用粉碎、焚烧等方式销毁，并填写《印章销毁登记表》。合同受控管理1.合同分类采购合同：公司与供应商签订的购买物资、服务等的合同。销售合同：公司与客户签订的销售产品或提供服务的合同。租赁合同：公司与出租方签订的租赁场地、设备等的合同。其他合同：如借款合同、技术合作合同等。2.合同起草根据业务需要，由相关部门负责合同的起草工作。合同内容应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务、合同标的、数量、质量、价格、履行期限、违约责任等条款。起草完成后，起草人应填写《合同审批表》，提交部门负责人审核。3.合同审核部门负责人应对合同的合法性、合理性、完整性等进行审核，重点审核合同条款是否符合公司利益、是否存在法律风险等。审核通过后，将合同提交法务部门进行法律审核。法务部门应从法律角度对合同进行审查，提出法律意见和建议。4.合同审批根据合同的金额、性质等因素，确定合同的审批级别。一般合同由部门负责人审批，重要合同需经公司高层领导审批。审批人应在《合同审批表》上签署审批意见，同意则签字批准，不同意则注明原因并退回修改。5.合同签订合同经审批通过后，由公司法定代表人或授权代表与对方签订合同。签订合同时，应确保合同文本与审批通过的版本一致。合同签订后，合同管理部门应及时对合同进行编号、归档，并将合同副本分发给相关部门。6.合同履行与跟踪合同签订后，各相关部门应按照合同约定履行各自的义务。合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。如遇合同变更、解除等情况，应按照规定的程序进行审批，并签订相关协议。7.合同结算与付款财务部门应根据合同约定和相关审批流程进行合同结算与付款。付款前，应审核合同履行情况、发票等相关资料，确保付款的准确性和合法性。对于逾期未付款的情况，财务部门应及时与相关部门沟通，采取相应的催款措施。8.合同归档与保管合同履行完毕后，合同管理部门应及时将合同文本、相关文件等进行整理归档。归档文件应包括合同正本、副本、审批表、补充协议