答档案管理制度

答档案管理制度（一）目的为了加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.分类管理原则：按照档案的来源、内容、形式等进行分类，便于保管和利用。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，防止档案的损坏、丢失和泄露。4.方便利用原则：建立健全档案检索体系，提高档案的查全率和查准率，方便公司各部门及员工利用档案。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部综合管理部是公司档案管理的职能部门，负责档案管理工作的组织、协调和指导，其主要职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全公司档案检索体系，编制档案检索工具，积极开发利用档案信息资源，为公司各项工作提供服务。4.负责公司档案库房的建设和管理，确保档案的安全保管。5.组织开展公司档案人员的业务培训，提高档案人员的业务素质。6.监督、检查公司各部门档案管理工作的开展情况，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（二）各部门档案管理员各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作，并接受综合管理部的业务指导和监督检查。其主要职责如下：1.负责本部门档案的日常收集、整理和保管工作，确保档案的完整、准确和安全。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交综合管理部归档。3.协助综合管理部做好档案的查阅、借阅等利用工作，及时提供所需档案资料。4.参与本部门档案的鉴定销毁工作，提出鉴定销毁意见。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的文件材料，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司各类会议形成的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议等。3.公司制定的各项规章制度、办法、标准等文件材料。4.公司各类业务活动中形成的文件材料，如合同协议、业务报表、客户资料等。5.公司人事管理工作中形成的文件材料，如员工档案、招聘录用资料、培训记录、绩效考核资料等。6.公司财务管理工作中形成的文件材料，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.公司物资采购、设备管理工作中形成的文件材料，如采购合同、设备清单、维修记录等。8.公司技术研发工作中形成的文件材料，如研发项目计划、技术方案、实验报告、专利证书等。9.公司对外宣传、公关活动中形成的文件材料，如宣传资料、新闻稿件、活动照片等。10.公司员工个人在工作中形成的具有保存价值的文件材料，如工作总结、调研报告、获奖证书等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.档案收集责任人应按照档案形成的时间顺序或类别，对收集到的文件材料进行初步整理，剔除重复、无用的文件。3.对于重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。4.各部门应定期将收集整理好的档案移交综合管理部归档，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和手工检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、内容、形式等进行分类，一般可分为行政管理类、人事管理类、财务管理类、业务管理类、技术管理类、企业文化类等类别。每个类别下可再细分若干二级类目。2.编号：对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和查找。编号方法可采用分类编号法，即按照档案的分类体系进行编号。3.编目：编制档案目录，档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应一式两份，一份留存综合管理部，一份移交档案室。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案整理归档完毕，并移交综合管理部。2.对于一些时效性较强的档案，如合同协议、业务报表等，应在文件办理完毕后的一个月内归档。（二）归档要求1.归档的档案应齐全完整、分类准确、编目规范、装订整齐。2.归档的档案应使用耐久性强的书写材料和装订材料，确保档案的长期保存。3.归档的档案应编制详细的目录清单，注明档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司章程、公司设立及变更文件、年度财务决算报告、重要合同协议等。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。如年度工作计划、工作总结、一般合同协议等。3.短期保管的档案：凡是反映公司临时性工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，应列为短期保管。保管期限一般为1年至15年。如临时性会议文件、一般性业务报表等。（四）保管措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好检查记录。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。5.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅事由、查阅档案的名称和范围等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.综合管理部档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅档案时，应在档案查阅登记簿上登记查阅时间、查阅人姓名、查阅档案名称和范围等信息。4.查阅人员不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损档案，不得擅自将档案带出档案库房。5.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还综合管理部，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，确认无误后在档案查阅登记簿上注明归还时间。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅事由、借阅档案的名称和范围、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部负责人审批。2.综合管理部负责人审批同意后，档案管理人员应按照借阅申请表的要求，提供相应的档案，并办理借阅手续，填写档案借阅登记簿，注明借阅时间、借阅人姓名、借阅档案名称和范围、借阅期限等信息。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损档案，不得擅自将档案带出公司。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，确认无误后在档案借阅登记簿上注明归还时间。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。（三）外单位查阅与借阅1.外单位因工作需要查阅或借阅公司档案的，应持单位介绍信，注明查阅或借阅的事由、档案名称和范围等，经公司分管领导批准后，到综合管理部办理查阅或借阅手续。2.外单位查阅或借阅档案时，应在档案查阅或借阅登记簿上登记查阅或借阅时间、查阅或借阅人姓名、单位名称、查阅或借阅档案名称和范围等信息。3.外单位查阅档案时，应在综合管理部档案管理人员的监督下进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需借阅档案，应按照公司内部借阅规定办理借阅手续，并提供相应的担保。4.外单位归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，确认无误后在档案查阅或借阅登记簿上注明归还时间。如发现档案有损坏、丢失等情况，外单位应承担相应的赔偿责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门档案管理员为成员。档案鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合公司实际情况，确定档案的存毁。2.对保管期限已满但仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对已失去保存价值的档案，应及时予以销毁。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应逐卷逐件地对档案进行审查，分析档案的内容和价值，确定档案的保管期限和存毁意见。2.对于一些重要档案或存在争议的档案，档案鉴定小组应组织相关人员进行讨论，充分听取各方面的意见后，再确定存毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定小组提出档案销毁意见后，应填写档案销毁清册，注明档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。2.档案销毁清册经综合管理部负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的安全和彻底。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，档案管理人员应将档案销毁清册归档保存，以备查考。七、电子档案管理（一）电子档案的定义电子档案是指公司在各项活动中形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件材料。（二）电子档案的收集与整理1.电子档案的收集范围与纸质档案相同，各部门应及时将本部门形成的电子文件材料收集齐全，并进行整理。2.电子档案的整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。电子档案应按照分类编号的方法进行整理，编号应与纸质档案相对应。3.电子档案应进行元数据著录，元数据应包括文件编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者、格式等信息。（三）电子档案的归档与保管1.电子档案应定期进行归档，归档时间与纸质档案相同。归档时，应将电子档案存储到耐久性好的存储介质上，并一式两份，一份移交综合管理部保管，一份由形成部门自行保管。2.电子档案应存储在专门的档案服务器或存储设备上，确保存储环境的安全可靠。存储设备应定期进行备份，备份存储介质应异地存放。3.电子档案应建立索引目录，方便检索和利用。索引目录应包括电子档案的编号、题名、日期、保管期限、密级、存储位置等信息。（四）电子档案的查阅与借阅1.公司内部人员查阅电子档案的，应按照纸质档案查阅规定办理查阅手续，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部查阅。2.查阅电子档案时，应在档案管理人员的指导下进行操作，不得擅自修改、删除电子档案。3.公司内部人员借阅电子档案的，应按照纸质档案借阅规定办理借阅手续，经所在部门负责人签字同意，报综合管理部负责人审批后，方可借阅。4.借阅电子档案时，应将电子档案存储到移动存