公章证书管理制度

公章证书管理制度一、总则（一）目的为加强公司公章、证书的管理，确保公章、证书使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益和形象，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司。（三）定义1.公章：指公司法定名称章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。2.证书：指公司营业执照、资质证书、荣誉证书、各类许可证等由政府部门或相关机构颁发的证明文件。二、公章管理（一）公章的刻制1.公司公章的刻制须由行政管理部门根据公司相关规定提出申请，经公司法定代表人批准后，由行政管理部门指定专人到公安机关指定的刻章单位办理刻制手续。2.刻制公章时，应要求刻章单位严格按照国家有关规定和公司提供的样式进行刻制，确保公章质量。3.新刻公章需在行政管理部门备案，并填写《公章刻制登记表》，注明公章名称、规格、启用日期等信息。（二）公章的保管1.公司公章实行专人保管制度，行政管理部门应指定专人负责公章的保管工作。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公司公章管理规定。2.公章保管人员应将公章存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并确保保险柜密码和钥匙由专人掌握。3.公章保管人员不得将公章转借他人使用，如因工作需要必须借用公章时，须经公司法定代表人或其授权的负责人批准，并填写《公章借用申请表》，注明借用事由、借用时间、归还时间等信息。借用期间，保管人员应监督借用人员正确使用公章，借用结束后，应及时收回公章，并检查公章是否完好无损。4.公章保管人员因请假、出差等原因不能履行保管职责时，应提前向行政管理部门负责人报告，并办理公章交接手续。交接时，双方应认真核对公章数量、规格、完好情况等，并在《公章交接登记表》上签字确认。（三）公章的使用1.公司公章的使用必须严格按照规定的程序进行审批，未经批准不得擅自使用公章。2.使用公章时，应填写《公章使用申请表》，注明使用事由、使用部门、使用人、使用时间等信息，并附上相关文件或资料。申请表须经公司法定代表人或其授权的负责人批准签字后方可使用公章。3.涉及公司重大事项、合同签订、对外担保等重要文件的盖章，须经公司法定代表人亲自审批签字后方可盖章。4.公章使用人员应在公章使用登记表上详细记录公章使用情况，包括使用日期、使用事由、使用部门、使用人等信息。登记表应妥善保存，以备查阅。5.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖公章。如因工作需要确需在空白文件上加盖公章时，须经公司法定代表人或其授权的负责人批准，并在空白处注明用途和有效期限。（四）公章的停用与销毁1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因需要停用公章时，行政管理部门应及时通知相关部门，并收回停用的公章。2.停用的公章应进行妥善保管，不得随意丢弃或销毁。3.对于需要销毁的公章，行政管理部门应填写《公章销毁申请表》，经公司法定代表人批准后，由行政管理部门指定专人负责销毁。销毁过程应进行登记，并由监销人员签字确认。三、证书管理（一）证书的申领1.公司各类证书的申领由相关业务部门根据工作需要提出申请，经公司法定代表人或其授权的负责人批准后，由行政管理部门指定专人负责办理申领手续。2.申领证书时，应按照政府部门或相关机构的要求填写申请表，并提供相关证明材料。申请表须经公司法定代表人或其授权的负责人签字盖章后提交给相关部门。3.行政管理部门应及时跟踪证书申领进度，确保证书按时领取。（二）证书的保管1.公司证书实行专人保管制度，行政管理部门应指定专人负责证书的保管工作。保管人员应具备良好的责任心，熟悉证书管理规定。2.证书保管人员应将证书存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并确保保险柜密码和钥匙由专人掌握。3.证书保管人员不得将证书转借他人使用，如因工作需要必须借用证书时，须经公司法定代表人或其授权的负责人批准，并填写《证书借用申请表》，注明借用事由、借用时间、归还时间等信息。借用期间，保管人员应监督借用人员正确使用证书，借用结束后，应及时收回证书，并检查证书是否完好无损。4.证书保管人员因请假、出差等原因不能履行保管职责时，应提前向行政管理部门负责人报告，并办理证书交接手续。交接时，双方应认真核对证书数量、规格、完好情况等，并在《证书交接登记表》上签字确认。（三）证书的使用1.公司证书的使用必须严格按照规定的程序进行审批，未经批准不得擅自使用证书。2.使用证书时，应填写《证书使用申请表》，注明使用事由、使用部门、使用人、使用时间等信息，并附上相关文件或资料。申请表须经公司法定代表人或其授权的负责人批准签字后方可使用证书。3.涉及公司重大事项、投标、资质年检等重要活动需要使用证书时，须经公司法定代表人亲自审批签字后方可使用证书。4.证书使用人员应在证书使用登记表上详细记录证书使用情况，包括使用日期、使用事由、使用部门、使用人等信息。登记表应妥善保存，以备查阅。5.严禁将证书用于非法活动或超出公司经营范围的事项。（四）证书的年检与换证1.公司应按照政府部门或相关机构的要求，定期对证书进行年检和换证工作。2.证书年检和换证工作由相关业务部门负责组织实施，行政管理部门协助办理相关手续。3.业务部门应在规定的时间内准备好年检和换证所需的材料，并提交给行政管理部门。行政管理部门应及时将材料报送相关部门进行审核。4.如证书年检或换证未通过，业务部门应及时查找原因，并采取相应的措施进行整改，确保证书能够顺利通过年检或换证。（五）证书的遗失与补办1.如公司证书遗失，证书保管人员应立即向行政管理部门报告，并在相关媒体上刊登遗失声明。2.遗失声明刊登后，行政管理部门应及时向政府部门或相关机构申请补办证书，并按照要求填写申请表，提供相关证明材料。3.补办证书所需的费用由公司承担。四、监督与检查（一）定期检查1.行政管理部门应定期对公章、证书的保管和使用情况进行检查，确保公章、证书的安全和正确使用。2.检查内容包括公章、证书的保管是否妥善、使用是否符合规定、登记记录是否完整等。（二）不定期抽查1.公司领导或相关部门可根据工作需要对公章、证书的保管和使用情况进行不定期抽查。2.抽查结果应及时反馈给行政管理部门，并对发现的问题进行及时整改。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章、证书的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、辞退等。2.如因公章、证书使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的