医院合同管理制度

医院合同管理制度一、总则（一）目的为加强医院合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护医院合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院与自然人、法人及其他组织之间签订的各类合同，包括但不限于医疗服务合同、药品及医疗器械采购合同、租赁合同、建设工程合同、技术合同、劳务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规和政策的规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致，达成合同条款。3.公平公正原则：合同内容应体现公平、公正，保障双方合法权益。4.诚实守信原则：双方应诚实守信地履行合同义务，不得欺诈、胁迫或恶意串通。二、合同管理部门及职责（一）合同管理领导小组由医院院长担任组长，副院长担任副组长，相关职能部门负责人为成员。负责审议重大合同事项，协调解决合同管理中的重大问题，对合同管理工作进行监督和指导。（二）合同归口管理部门1.法务部门负责合同文本的合法性审查，对合同条款的法律风险进行评估并提出修改意见。参与重大合同的谈判、起草、签订等工作，提供法律咨询和支持。处理合同纠纷，代表医院参与诉讼、仲裁等法律程序。2.财务部门负责审核合同中涉及的财务条款，包括付款方式、结算周期、资金预算等，确保财务安排合理、合规。监督合同款项的收付情况，定期与相关部门核对账目，防止财务风险。3.审计部门对合同的签订、履行情况进行审计监督，检查合同执行的真实性、合法性和效益性。对重大合同进行专项审计，提出审计意见和建议，促进合同管理规范。4.业务部门负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作。向合同归口管理部门提供合同相关资料，配合进行合同审查和管理。跟踪合同履行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题，并向归口管理部门反馈。三、合同的签订（一）合同立项1.业务部门根据工作需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、对方当事人、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要内容。2.申请部门负责人对合同立项申请进行审核，签署意见后报分管院领导审批。重大合同立项需经合同管理领导小组审议通过。（二）合同起草1.合同原则上由业务部门负责起草。业务部门应根据合同立项申请的内容，结合实际情况，起草合同文本。合同文本应符合法律法规要求，条款明确、具体，权利义务对等，避免出现模糊不清、歧义或显失公平的条款。2.涉及多个部门的合同，由牵头部门负责组织相关部门共同起草，明确各部门的权利义务和职责分工。（三）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本及相关资料提交给归口管理部门进行审核。归口管理部门按照各自职责对合同进行全面审核，重点审查合同的合法性、合规性、真实性、完整性和可行性。2.法务部门主要审核合同的法律条款，确保合同不违反法律法规的强制性规定，明确双方的权利义务和违约责任，避免法律风险。3.财务部门主要审核合同的财务条款，包括付款方式、结算方式、资金预算等，确保财务安排合理、合规，符合医院财务管理制度。4.审计部门对重大合同或涉及金额较大的合同进行专项审计，重点审查合同的经济性、效益性和风险可控性。5.其他相关部门根据业务需要对合同涉及的专业内容进行审核，提出审核意见。6.归口管理部门审核后，应填写《合同审核意见书》，明确提出审核意见和建议。业务部门根据审核意见对合同文本进行修改完善，直至审核通过。（四）合同审批1.审核通过的合同，由业务部门将合同文本、《合同立项申请表》、《合同审核意见书》等相关资料提交给分管院领导审批。分管院领导应认真审查合同内容，签署审批意见。2.重大合同或涉及金额较大的合同需经院长审批或合同管理领导小组审议通过。院长或合同管理领导小组应从医院整体利益出发，对合同的必要性、可行性、风险等进行综合评估，做出审批决定。（五）合同签订1.合同经审批通过后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。签订合同应使用医院统一印制的合同文本，并由法定代表人或其授权的代理人签字（或盖章），加盖医院合同专用章。2.授权代理人签订合同的，应出具法定代表人的授权委托书。授权委托书应明确授权范围、期限等内容，并由法定代表人签字（或盖章），加盖医院公章。3.合同签订过程中，应确保合同双方当事人当面签字（或盖章），不得由他人代签或事后补签。合同一式多份，分别由医院相关部门留存归档。四、合同的履行（一）履行责任1.合同签订后，业务部门作为合同履行的主办部门，负责组织实施合同的履行工作。应明确具体的责任人，制定详细的履行计划，确保合同按时、按质、按量履行。2.其他相关部门应按照各自职责，配合业务部门做好合同履行工作，提供必要的支持和协助。（二）履行跟踪1.业务部门应建立合同履行跟踪台账，及时记录合同履行情况，包括合同执行进度、款项收付情况、质量验收情况等。对合同履行过程中出现的问题，应及时分析原因，采取有效措施加以解决。2.合同履行过程中涉及的重要事项变更或出现重大问题时，业务部门应及时向分管院领导报告，并通知归口管理部门。归口管理部门应根据情况，会同相关部门研究解决方案，确保合同顺利履行。（三）款项收付1.财务部门应根据合同约定的付款方式和结算周期，及时办理款项收付手续。付款前，业务部门应填写《付款申请表》，附上合同副本、发票、验收报告等相关资料，经审核后报分管院领导审批。2.财务部门应严格按照审批意见付款，对不符合合同约定或审批程序的付款申请，有权拒绝支付。同时，应做好款项收付的账务处理，定期与业务部门核对账目，确保账目清晰、准确。五、合同的变更、解除与终止（一）变更1.合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同双方应协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等，并作为原合同的补充文件。2.合同变更事项涉及合同审核和审批程序的，应按照本制度规定的审核、审批流程办理。（二）解除1.在合同履行期限届满前，合同双方协商一致或出现法定解除事由的，可以解除合同。解除合同应签订书面的解除协议，明确解除的原因、时间、双方的权利义务等内容。2.合同解除事项涉及合同审核和审批程序的，应按照本制度规定的审核、审批流程办理。因解除合同给对方造成损失的，应根据合同约定或法律法规的规定承担相应的赔偿责任。（三）终止1.合同履行完毕、双方协商一致解除合同、合同被依法撤销或宣告无效等情形下，合同终止。合同终止后，双方应按照合同约定或法律法规的规定办理相关手续，如清理账目、交付标的物、返还财产等。2.业务部门应及时将合同终止情况通知归口管理部门，并将相关资料归档保存。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同签订前，业务部门应充分了解对方当事人的主体资格、信誉状况、经营能力等情况，进行必要的尽职调查，避免与信誉不佳或不具备履行能力的单位签订合同。2.在合同履行过程中，业务部门应严格按照合同约定履行义务，加强与对方当事人的沟通协调，及时解决出现的问题，预防合同纠纷的发生。（二）纠纷处理程序1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据材料，分析纠纷原因，提出初步解决方案，并向归口管理部门报告。2.归口管理部门应会同法务部门等相关部门对纠纷情况进行调查研究，评估纠纷可能给医院带来的影响和风险。根据纠纷的性质和具体情况，制定纠纷处理策略。3.对于能够协商解决的纠纷，由业务部门代表医院与对方当事人进行协商谈判，争取达成和解协议。协商谈判过程中，应充分听取法务部门等相关部门的意见，维护医院的合法权益。4.对于协商不成的纠纷，应及时启动法律程序。法务部门应代表医院参与诉讼、仲裁等法律活动，准备相关证据材料，撰写法律文书，维护医院的诉讼、仲裁权益。5.在合同纠纷处理过程中，业务部门和其他相关部门应积极配合法务部门的工作，提供必要的协助和支持。同时，应及时向分管院领导报告纠纷处理进展情况，确保纠纷得到妥善解决。七、合同档案管理（一）归档范围医院签订的各类合同及与合同签订、履行相关的文件资料，包括合同立项申请表、合同文本、合同审核意见书、授权委托书、补充协议、变更协议、解除协议、往来函件、会议纪要、验收报告、付款凭证、发票等，均应作为合同档案进行归档管理。（二）归档要求1.合同档案应按照年度、类别进行分类整理，建立清晰的档案目录。每份合同档案应编号唯一，便于查找和管理。2.归档资料应真实、完整、有效，复印件应与原件核对一致，并注明原件存放处。合同文本及相关资料应采用A4纸张打印或复印，左侧装订。3.合同档案应由专人负责保管，确保档案的安全和完整。保管人员应定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理。（三）查阅与借阅1.医院内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案保管部门查阅。查阅过程中，应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。2.因特殊情况需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人和分管院领导审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还。八、监督与考核（一）监督检查1.合同管理领导小组定期对医院合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同风险防范情况等。2.审计部门定期对合同进行审计监督，重点检查合同的合法性、合规性、真实性和效益性。对发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.归口管理部门应加强对合同业务部门的日常指导和监督，发现问题及时督促整改。（二）考核评价1.建立合同管理工作考核评价机制，对合同业务部门及相关责任人的合同管理工作进行