印章管理制度

印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，维护公司合法权益，规范印章使用流程，防范印章使用风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、全资子公司、控股子公司等（以下统称"公司"）。（三）印章定义本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章以及各部门专用章、业务专用章等具有法律效力或代表公司对外行使权力的印章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制须由行政部门统一负责办理。因工作需要刻制印章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报分管领导审批。2.分管领导审批通过后，行政部门持审批后的申请表到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。3.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章移交使用部门，并填写《印章交接登记表》，双方签字确认。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应在公司内部发布启用通知，明确印章名称、启用日期、使用范围等信息。2.印章启用时，使用部门应安排专人负责接收印章，并对印章进行登记备案，记录印章的领取时间、领取人、保管人等信息。3.行政部门应留存印章印模，作为印章管理的重要档案资料。印模应包括印章的正、反两面，清晰可辨，并注明印章名称、编号、启用日期等信息。三、印章的保管（一）保管原则1.公司印章实行专人保管制度，确保印章安全。印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理制度。2.印章保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，如因特殊情况需要委托他人代管的，须经印章所有者书面授权，并办理相关交接手续。（二）保管职责1.公章保管职责负责公章的日常保管，确保公章存放安全。严格按照公司规定的印章使用流程和审批权限使用公章，对用印文件进行认真审核，确保用印内容合法合规。在用印过程中，要严格监督用印情况，防止出现违规用印行为。用印完毕后，应及时将公章放回原处，并做好用印登记工作。定期对公章进行检查，如发现公章有损坏、遗失等情况，应及时报告行政部门，并采取相应的措施进行处理。2.法定代表人章保管职责负责法定代表人章的日常保管，确保印章存放安全。按照公司规定的印章使用流程和审批权限，在需要法定代表人签字的文件上加盖法定代表人章。在用印过程中，要认真核对用印文件内容，确保用印准确无误。用印完毕后，应及时将法定代表人章放回原处，并做好用印登记工作。定期对法定代表人章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告行政部门，并协助采取相应的措施进行处理。3.合同专用章保管职责负责合同专用章的日常保管，确保印章存放安全。严格按照公司合同管理制度和印章使用流程，在签订合同等相关文件时加盖合同专用章。在用印前，要对合同文本进行认真审核，确保合同条款合法合规、内容完整准确。用印过程中，要仔细核对用印文件与合同文本是否一致，防止出现错盖、漏盖等情况。用印完毕后，应及时将合同专用章放回原处，并做好用印登记工作。定期对合同专用章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告行政部门，并协助采取相应的措施进行处理。4.财务专用章保管职责负责财务专用章的日常保管，确保印章存放安全。按照公司财务管理制度和印章使用流程，在办理财务收支、结算等相关业务时加盖财务专用章。在用印过程中，要严格遵守财务审批制度，对用印凭证进行认真审核，确保用印金额准确、用途合规。用印完毕后，应及时将财务专用章放回原处，并做好用印登记工作。定期对财务专用章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告财务部门负责人，并协助采取相应的措施进行处理。5.发票专用章保管职责负责发票专用章的日常保管，确保印章存放安全。按照国家税收法律法规和公司发票管理制度，在开具发票时加盖发票专用章。在用印过程中，要严格遵守发票开具规定，对发票内容进行认真核对，确保发票开具信息准确无误。用印完毕后，应及时将发票专用章放回原处，并做好用印登记工作。定期对发票专用章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告财务部门负责人，并协助采取相应的措施进行处理。6.部门专用章、业务专用章保管职责各部门专用章、业务专用章由部门指定专人保管，保管人员要严格按照本部门印章使用规定使用印章，并做好用印登记工作。部门专用章、业务专用章的使用范围仅限于本部门内部业务往来，不得用于对外签订合同、协议等具有法律效力的文件。保管人员应定期对部门专用章、业务专用章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告部门负责人，并协助采取相应的措施进行处理。（三）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人员应妥善保管印章钥匙，不得随意转借他人。如因特殊情况需要暂时离开保管岗位的，须将印章及钥匙交予部门负责人指定的临时保管人员，并办理相关交接手续。3.严禁将印章携带外出使用，如因工作需要确需携带外出的，须经印章所有者书面批准，并填写《印章外出使用申请表》，注明外出事由、使用时间、预计返回时间等信息。印章外出期间，应由保管人员亲自携带，确保印章安全。四、印章的使用（一）使用原则1.公司印章的使用必须严格遵循"先审批、后用印"的原则，未经审批，任何部门和个人不得擅自使用印章。2.使用印章时，应确保用印内容真实、合法、有效，符合公司的利益和相关法律法规的要求。（二）使用流程1.填写用印申请表用印部门或个人应根据用印事项填写《用印申请表》，详细说明用印文件名称、文号、内容、用印日期、用印份数、用印用途等信息。《用印申请表》应由用印部门负责人签字确认，并根据用印事项的性质和审批权限，报分管领导或总经理审批。2.审批分管领导或总经理应认真审核用印申请表内容，对用印事项的真实性、合法性、必要性进行严格把关。如同意用印，应在申请表上签署审批意见，并签字确认。对于涉及重大事项、金额较大或存在风险的用印申请，应提交公司领导班子会议审议决定。3.用印用印人员持审批通过的《用印申请表》到印章保管部门办理用印手续。印章保管人员应对用印申请表及用印文件进行再次审核，确认无误后，在用印文件上加盖相应印章。用印时，应确保印章清晰、端正，骑年盖月，不得压正文。用印份数应与申请表上注明的份数一致。用印完毕后，印章保管人员应在《用印申请表》上填写实际用印日期，并签字确认。同时，应将用印文件留存一份存档，以备查阅。4.登记备案行政部门应建立印章使用登记台账，对每一次印章使用情况进行详细记录，包括用印日期、用印部门、用印文件名称、文号、内容、用印份数、用印用途、审批人等信息。印章使用登记台账应定期进行核对和清理，确保登记信息准确无误。同时，应妥善保管登记台账资料，保存期限不少于[X]年。（三）特殊情况用印1.如遇紧急情况，无法事先履行审批手续的，用印部门或个人应电话向分管领导或总经理报告，经同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。补办审批手续时，应提交书面说明，详细说明紧急情况的原因、用印时间、用印文件等信息。2.对于批量用印的文件，如合同、协议等，可由用印部门填写《批量用印申请表》，注明文件名称、文号、数量、用印用途等信息，并经部门负责人签字确认后，报分管领导或总经理审批。审批通过后，印章保管人员可按照申请表上注明的数量和用途进行批量用印，但每次用印时仍需对用印文件进行核对。（四）用印限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖公司印章。如因工作需要确需开具空白介绍信的，须经公司主要领导批准，并在介绍信上注明有效期限、使用范围等限制条件。2.不得将公司印章用于任何违法违规或损害公司利益的行为。如发现有违规使用印章的情况，应立即停止用印，并及时向上级领导报告。对违规用印造成的损失，将依法追究相关责任人的责任。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、名称变更、印章损坏等原因，需要停用印章的，由行政部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称、编号等信息，并经分管领导审批。2.分管领导审批通过后，行政部门应及时发布印章停用通知，明确停用印章的名称、停用日期等信息。同时，应收回停用印章，并妥善保管。（二）销毁1.对于不再使用且已停用的印章，行政部门应定期进行清理和销毁。销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，注明销毁印章名称、编号、数量、销毁原因等信息，并经分管领导审批。2.分管领导审批通过后，行政部门应安排专人负责印章销毁工作。销毁过程中，应确保印章彻底损坏，无法恢复使用。销毁完成后，应在《印章销毁申请表》上填写销毁日期，并由销毁人员签字确认。3.印章销毁时，应至少有两名监销人员在场监督，监销人员应在《印章销毁申请表》上签字确认。监销人员应确保销毁过程符合规定要求，防止印章被非法留存或流出。4.行政部门应将印章销毁情况进行记录，并将《印章销毁申请表》等相关资料作为印章管理档案留存，保存期限不少于[X]年。六、印章的监督与检查（一）监督机制1.公司建立健全印章监督检查机制，行政部门负责定期对公司印章的保管、使用情况进行监督检查，确保印章管理工作规范、有序。2.审计部门负责对公司印章管理情况进行不定期审计监督，重点检查印章管理制度的执行情况、用印审批流程的合规性、印章使用登记台账的真实性等。（二）检查内容1.印章保管情况检查，包括印章存放是否安全、保管人员是否具备资质、印章钥匙是否妥善保管等。2.印章使用情况检查，包括用印审批流程是否规范、用印文件是否真实合法有效、用印登记台账是否准确完整等。3.印章停用与销毁情况检查，包括停用印章是否及时收回、销毁印章是否符合规定程序等。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，检查人员应及时向行政部门或相关责任部门反馈，并提出整改意见和建议。2.责任部门应针对检查中发现的问题，制定切实可行的整改措施，明确整改责任人及整改期限，并及时进行整改。整改完成后，应将整改情况书面报