存档管理制度

存档管理制度总则目的为了加强公司各类档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.完整性原则：全面收集、整理和保存公司在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。3.准确性原则：档案内容应真实、准确地反映公司的工作活动和历史面貌。4.安全性原则：采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.便于利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，方便档案的查询和利用。档案分类与编号档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定等，会议纪要、决议、记录等，行政公文、函件、通知等，证照、印章管理文件等。2.人事档案：员工个人基本信息、履历表、劳动合同、薪酬福利记录、培训记录、考核评价记录、奖惩记录等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案：根据公司业务类型分为市场营销档案（市场调研、客户资料、销售合同等）、项目管理档案（项目立项、计划、执行、验收等文件）、研发档案（研发项目文档、技术资料、专利申请等）、生产档案（生产计划、工艺流程、质量控制记录等）等。5.其他档案：包括公司文化建设、对外宣传、法律事务、行政后勤等方面形成的档案。档案编号1.编号规则：采用分类代码+年份+顺序号的方式进行编号。例如，行政档案用"XZ"表示，2023年形成的第10份行政档案编号为"XZ2023010"。2.分类代码：行政档案XZ，人事档案RS，财务档案CW，业务档案根据不同业务类型分别设定代码，如市场营销档案SYSC，项目管理档案XMGL等，其他档案QT。档案收集收集范围1.公司各部门在日常工作中形成的各类文件、资料、记录，包括纸质文件、电子文档、图表、照片、音像资料等。2.员工在工作过程中产生的与工作相关的文件、报告、总结、记录等，应及时提交给所在部门负责人，由部门负责人统一整理后移交综合管理部门。3.外来文件，如政府部门文件、合作单位文件、客户来函等，由接收部门进行登记后，交综合管理部门归档。收集要求1.及时性：各部门应定期（每月或每季度）对本部门形成的档案进行整理收集，确保档案及时归档，不得积压。2.完整性：收集的档案应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件等，确保能够全面反映工作活动的全过程。3.准确性：档案内容应准确无误，如有涂改、缺失等情况，应及时进行补充和更正。收集流程1.部门整理：各部门指定专人负责档案的整理工作，按照档案分类要求，对本部门形成的档案进行分类、编号、装订，并编制档案目录。2.部门移交：部门整理完成后，填写《档案移交清单》，将档案连同档案目录一并移交至综合管理部门。3.综合管理部门接收：综合管理部门对移交的档案进行核对、清点，确认无误后在《档案移交清单》上签字，并将档案存入档案库。档案整理整理原则1.遵循档案形成规律：按照文件材料的形成时间、来源、内容等进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.便于保管和利用：根据档案的性质、特点和利用需求，采用科学合理的整理方法，便于档案的存放、检索和查阅。整理方法1.纸质档案整理：分类：按照档案分类方案，对纸质档案进行分类。编号：为每份档案编制唯一的编号。装订：去除文件上的金属物，对纸张较大的文件进行折叠，采用线装或胶装等方式进行装订，确保装订牢固、整齐美观。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，并将目录录入档案管理系统。2.电子档案整理：分类存储：按照档案分类方案，建立电子文件夹结构，将电子档案分类存储在相应的文件夹中。命名规范：电子档案的文件名应按照"档案编号+题名+文件格式"的方式命名，确保文件名的唯一性和规范性。元数据录入：为电子档案录入必要的元数据，如题名、日期、作者、来源、保管期限、密级等，以便于检索和管理。备份管理：定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据的安全性。档案鉴定与保管期限确定鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门负责人及档案管理人员为成员。鉴定原则1.全面审查：对档案内容进行全面审查，综合考虑档案的来源、形成时间、重要程度、历史价值等因素。2.准确判定：根据档案的实际情况，准确判定档案的保管期限和密级。保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、营业执照、重大合同协议、年度财务报表等。2.定期保管：30年：反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，列为30年保管。如一般性的业务合同、年度工作计划总结等。10年：在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为10年保管。如临时性的工作文件、一般性的会议记录等。鉴定流程1.初步筛选：档案管理人员对已整理好的档案进行初步筛选，剔除无保存价值的文件材料。2.小组审查：档案鉴定小组对初步筛选后的档案进行审查，逐份确定档案的保管期限和密级，并填写《档案鉴定意见书》。3.结果公示：将档案鉴定结果在公司内部进行公示，征求各部门意见，如有异议，进行重新审查。4.最终确定：根据公示结果，对档案鉴定结果进行最终确定，并将确定后的保管期限和密级标注在档案上。档案保管保管场所1.设立专门的档案库，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案的安全保管。2.档案库应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。保管要求1.分类存放：按照档案分类方案，将档案分类存放在档案柜中，并在档案柜上标明档案类别、编号范围等信息，便于查找。2.标识清晰：为每份档案贴上标签，注明档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，确保档案标识清晰，便于识别。3.定期检查：定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，如有问题及时采取措施进行处理。4.安全防护：加强档案库的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入档案库。配备消防器材，定期进行消防演练，确保档案库的消防安全。电子档案保管1.采用专用的电子档案管理系统对电子档案进行存储和管理，确保电子档案的安全性和完整性。2.定期对电子档案管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。3.按照电子档案备份管理要求，定期对电子档案进行备份，并将备份数据异地存放，防止数据丢失。档案借阅与利用借阅权限1.内部借阅：公司员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理借阅手续。一般档案借阅期限为[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。重要档案和机密档案的借阅需经公司分管领导批准。2.外部借阅：外单位因工作需要借阅公司档案，须持有单位介绍信，经公司分管领导批准后，由综合管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。借阅流程1.申请：借阅人填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.审批：按照借阅权限，将申请表提交相关领导或部门负责人进行审批。3.借阅登记：审批通过后，档案管理人员在《档案借阅登记簿》上进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、归还日期等信息，并将档案交给借阅人。4.归还：借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，确认无误后在《档案借阅登记簿》上注明归还日期，并将档案归还原位。利用方式1.查阅：借阅人可在档案管理人员指定的地点查阅档案，如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。2.出具证明：根据工作需要，公司可为员工或外单位出具档案证明，证明内容应经档案管理人员审核后，加盖公司档案专用章。档案保密保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要信息的档案。2.标明"机密""秘密"等密级的档案。保密措施1.人员管理：对接触保密档案的人员进行严格审查，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.环境管理：档案库应设置专门的保密区域，采取必要的保密措施，如安装监控设备、门禁系统等，防止无关人员进入。3.借阅管理：严格控制保密档案的借阅权限和范围，借阅人应按照保密规定使用档案，不得擅自复制、传播或泄露档案内容。4.销毁管理：对需要销毁的保密档案，应按照规定进行审批和销毁，确保档案信息不被泄露。保密监督与检查1.综合管理部门定期对档案保密工作进行监督检查，发现问题及时整改。2.对违反档案保密规定的行为，视情节轻重给予相应的处罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任。档案统计与移交档案统计1.档案管理人员应定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，填写《档案统计报表》。2.统计数据应准确、及时、完整，为公司档案管理决策提供依据。档案移交1.公司因机构调整、资产重组等原因发生档案移交时，应按照国家有关规定和公司档案管理制度进行办理。2.档案移交应编制《档案移交清册》，详细记录移交档案的名称、数量、保管期限等信息，并由交接双方签字确认。档案销毁销毁范围1.已超过保管期限且无继续保存价值的档案。2.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案。销毁流程1.申请：档案管理人员填写《档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息，并说明销毁原因。2.审批：《档案销毁申请表》经综合管理部门负责人审核后，报公司分管领导批准。3.销毁实