代保管管理制度

代保管管理制度一、总则（一）目的为规范公司代保管物品的管理，确保代保管物品的安全、完整，维护公司及客户的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门以及与公司签订代保管协议的外部单位和个人委托公司代保管物品的相关管理活动。（三）基本原则1.安全第一原则：采取必要措施确保代保管物品在保管期间的安全，防止物品损坏、丢失、变质等情况发生。2.规范操作原则：严格按照规定的流程和标准进行代保管业务操作，确保各项工作有序、准确开展。3.责任明确原则：明确各环节的责任主体，做到责任到人，便于追溯和管理。二、代保管物品的范围与分类（一）可代保管物品范围1.客户委托类：客户因各种原因委托公司暂时保管的各类贵重物品，如珠宝首饰、名贵字画、重要文件资料等。2.公司业务相关类：公司在业务活动中涉及的需要临时保管的物品，如合同原件、样品、设备零部件等。3.其他经公司同意代保管的物品：根据实际情况，经公司管理层批准后接受的其他代保管物品。（二）物品分类1.贵重物品：价值较高、具有特殊意义或易损的物品，如上述客户委托类中的珠宝首饰、名贵字画等。2.重要文件资料：包括合同协议、财务报表、技术图纸、人事档案等各类对公司或客户具有重要价值的文件。3.设备及零部件：公司业务相关的设备、仪器以及备用零部件等。4.其他物品：不属于上述分类的其他代保管物品。三、代保管业务流程（一）业务受理1.客户或相关部门申请客户如有代保管需求，应向公司提交书面申请，说明代保管物品的名称、数量、规格、保管期限、保管要求等详细信息。公司内部部门如需办理代保管业务，应填写代保管申请单，经部门负责人签字后提交至代保管管理部门。2.审核与评估代保管管理部门收到申请后，对申请内容进行审核，核实物品的合法性、安全性以及公司是否具备保管条件。对于贵重物品或重要文件资料，必要时可组织相关专业人员进行评估，确定保管风险和保管方案。3.签订协议（如需）经审核通过后，对于符合保管条件的申请，如涉及外部客户，应与客户签订代保管协议。协议应明确双方的权利义务、保管期限、保管费用、物品交接方式、违约责任等条款。对于公司内部部门之间的代保管业务，可不签订协议，但应做好相关记录。（二）物品交接1.准备工作代保管管理部门根据申请信息，安排合适的保管场所，并确保场所具备相应的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫等条件。准备好必要的保管设备和工具，如保险柜、文件柜、货架等，并确保其正常运行。通知申请方在规定时间内将代保管物品送达指定地点。2.物品清点与验收双方在物品交接现场，按照申请单或协议中的物品清单对代保管物品进行逐一清点。对物品的数量、规格、外观、质量等进行检查验收，确保物品与申请信息一致，无损坏、变质等情况。对于贵重物品和重要文件资料，应详细记录其特征、编号、状态等信息。3.交接记录物品交接完成后，双方在物品交接清单上签字确认。交接清单应一式多份，分别由代保管管理部门、申请方留存，如有需要还可抄送相关部门。交接记录应包括物品名称、数量、规格、交接时间、交接地点、交接双方签字等内容，作为代保管业务的重要凭证。（三）保管期间管理1.日常巡查代保管管理部门应安排专人定期对保管场所和代保管物品进行巡查，检查保管环境是否符合要求，物品是否完好无损。巡查频率应根据物品的性质和保管期限确定，对于贵重物品和重要文件资料，应增加巡查次数。每次巡查应做好记录，包括巡查时间、巡查人员、巡查情况等，如发现问题应及时报告并采取相应措施。2.环境维护保持保管场所的清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、虫害等对物品造成损害。控制保管场所的温度、湿度等环境条件，根据物品的特性进行合理调节，确保物品处于适宜的保管环境。3.安全防范加强保管场所的安全防范措施，配备必要的安全设备，如监控摄像头、报警装置等，并确保其正常运行。严格限制无关人员进入保管场所，如需进入，必须经过代保管管理部门批准，并进行登记。定期对安全设备进行检查和维护，确保其可靠性和有效性。4.物品盘点定期对代保管物品进行盘点，确保账物相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般至少每年进行一次全面盘点。在盘点过程中，如发现物品数量短缺、损坏等情况，应及时查明原因，并按照规定进行处理。盘点结束后，应编制盘点报告，说明盘点情况、存在问题及处理结果等，报送相关部门和领导。（四）物品返还1.提前通知在保管期限届满前，代保管管理部门应提前通知申请方办理物品返还手续。如申请方需要延长保管期限，应在保管期限届满前提出书面申请，经代保管管理部门审核同意后，重新签订协议或办理相关手续。2.返还准备申请方办理物品返还手续时，应携带有效证明文件和物品交接清单。代保管管理部门根据申请方提供的证明文件和交接清单，对返还物品进行核对。3.物品返还与验收双方再次对物品进行清点和验收，确保返还物品与交接清单一致，无损坏、丢失等情况。验收合格后，双方在物品返还清单上签字确认，完成物品返还手续。四、保管费用管理（一）费用标准1.收费原则：根据代保管物品的性质、价值、保管期限、保管难度等因素确定保管费用标准。2.具体收费标准：对于贵重物品，按照物品价值的一定比例收取保管费用，比例范围根据物品的贵重程度和市场行情确定。对于重要文件资料，根据保管期限和保管工作量收取固定费用。对于设备及零部件，按照设备价值或零部件数量收取保管费用。对于其他物品，根据实际情况制定合理的收费标准。（二）费用收取与结算1.费用收取方式对于外部客户，可在签订代保管协议时一次性收取保管费用；也可根据保管期限分阶段收取，具体方式在协议中约定。对于公司内部部门之间的代保管业务，可根据实际情况确定费用收取方式，如通过内部转账等方式结算。2.费用结算代保管管理部门应定期统计保管费用收支情况，编制费用结算报表。财务部门根据费用结算报表进行审核和结算，确保费用收取和支付的准确性和合规性。五、责任与赔偿（一）保管责任1.代保管管理部门对代保管物品负有妥善保管的责任，应按照本制度和协议约定的要求进行保管，确保物品安全、完整。2.保管人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉保管物品的特性和保管要求，严格遵守操作规程。3.因保管不善导致代保管物品损坏、丢失、变质等情况发生的，代保管管理部门应承担相应的责任。（二）赔偿责任1.赔偿原则：根据责任划分，确定赔偿责任主体。如因公司原因造成物品损失的，公司应按照相关规定进行赔偿；如因客户或其他外部原因造成物品损失的，公司应协助客户或相关方进行处理，并根据过错程度确定是否承担部分赔偿责任。2.赔偿方式对于能够修复的物品，应负责修复或承担修复费用。对于无法修复或丢失的物品，应按照物品的实际价值或协议约定进行赔偿。赔偿金额应扣除已使用年限对应的折旧金额。对于重要文件资料丢失或损坏的，应根据其对公司或客户造成的损失程度进行赔偿，赔偿范围包括但不限于直接经济损失、间接经济损失以及可能引发的法律责任等。3.赔偿程序物品损失发生后，代保管管理部门应及时报告公司领导，并采取措施防止损失进一步扩大。公司应组织相关人员对损失情况进行调查和评估，确定责任主体和赔偿金额。如涉及赔偿纠纷，应按照法律法规和协议约定进行处理，必要时可通过协商、仲裁或诉讼等方式解决。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对代保管业务进行审计检查，重点检查代保管物品的管理情况、保管费用收支情况、责任与赔偿执行情况等。2.代保管管理部门应定期向公司管理层汇报代保管业务的开展情况，接受公司内部的监督和指导。（二）外部监督1.如涉及外部客户，应接受客户的监督检查，及时处理客户提出的意见和建议。2.积极配合相关政府部门或监管机构的监督检查工作，如实提供代保管业务的相关资料和信息。七