美容台账管理制度

美容台账管理制度一、总则1.目的为规范美容业务相关台账管理，确保美容服务信息记录准确、完整、可追溯，提高美容业务管理水平和服务质量，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司旗下所有美容门店及相关业务部门。3.基本原则真实性原则：台账记录应如实反映美容业务的实际情况，不得虚假记载。完整性原则：涵盖美容业务的各个环节，确保信息无遗漏。及时性原则：各项记录应在规定时间内及时填写，不得拖延。保密性原则：对涉及顾客隐私等敏感信息严格保密。二、台账分类及内容1.顾客信息台账顾客基本资料：记录顾客姓名、性别、年龄、联系方式、身份证号码等基本信息。美容历史记录：包括以往接受的美容项目、时间、效果反馈等。消费记录：详细记载每次消费的项目、金额、支付方式、消费时间等。2.美容项目台账项目名称及介绍：明确各类美容项目的名称、功效、适用肤质等详细信息。项目操作流程：记录每个项目具体的操作步骤、手法要求等。项目库存管理：统计美容项目所需产品的库存数量、进货日期、保质期等。3.员工信息台账员工基本档案：包含姓名、性别、年龄、联系方式、入职时间、岗位等。培训记录：记录员工参加的各类美容培训课程、培训时间、培训内容、考核结果等。业绩考核记录：每月/季度/年度员工的业绩完成情况、顾客满意度评价等。4.供应商台账供应商基本信息：名称、地址、联系方式、经营范围等。采购记录：每次采购的美容产品、设备等明细，包括采购日期、数量、价格等。合作记录：如合作开始时间、合作条款、合作变更记录等。三、台账建立与登记1.建立要求各部门应根据业务需要，按照统一的格式和内容要求建立相应的台账。台账应使用电子文档或纸质文档形式保存，确保便于查阅和管理。2.登记流程顾客信息台账：顾客首次到店消费或咨询时，前台工作人员负责收集并准确录入顾客基本资料。美容服务完成后，美容师应及时记录美容历史和消费信息。美容项目台账：由美容业务负责人根据公司的美容项目体系，详细填写项目名称、介绍、操作流程等信息。库存管理人员定期更新项目库存情况。员工信息台账：人力资源部门负责建立员工基本档案，培训部门及时记录员工培训情况，业务部门定期提供员工业绩考核数据。供应商台账：采购部门在与供应商建立合作关系时，填写供应商基本信息，每次采购活动完成后，详细记录采购明细和合作相关情况。四、台账更新与维护1.定期更新顾客信息台账：每月对顾客信息进行一次核对，如有变更及时更新。对于长期未到店的顾客，可定期进行回访确认信息是否准确。美容项目台账：根据美容技术的发展和公司业务调整，每季度对美容项目的介绍、操作流程等进行修订和更新。库存管理每周盘点一次，确保库存数据准确，并及时更新库存变动情况。员工信息台账：每月更新员工的业绩考核记录，每半年对员工培训记录进行梳理和补充，如有员工岗位变动等情况及时调整基本档案信息。供应商台账：每两个月与供应商核对一次采购记录和合作情况，如有信息变更及时更新。对于合作出现问题或终止合作的供应商，详细记录相关情况。2.动态维护当发生顾客投诉、美容项目调整、员工调动、供应商合作变更等情况时，相关责任人应在事件发生后的24小时内对相应台账进行更新维护，确保台账信息与实际业务情况一致。五、台账查阅与使用1.查阅权限公司内部员工因工作需要查阅台账的，需填写《台账查阅申请表》，经部门负责人批准后，在指定地点查阅。涉及顾客隐私的信息，仅限直接为该顾客提供服务的美容师、前台工作人员及相关管理人员查阅，且查阅时需严格遵守保密规定。外部机构或人员如需查阅台账，必须经过公司高层领导批准，并签订保密协议，在公司指定人员陪同下查阅。2.使用规定查阅台账应仅用于工作目的，不得擅自复制、传播或用于其他非工作用途。对于查阅过程中获取的信息，查阅人员有责任妥善保管，不得泄露给无关人员。六、台账保管与存档1.保管方式电子台账应定期进行备份，备份数据存储在不同的存储介质上，并分别存放于不同地点。纸质台账应存放在专门的文件柜中，按照类别和时间顺序进行排列，确保存放整齐、便于查找。2.存档期限顾客信息台账、员工信息台账、供应商台账保存期限为自相关业务结束后至少5年。美容项目台账中的项目介绍、操作流程等文档保存期限为自项目停止使用或更新后至少3年；项目库存管理记录保存期限为自库存产品全部消耗或处理后至少2年。3.销毁处理超过存档期限的台账，由相关部门填写《台账销毁申请表》，经公司分管领导审批后，按照规定的方式进行销毁。电子台账的销毁应采用专业的数据擦除软件进行彻底清除，确保数据无法恢复；纸质台账应采用粉碎等方式进行销毁，并保留销毁记录。七、数据安全与保密1.安全措施加强对存储台账数据的服务器、电脑等设备的安全防护，安装防火墙、杀毒软件等，定期进行安全检查和维护，防止数据被非法获取、篡改或丢失。对电子台账设置不同级别的访问权限，根据员工的工作职责和岗位需求，授予相应的查阅、修改权限，严禁越权操作。2.保密要求所有接触台账信息的员工必须严格遵守保密制度，不得向任何无关人员透露顾客隐私、商业机密等敏感信息。在对外交流、合作等活动中，如需涉及台账相关信息，必须经过公司批准，并采取必要的保密措施。如发现台账信息泄露情况，应立即采取措施进行补救，并对相关责任人进行严肃处理。八、监督与考核1.监督机制公司设立专门的台账管理监督小组，定期对各部门的台账管理情况进行检查。监督小组可通过抽查台账记录、实地询问相关工作人员等方式，核实台账建立、更新、保管等环节是否符合制度要求。2.考核办法将台账管理工作纳入各部门及相关工作人员的绩效考核体系。考核内容包括台账记录的准确性、完整性、及时性，台账更新维护情况，台账查阅使用的规范性，数据安全