外协室管理制度

外协室管理制度一、总则（一）目的为了加强公司外协室的规范化管理，确保外协工作的顺利进行，提高工作效率，保证产品质量，降低成本，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司外协室的所有外协业务及相关人员。（三）基本原则1.合法合规原则：外协业务的开展必须遵守国家法律法规和公司的各项规章制度。2.质量优先原则：确保外协产品和服务符合公司的质量要求和标准。3.成本控制原则：在保证质量的前提下，合理控制外协成本，提高经济效益。4.合作共赢原则：与外协供应商建立良好的合作关系，实现互利共赢。二、外协室组织架构及职责（一）组织架构外协室设外协主管一名，外协专员若干名。（二）职责1.外协主管职责全面负责外协室的日常管理工作。制定外协工作计划和预算，并组织实施。开发、评估、选择和管理外协供应商。负责外协合同的签订、执行和跟踪。协调解决外协过程中的问题和纠纷。定期向上级汇报外协工作进展情况。2.外协专员职责协助外协主管开展外协业务。负责与外协供应商的沟通和协调。跟踪外协产品的生产进度和质量情况。收集、整理和分析外协相关数据和信息。协助处理外协过程中的文件和资料。三、外协供应商管理（一）供应商开发1.根据公司业务需求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、质量控制水平等方面，确定入围供应商名单。3.向入围供应商发送《供应商调查表》，要求其填写公司概况、生产设备、生产工艺、质量体系、售后服务等方面的信息。4.对外协供应商进行实地考察，了解其实际情况，评估其是否具备合作条件。考察内容包括生产现场、质量管理体系、人员配备、设备运行状况等。（二）供应商评估1.建立供应商评估指标体系，包括质量、价格、交货期、服务等方面的指标。2.定期（每季度或半年）对供应商进行评估，评估方式包括数据分析、现场审核、客户反馈等。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，及时淘汰。（三）供应商选择1.在有外协业务需求时，从合格供应商名单中选择合适的供应商进行询价。2.要求供应商提供详细的报价单，包括产品价格、交货期、付款方式、运输方式等。3.对供应商的报价进行比较和分析，综合考虑质量、价格、交货期等因素，选择最优供应商。4.与选定的供应商签订外协合同，明确双方的权利和义务。（四）供应商管理1.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等。2.定期与供应商沟通，了解其生产经营情况，协调解决合作过程中出现的问题。3.对外协供应商进行培训，使其了解公司的质量要求和标准，提高其质量意识和管理水平。4.监督供应商的合同执行情况，确保其按时、按质、按量交付产品。四、外协合同管理（一）合同签订1.外协业务确定后，由外协专员起草外协合同草案，明确合同双方的权利和义务、产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.合同草案提交外协主管审核，审核通过后提交公司法务部门审查。3.法务部门审查通过后，由公司授权代表与供应商签订正式外协合同。（二）合同执行1.合同签订后，外协专员负责将合同副本分发给相关部门，如采购部门、生产部门、质量部门等，确保各部门了解合同要求。2.采购部门根据合同要求，及时向供应商下达采购订单。3.生产部门按照合同要求组织生产，确保按时、按质、按量完成任务。4.质量部门对产品进行检验和验收，确保产品符合合同要求。（三）合同变更1.在合同执行过程中，如因各种原因需要变更合同条款，由外协专员提出变更申请，说明变更原因和内容。2.变更申请提交外协主管审核，审核通过后提交公司法务部门审查。3.法务部门审查通过后，与供应商协商签订合同变更协议。（四）合同终止1.合同执行完毕后，由外协专员负责办理合同终止手续，清理合同文件和资料。2.如因供应商违约等原因导致合同提前终止，由外协专员负责追究供应商的违约责任，维护公司的合法权益。五、外协生产管理（一）生产计划下达1.根据销售订单和库存情况，制定外协生产计划，明确产品规格、数量、交货期等要求。2.生产计划下达给外协供应商，要求其按照计划组织生产。（二）生产进度跟踪1.建立生产进度跟踪机制，通过定期与供应商沟通、现场检查等方式，及时了解生产进度情况。2.对于生产进度滞后的供应商，及时发出预警通知，要求其采取措施加快生产进度。（三）质量控制1.向供应商明确产品质量标准和检验要求，要求其建立质量管理体系，确保产品质量。2.质量部门对外协产品进行检验和验收，对于不合格产品，要求供应商返工或换货，直至符合质量要求。3.定期对外协产品的质量情况进行统计分析，总结质量问题，提出改进措施，防止问题再次发生。（四）成本控制1.与供应商协商确定合理的产品价格，在保证质量的前提下，降低外协成本。2.加强对外协过程的成本监控，及时发现和解决成本超支问题。六、外协产品检验与验收（一）检验标准1.明确外协产品的检验标准，包括外观、尺寸、性能、包装等方面的要求。2.检验标准应符合国家法律法规和行业标准，以及公司的质量要求。（二）检验流程1.外协产品到货后，由质量部门按照检验标准进行检验。2.检验方式包括抽检、全检等，根据产品特点和批量大小确定。3.检验合格的产品办理入库手续，检验不合格的产品填写《不合格品处理单》，通知供应商进行返工或换货。（三）验收1.产品检验合格后，由采购部门组织相关部门进行验收。2.验收内容包括产品质量、数量、交货期、包装等方面，确保符合合同要求。3.验收合格后，出具验收报告，作为结算货款的依据。七、外协费用管理（一）费用预算1.外协主管根据外协业务计划，编制外协费用预算，包括采购成本、运输费用、检验费用等。2.费用预算提交公司财务部门审核，审核通过后纳入公司年度预算。（二）费用结算1.外协产品验收合格后，采购部门根据合同约定，及时与供应商办理费用结算手续。2.结算时，要求供应商提供合法有效的发票，按照合同约定的付款方式支付货款。3.财务部门对外协费用进行审核和记账，确保费用支出的合理性和合规性。（三）费用控制1.建立外协费用控制机制，定期对外协费用进行统计分析，及时发现费用超支问题。2.对于费用超支的情况，分析原因，采取措施进行控制，如与供应商协商降价、优化采购方案等。八、文件与资料管理（一）文件管理1.建立外协文件管理制度，明确文件的分类、编号、审批、发放、回收、存档等流程。2.外协文件包括外协合同、采购订单、生产计划、质量标准、检验报告、验收报告等。3.对外协文件进行定期整理和归档，确保文件的完整性和可追溯性。（二）资料管理1.收集、整理和保存与外协业务相关的资料，如供应商资料、产品图纸、技术文件等。2.资料应分类存放，便于查阅和使用。3.定期对资料进行备份，防止资料丢失。九、信息沟通与协调（一）内部沟通1.建立外协室与公司内部各部门之间的沟通机制，定期召开沟通会议，通报外协工作进展情况，协调解决问题。2.加强与采购部门、生产部门、质量部门等的协作，确保外协业务的顺利进行。（二）外部沟通1.保持与外协供应商的密切沟通，及时了解其生产经营情况，协调解决合作过程中出现的问题。2.积极与客户沟通，了解客户对外协产品的需求和意见，及时反馈给供应商，确保产品符合客户要求。十、绩效考核与奖惩（一）绩效考核1.建立外协室人员绩效考核制度，明确考核指标、考核方法和考核周期。2.考核指标包括工作业绩、工作能力、工作态度等方面。3.定期对外协室人员进行绩效考核