用印管理制度

用印管理制度一、总则（一）目的为规范公司印章的使用与管理，维护公司利益，防范风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的正式印章。2.法定代表人章：用于特定文件、票据等需要法定代表人签字确认的场合。3.合同专用章：专门用于签订各类合同。4.财务专用章：用于财务收支、结算等相关财务业务。5.部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部业务。6.其他专用章：根据特殊业务需要刻制的印章，如发票专用章等。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息。2.申请表需经部门负责人审核，报分管领导批准后，交至行政部门。（二）印章刻制行政部门统一负责印章的刻制工作，应选择具有资质、信誉良好的印章制作单位。刻制过程中，应要求制作单位严格按照公司提供的样式和要求进行制作。（三）印章启用1.新印章刻制完成后，行政部门应进行印章的验收。检查印章的规格、字体、图案等是否与申请要求一致，确认无误后填写《印章启用登记表》。2.《印章启用登记表》应包括印章名称、启用日期、发放部门、保管人等信息。3.行政部门将印章发放给保管人，并在公司内部发布印章启用通知，明确印章的使用范围和注意事项。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全。2.保管人应妥善保管印章，不得随意将印章转借他人或带出办公区域。3.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等。（二）保管人职责1.负责印章的日常保管，确保印章完好无损。2.严格按照本制度规定的程序使用印章，对印章使用的真实性、合法性负责。3.做好印章使用记录，定期将印章使用情况向部门负责人汇报。4.如发现印章丢失、被盗或损坏，应立即向行政部门报告，并采取相应的应急措施。（三）不同印章保管人规定1.公司公章：由行政部门负责人指定专人保管。2.法定代表人章：一般由法定代表人或其授权的人员保管。3.合同专用章：由合同管理部门指定专人保管。4.财务专用章：由财务部门负责人指定专人保管。5.部门章：由各部门负责人指定专人保管。6.其他专用章：根据业务需要由相关部门指定专人保管。（四）印章交接1.印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接登记表》。2.《印章交接登记表》应详细记录印章名称、交接日期、交接双方姓名、部门等信息。3.交接双方应在行政部门负责人或其指定人员的监督下进行印章交接，确认无误后签字确认。四、印章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的权限和程序使用印章，未经批准不得擅自使用。2.印章使用应基于真实、合法、有效的业务需求，不得用于违规、违法活动。3.印章使用应确保内容准确、完整，不得在空白纸张、表格等上加盖印章。（二）使用流程1.填写用印申请单：使用人应填写《用印申请单》，详细说明用印事项、文件名称、文号、份数、用途等信息。2.审批：一般性文件用印，由部门负责人审批。重要文件、合同等用印，需经分管领导审批，涉及重大事项的还需经法定代表人审批。财务相关文件用印，由财务负责人审批。3.用印：审批通过后，使用人将《用印申请单》交至印章保管人，保管人审核申请单内容与审批意见一致后，在用印位置加盖印章，并在《用印登记本》上记录用印日期、文件名称、文号、用印人等信息。（三）特殊情况用印1.如遇紧急情况无法事先填写用印申请单，使用人应电话请示相关领导，经同意后先加盖印章，但事后必须及时补办用印申请单审批手续。2.涉及对外报送重要文件或资料，需加盖公司公章时，原则上应由公司法定代表人或其授权代表签字确认后，方可加盖印章。（四）用印范围1.公司公章：用于以公司名义对外发布的各类文件、信函、证明、合同、协议等；代表公司出席会议、参加活动等场合需要使用的文件；公司内部重要文件的发布等。2.法定代表人章：用于法定代表人需要签字确认的文件、票据、合同等。3.合同专用章：专门用于签订各类合同。4.财务专用章：用于财务收支、结算、票据等相关财务业务。5.部门章：用于部门内部业务文件、通知、报表等。6.其他专用章：根据各自的用途在规定范围内使用。五、印章的停用与销毁（一）印章停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门提出申请，经公司领导批准后，发布印章停用通知。2.印章停用后，保管人应立即将印章交回行政部门。（二）印章销毁1.行政部门负责对停用的印章进行销毁处理。2.销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，经公司领导批准后，在行政部门、审计部门等相关人员的监督下进行销毁。3.销毁过程应进行记录，记录内容包括印章名称、销毁日期、销毁方式、监督人员等信息。4.销毁后的印章应留存相关影像资料，以备查阅。六、印章使用监督与检查（一）监督机制1.行政部门负责对公司印章的使用情况进行定期检查，确保印章使用符合本制度规定。2.审计部门有权对印章使用情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。3.公司员工有权对印章使用过程中的违规行为进行举报，公司将对举报情况进行调查核实，并对违规行为进行严肃处理。（二）检查内容1.印章使用是否履行审批程序。2.用印申请单填写是否完整、准确。3.印章使用记录是否齐全、真实。4.印章保管是否安全、妥善。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。2.因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，